信息時代科技檔案管理工作

王翊時

摘要：隨著我國信息技術的飛快發展，科技檔案改革力度不斷加大。在這個信息時代背景下，我們對檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求。無論是專業技能，還是自身修養，檔案管理人員都要適應信息時代的發展需求。因此，我們要加強對檔案管理人員的學習，更切實有效的完成科技檔案管理工作。

關鍵詞：信息時代 科技檔案 管理

《全國檔案信息化建設實施綱要》中指明，十五期間，全國檔案信息化建設的主要任務是，圍繞檔案信息化基礎設施建設、資源建設、應用系統建設、規章標準建設、人才隊伍建設、安全保障體系建設的六個方面進行。因此，科學的檔案管理方式能提高檔案管理的工作效率，促進我國檔案管理的可持續發展，本文通過分析科技檔案管理的現狀，提出幾點改革檔案管理的建議。

一、當前檔案管理現狀

（一）檔案管理人員的素質參差不齊，缺乏科技管理的意識

由于部分檔案管理人員的缺乏科技管理的意識，往往以為檔案工作并不是工作中的重要組成部分，在思想上出現不重視檔案管理工作，特別是管理方法也相對落后，導致檔案管理的地位及作用逐漸被淡化。此外，有的單位存在檔案管理人員不足的現象，整體素質參差不齊，檔案管理人員有很大一部分是有外編人員組成，其專業技能以及服務能力均達不到現代化管理的要求；部分單位使用的是年級較大的檔案管理人員，即便是專職的管理人員，部分年老的管理人員經常遺漏一些工作環節，個人精力也會無法滿足工作的需要。有的單位利用轉崗的工勤人員，由于對工作缺乏專業知識及基本的技能而嚴重影響檔案管理工作的效率。

（二）管理制度不夠完善

現階段，部分檔案管理單位的管理制度仍然不夠完善，管理工作落實不到位。有的檔案管理單位只是生搬硬套，只按照國家制度的規則制度進行管理工作，缺乏針對性。而有的檔案管理單位即使建立了相應的規章制度，但管理工作還是不夠規范，工作難以落實到位，甚至對制度規范的檔案管理制度造成了深刻的影響。有的檔案管理單位，由于管理方法傳統，極大降低了工作效率，他們利用的仍是實體檔案，雖然實體檔案有原始的憑證，利用范圍也廣，適應性也強，但其工作量非常大，無法達到預期的管理效果。

（三）缺乏有效的數據庫系統

目前，很多單位都使用自己研發的檔案管理軟件來進行管理工作，自身研發的軟件也會存在諸多問題，例如：功能不齊全，信息的存儲空間特別小，操作工作繁瑣，統計信息及綜合分析太復雜，信息化程度較低，造成這些問題關鍵是缺乏一個適應性較強的檔案管理系統，不能滿足網絡科學管理及現代化發展的需求。

二、信息時代檔案管理的相關建議

（一）提高管理人員的綜合素質

新媒體技術發展日新月異，現代化檔案管理工作以計算機為主來實現檔案管理人員的專業化。為了使得檔案管理人員能適應現代化發展的需要，我們要結合傳統的檔案管理方式，與時俱進改革創新。我們不僅要學習傳統檔案管理技術的基本原理、基本方法，且要熟練掌握計算機網絡等新媒體技術，利用計算機完成檔案管理工作。眾所周知，檔案信息具有保密性，當管理人員在網上運行及傳輸時，檔案管理人員要特別注意區分非法及合法用戶，便于合法用戶利用檔案信息的同時屏蔽非法用戶，避免檔案信息泄露出去。

（二）依法管理，改進服務手段

1.加強法制觀念，依法管理。在檔案管理工作中，依法管理檔案是一個單位可持續發展的基礎工作之一，是科學管理及高效工作的重要組成部分。國家頒發的相關法律法規為檔案管理提供了科學的理論依據，例如：《檔案法》，我們要根據單位的實際情況出發，在依法的基礎上制定一些有針對性的規章制度，促進檔案管理工作更加規范化、科學化、現代化。

2.依法管理，改進服務手段計算機網絡技術最為突出的特點就是資源共享，通過一定的處理系統可以將檔案信息向遠程提供存取服務。檔案信息可以在網絡空間進行交流、輸送，因此我們可以利用計算機網絡技術實現對檔案的收集、管理、檢索及傳送。網絡范圍內的檔案信息都可以發揮共享的作用，從而用戶的范圍也逐漸擴大，我們真正的可以實現足不出戶也能有效的管理檔案工作。

（三）加強現代化管理

1.建立數據庫查詢管理制度

檔案管理的相關軟件是通過光學的掃描復制、圖文壓縮、高智能的計算機檢索、信息遠程傳送等方式來建立一個檔案數據庫以及信息查詢系統。因此，建立數據庫查詢管理制度，提供已公開的檔案目錄查詢服務能有效的、及時的利用相關軟件來提高檔案管理工作的效率。

2.完善網絡管理方法

隨著計算機網絡技術被廣泛的運用，我們要將安全化以及現代化技術與檔案管理的實際情況相結合，加強安全風險防范意識。務必從進入、傳輸、使用等方面可以采用數據加密技術、身份識別技術以及信息確認技術對網絡相關軟件進行管理，確保檔案信息安全。

3.建立安全管理制度

科技檔案管理工作給廣大管理人員帶來方便的同時，也存在諸多不穩定性及可變性，因此，管理備份制度具有必要性，以防止檔案信息丟失而造成不必要的損失。在開發共享資源以及建設網絡系統中，我們要加強安全防護意識，非公開的檔案信息一律不得上外網。

三、總結

雖然信息技術迅速發展，但我們在檔案管理中仍然存在許多問題。因此，我們要通過提高管理人員的綜合素質，依法管理，改進服務手段，加強現代化管理等科學手段來提高檔案管理的工作效率。endprint