檔案管理現代化中存在的問題及對策

◎李莉

檔案管理現代化中存在的問題及對策

◎李莉

本文概述了檔案管理現代化的內涵，在此基礎上分析了檔案管理現代化中存在的問題，指出標準化程度低、高層次專業管理人員缺失以及相關經費資源投入不足是困擾檔案管理現代化的重要障礙，針對這個問題提出了檔案管理現代化的對策，希望可以為檔案管理現代化工作的順利開展提供力所能及的幫助。

隨著計算機信息技術的迅猛發展和快速應用，檔案管理領域迎來了重大變化，檔案管理的現代化是不可逆轉的發展潮流和取向。檔案管理現代化是一個綜合的系統化的工程，它包含多方面的內容，目前檔案管理過程中存在著標準化程度較低、缺失高層次專業管理人才以及相關的資源投入不足等問題，這些都極大地困擾了檔案管理現代化的進程，為此在檔案管理現代化進程中必須正視這些問題采取對應措施，本文分析了檔案管理現代化中存在的問題，并針對性地提出了對應的措施和解決辦法。

檔案管理現代化的內涵

檔案管理現代化是指在現代管理科學和計算機信息技術的指導和技術支持下，采用先進的管理理念、技術和手段，在充分激發和調動檔案管理人員主動性、積極性的基礎上，改變傳統的檔案管理模式，實現檔案管理的信息化、智能化、系統化管理。檔案管理現代化較傳統檔案管理模式，具有節省空間、海量信息存儲、快速檢索、強大應用能力等有點，能夠為相關決策、應用和服務提供快速、高效率的檔案信息，信息社會背景下的檔案管理現代化要求信息載體必須從傳統的紙質檔案向電子文件過渡和轉變。

檔案管理的現代化離不開現代計算機信息技術的發展和支持，使用計算機信息技術手段對檔案信息進行存儲、加工、處理、檢索、分析等，不僅是檔案管理現代化的重要特征，也是實現檔案管理現代化的重要手段，從檔案管理的服務屬性來看，檔案管理的現代化是一個動態的發展過程，其需要面向社會需求不斷地進行自我的調整。

檔案管理現代化中存在的問題

標準化程度低。檔案標準化是檔案管理現代化的前提條件和重要基礎，由于我國檔案管理的標準化工作起步較晚，同時檔案管理的體系復雜、管理分散，使得檔案管理中的行政分割、條塊分割等現象比較嚴重，各檔案管理單位通常都是基于自身經濟技術條件選擇相應的檔案管理軟硬件設施、設備和系統，從而造成了檔案管理在水平、模式、方法、機制等方面存在著嚴重的參差不齊的狀況。目前不少領域所使用的檔案管理軟件系統在功能上比較單一，與國際標準相差較大，數據不完整，使得檔案在索引、標注、共享方面較差，與此同時仍然缺少國家級層面的統一的檔案發展規劃和標準，這種狀況嚴重地阻礙了檔案管理現代化進程的推進。

高層次專業管理人員缺失。現代檔案管理的人員組成在層次上可以分為三級，即輔助人員、專業人員和高層次專業管理人員，作為高層次的專業管理人員應該具有較強的政策水平和政治理論修養，同時還應該具有較高的文化素質和現代管理技術能力，具備專業的檔案管理業務知識和技能，能夠科學地制定和規劃檔案管理的中長期發展藍圖，此外還應該具有較強的協調、決策和組織能力。目前檔案管理隊伍群體中學歷層次普遍較低，專業技能和素養與現代化的檔案管理要求還存在較大差距，高層次的專業管理人員尤其缺失，導致很多的新方法、新技術無法有效地在檔案管理中進行推廣。

相關經費資源投入不足。檔案管理現代化是一個系統工程，需要很大的相關經費資源投入，十分不幸的是，由于檔案管理現代化的作用、地位和價值并沒有完全得到領導層次的認識和重視，使得檔案管理現代化所需要的資源經費投入嚴重不足，尤其是在一些基層單位，甚至缺乏購買必要的檔案管理設備、設施，使得檔案管理的基礎條件比較簡陋，檔案安全管理缺乏保障，大部分的檔案管理設施、設備建設存在不規范、不標準的問題，因而也就無從談起檔案管理的數字化、標準化和自動化，因而相關經費資源投入不足已經成為檔案管理現代化的重要制約瓶頸。

檔案管理現代化的對策

注重標準化建設。如前所述，檔案管理標準化是檔案管理現代化的重要前提和基礎，現代化的檔案管理是建立在標準化的檔案管理基礎之上的，只有實現標準化的檔案管理才能實現先進技術、嚴密分工和廣泛協作的相互配合，在信息化社會背景下，要實現檔案信息的網絡共享、交流和溝通，就必須采用統一的規范化的標準和協議來協調相關事宜，也只有這樣才能確保檔案管理現代化中各項工作的有效實現，值得注意的是，檔案管理的標準化建設不僅局限在檔案數據的標準化上，還涉及到檔案管理運行機制、環境等方面的標準化和規范化。

培養高層次專業管理人員。針對目前檔案管理隊伍群體中高層次專業管理人員缺失的問題，要加大力度、采取多種方法和渠道培養一大批高層次的專業管理人員，現代檔案管理事業急需一大批具有豐富檔案管理經驗、理論和實踐，同時還具有計算機信息技術等方面知識的復合型人才，為此要注重復合型、高層次專業檔案管理人員的甄選和使用，將具有復合型知識、技能的高層次專業管理人員充實到檔案管理現代化的隊伍中去，此外還要針對目前在崗人員加強素質、技能和相關知識的教育、培訓和實訓工作，幫助一線檔案管理人員提高技能、素質和素養。

加大經費資源投入。各級領導人員和部門要充分認識到檔案管理現代化工作的意義、價值和地位，切實關心和支持檔案管理現代化的各項工作，從經費資源上加大投入力度，確保檔案管理現代化進程中各項工作的順利開展，為此要從預算上對檔案管理現代化的工作經費進行相關安排，對于重點檔案管理環節要有專項的預算，要按照檔案管理現代化的要求和標準購置檔案管理的相關設施、設備和器材等。

（作者單位：山東省青島市城陽區房地產管理處）