高校檔案管理信息化建設探究

王曉春

摘 要：在現代辦公管理中，信息化技術的普及已經越來越廣泛了，借助于信息化管理手段可以大大提高工作效率，也能夠確保更好的工作質量。而檔案作為伴隨一個人一生的資料記錄，是證明一個人存在這個世界上最重要的材料之一。隨著不斷的發展越來越多的高等院校開始注重對于高校檔案的信息化管理，所以如何提升高校檔案的管理的信息化水平，建立健全一個更具有創新意義的高校檔案管理信息化制度，這對于高校院校提高整體管理的信息化水平具有重要意義，而實現高校檔案數據的信息化、數據化、智能化，網絡化已經成為高校檔案信息化改革的重點，這對于高校的發展與教學改革也都具有深遠的意義。

關鍵詞：檔案管理；信息化

中圖分類號：G647.2 文獻標識碼：A 文章編號：1005-5312（2017）26-0244-02

一、前言

在現代辦公管理中，信息化技術的普及已經越來越廣泛了，借助于信息化管理手段可以大大提高工作效率，也能夠確保更好的工作質量。而檔案作為伴隨一個人一生的資料記錄，是證明一個人存在這個世界上最重要的材料之一。

隨著不斷的發展越來越多的高等院校開始注重對于高校檔案的信息化管理，所以如何提升高校檔案的管理的信息化水平，建立健全一個更具有創新意義的高校檔案管理信息化制度，這對于高校院校提高整體管理的信息化水平具有重要意義，而實現高校檔案數據的信息化、數據化、智能化，網絡化已經成為高校檔案信息化改革的重點，這對于高校的發展與教學改革也都具有深遠的意義。

二、高校檔案管理信息化建設的意義

作為一個對學生素質全面培養的重要基地，在高校的各個環節在必須盡可能的完善，而對于每年都有大量學生入學或者畢業，檔案管理工作就顯得尤為重要。以往的檔案管理工作更多是人工操作，工作不僅繁瑣，而且由于工作強度較大的原因，更容易導致檔案出錯。對于學生以及學校造成極為不好的影響在效率已經質量反面都很難得到保障，這也使得以往的檔案管理手段難以適應現在的實際情況，所以完善對于檔案管理的信息化建設更有助于保證檔案的準確性以及及時性，為整體的管理工作做好鋪墊。

高校檔案的信息化管理建設有助于科技的創新與推廣。隨著時代的發展，無論是各行各業信息化的人才都是被企業追逐的對象，而高等學院作為我國人才培養的主要場所，人才資源與科技資源都極為豐富，信息化管理技術在其中的普及，可能會帶來更為創新的思維以及想法，從而推動信息化管理科技的進步與發展，而年輕人能夠更好的接受新鮮事物，這也為科技的推廣奠定群眾基礎。

高校檔案管理的信息化建設基本就是利用最新開發的科技軟件對于檔案數據按照一定的準則進行歸納整理，然后利用網上平臺加以完善與進行遠程服務，目的是為了老師與學生能夠更好的檢索與利用，但是由于網絡的開放性以及不安全性，使得高校檔案管理信息化人才顯得尤為重要，這就要求高等院校盡可能完善信息化人才培養制度，推動管理團隊的信息化建設，加強專業性。間接的推動高校管理人才培養制度的完善。

三、高校檔案管理信息化內容

（一）要確保足夠的資金投入

在整個高校檔案管理的信息化建設中，無論是最基礎的軟硬件、專業人才的培養以及聘用，還是到后期對于計算機和安全儲存設備的安全維護以及數據備份，由于檔案資料受眾面較廣，對于設備的要求盡量選擇操作與維修都相對簡便且具有查詢功能的軟件，其次在人才的選擇與培養上，更注重于他們對于專業軟件的使用以及維護能力。在保證效率性及時性的同時也要對學生檔案的安全與保密負責。但無論如何這都需要大量的資金作為鋪墊，由于經費的加大這就需要政府的扶持還有社會各界的鼎力支持，這也同時要求社會各界對于專項資金的使用與管理進行監督了。

（二）對于檔案信息的管理，與以往的人工管理手段不同，信息化的管理需要一套更為完善的標準以及管理制度

眾所周知，高校檔案的信息化管理主要就是通過對于檔案資料的數據化，然后按照一定的標準以及格式進行分類與整理。這不僅需要專業的人才進行操作，還需要檔案資料管理部門配合，作為收發信息、上傳資料的中轉站，在確保資料工作效率的同時還要確保資料的準確性以及及時性，這對于高校管理人才也是一種不小的考驗。

（三）高效的檔案管理

進入大數據時代，高效檔案管理在大數據時代的社會價值將會得到進一步提升，它能夠使檔案管理概念得到全新的注解，也能夠使檔案管理工作人員為人們提供更好的信息服務。檔案室工作人員在日常工作當中，不僅要學習新的管理知識、技術，更要對檔案管理進行創新，使自身能夠得到一個良好的發展。高效應加大對檔案管理工作的資金投入，提升檔案管理相關工作的信息化現代化水平，提升對現代化設備的應用水平，將信息化技術廣泛應用于對文書檔案各信息資源的儲存、處理和管理環節。最首要的任務是建立其完整的文書檔案數據庫，保證數據庫內所有文書檔案信息為同一格式，做到統一規范管理。運用計算機技術對檔案進行實時管理，提升檔案管理的自動化程度。同時由于，大數據技術發展的時間不是非常長，但其復雜性卻遠遠高于傳統檔案管理技術，在應用方面因行業的不同容易產生數據資源混亂。因此，必須將其精湛的信息處理技術與檔案管理技術相結合，通過正確應用檔案行業的大數據分析工具，糾正數據分析過程中的問題，從而提高檔案管理效率及質量。

（四）要保障信息管理系統的安全與保密

由于部分高校檔案可能會涉及到一些關于國家保密制度中的內容，所以這就要求高校檔案信息管理部分在保證大部分資料開放的同時還要嚴格保護小部分資料，既要保證開放又不能泄密，這對于信息保密管理也是極大的挑戰，要確保檔案資料的真實完整之外還有確保整個信息管理系統的安全穩定，這就使得高校對于人才的專業性以及素質，還有職業道德提出極為嚴格的要求。同時也要求在崗人員除了對于設備的日常維護之外還要不斷提升個人的工作能力，通過不斷學習來適應科技的不斷更新。

一個管理系統或者說一個信息化管理制度的建設不是一朝一夕就能完成的，這需要許多部門的鼎力合作。這就是對于高校的管理制度是否完善，各部門之間合作是否默契提出了很大的挑戰，在一個全新的信息化制度下，高校的教學改革計劃也將迎來巨大的發展，更便捷更有效的信息化管理將會完善更為完善高校檔案管理工作，從而為高校的教學改革奠定扎實的基礎。

四、結語

隨著數字化時代的到來，數據信息化，網絡化的潮流正在沖擊著傳統的檔案管理理念。計算機技術和網絡技術在檔案管理工作中的廣泛應用使得檔案資料甚至于檔案館都發生了基本的變化，特別是計算機技術的普及在對檔案管理觀念、方式、手段產生了深遠影響。加快高校檔案信息化建設的步伐，大力開發和利用檔案資源，將是高校檔案工作的重要內容和研究課題。

計算機的廣泛應用，為高校實行文檔一體化管理提供了技術支持，電子文件的出現要求檔案工作向文件管理延伸，使文件生成之日起就得到質量控制，從而更好地開發檔案信息資源，作好檔案管理，保護檔案資料，提高檔案利用率。

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