大數據環境下檔案管理的信息化構建路徑

蔡榮英

摘 要：本文主要對大數據環境下，高職院校檔案管理的現狀進行分析，并根據目前高職院校檔案管理存在的問題進行方法的探索，并對構建高職院校檔案管理信息化的有效途徑進行探究，以使高職院校檔案管理的效率得以提高，進而提升高職院校檔案管理的工作效率。

關鍵詞：大數據環境；高職院校；檔案管理；信息化構建；途徑

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）18-0028-01

目前，社會已經進入到數據化時代，數據在現實生活中的應用也是非常廣泛的，現已成為一種社會資源為人們的生產制造提供了條件，大批量的數據帶領我們走進了大數據時代。然而在大數據時代環境下，人們的學習、生產、投資等都難以和大數據相分離。當然，高職院校檔案管理也與大數據密不可分。所以，當前我們需要對大數據環境存在的問題進行分析，找出高職院校檔案管理的具體方法，使檔案管理的需求得到滿足，以便于高校日常的相關管理工作能夠順利進行，為高校的各項決策提供依據。

1 高職院校檔案管理在大數據環境下的當前現狀

1.1 紙質檔案的管理存在的缺陷

目前，大部分高職院校的檔案還處于紙質方式的管理階段，而在當前素質教育的前提下，各高職院校的目標主要集中在發展復合型人才方面，因而，高職院校在進行檔案歸檔時，將歸檔的范圍進行拓寬，并且，檔案的內容也逐漸增多，除了對學生的個人資料進行檔案管理之外，還對學生的獎懲處罰、學生的誠信材料、學生的心理狀態以及學生的成績和科研創新能力等都進行了歸檔管理，由此可見，高職院校的檔案類型越來越多，檔案的管理工作也越來越復雜。而目前高職院校的檔案管理還處于紙質化階段，難以達到高效的信息化管理，這就導致高職院校檔案管理的工作量加大，難度也逐漸增大，并且，紙質的檔案并不便于管理，大批量的檔案比較占空間，而且如果出現檔案丟失，對檔案追補工作會相當麻煩。除此之外，大數據環境已經出現，使檔案進行信息化管理是大勢所趨，高職院校在進行檔案管理的過程中，必須要尊重這一現實，應該對高職院校的各項檔案進行信息化處理、儲存和管理。

1.2 管理的基礎受到嚴重的制約

目前，一部分高職院校已經認識到檔案信息化管理的重要性，將檔案資料進行信息化儲存和管理，但是由于這些高職院校對檔案信息化管理的了解程度還停留在比較膚淺的狀態，對有些信息資料不能夠及時的進行更新，致使高校檔案的信息化管理出現滯后現象，并且大部分數據資料在收集管理的過程中相當耗費時間，這就使管理的基礎受到了制約，對檔案的管理也缺乏相應的實效性，這種情況對于高職院校的檔案管理工作是一個極大的阻礙。

2 高職院校檔案管理在大數據環境下的具體方法

2.1 高職院校領導的大力支持

在大數據環境下，對高職院校的檔案管理工作必須轉變管理思想和管理觀念，因為在大數據環境下，信息化充斥著整個生產生活以及工作和學習，在社會管理和社會思維方面產生了巨大的變革。高職院校的領導作為高校管理的重要核心人物，應該促使管理層對思想觀念進行革新，使管理方式進行轉變，加強對大數據的工具和技術進行引用，完善檔案管理的軟硬件基礎設施，對高校檔案的信息化管理體系進行構建。除此之外，高校領導還要對高校檔案的信息化管理進行監督，指出管理工作中存在的不足，并督促檔案管理人員實時進行改正，以使檔案的信息化管理的實效性增強。

2.2 檔案信息化管理體系的構建

在對檔案信息化管理體系進行構建的過程中，必須要遵循相應的原則，目前，我國大部分高職院校的檔案管理工作還處于紙質化階段，這些高職院校對檔案信息化管理還不都了解，有時甚至對檔案信息化管理非常輕視，認為檔案的信息化管理是多此一舉，因此，這類高職院校在檔案管理方面仍處于管理的初級階段，與大數據環境下的信息化管理嚴重脫軌。基于此，高職院校應該著眼與管理體系的全局，對高校檔案的信息化管理進行仔細籌劃。并且應該引入大數據工具和技術，并使之應用于高校的檔案管理中，使高職院校檔案信息化管理體系得以建立。

2.3 提升大數據管理的核心技術水平

大數據管理能夠對大量的數據資料進行有效的分析和儲存，這就是大數據管理的核心價值。在當前，大數據管理的基礎性平臺是云計算，通過對云計算技術的運用，可以使文件系統的儲存創造條件，并在此基礎之上對數據路以及索引進行有效的建立，當索引完成建立后，就能夠對管理數據輕而易舉的進行查詢，從而提升了檔案管理的效率。除此之外，在大數據管理過程中，對大數據進行實時開發和更新是非常必要的，在進行數據信息搜索時，不僅要對表明的數據信息進行收集，還需要對潛在未知的數據信息進行搜索，從而為大數據管理做好基礎，可以使高職院校的檔案館實現網絡化、信息化以及智能化管理和服務，提升大數據管理的核心技術水平，使高職院校的檔案管理的高度得到提升。

3 高職院校信息化檔案管理在大數據環境下的構建路徑

3.1 認識大數據管理的重要性

由于大數據環境影響著整個社會的生產生活的進行，可見其是時代發展的一個標志，是社會發展的潮流，因此，在我們的生產生活以及學習的過程中，必須做到與時俱進，跟進大數據時代發展的潮流，通過對大數據的運用提高高職院校的檔案管理的效率與質量，為高職院校的各方面信息及資源的管理工作提供基礎性依據，使得高職院校的各項管理工作做到井井有條，大數據管理的作用非常廣泛，并且使用，是目前高職院校檔案管理的必要手段，因此，我們要充分認識到大數據管理的重要性，使檔案管理的各項資源達到統一，以方便大數據管理的具體工作如期有效的進行開展。

3.2 明確高職院校信息化檔案管理的目標及標準

在對大數據進行運用的過程中，必須明確高校信息化檔案管理的目標，對大數據信息獲取的主要內容進行確定，以使大數據檔案信息化管理的實效性得到有效保證。而在目前高職院校進行信息化檔案管理的過程中，缺乏相應的目標及標準，如果想將信息化檔案管理的效率得到最大程度的發揮，并對信息化檔案管理進行評比，則必須制定相應的目標及標準，使高職院校信息化檔案管理的效率和效果有據可依。

3.3 利用大數據管理工具提升管理的效率

高職院校在進行檔案管理的過程中，對大數據工具及技術的引進，不應該存在專業方面因素的制約，應該同較為專業的大數據開發制造公司建立合作關系，充分利用數字信息的有效資源，為高職院校的檔案管理提供依據和工具。目前，高職院校的住宿管理、獎學金管理以及高校生自主學習管理都進行了有效的信息化管理，并且信息開發公司還特別針對高職院校的實際情況而開發出相應的信息管理系統，并得到了高校師生的一致好評，滿足了高校檔案信息化管理的需求，提升了管理工作的效率。

4 結語

綜上所述，在大數據這個發展環境中，傳統的檔案管理方式已經不能夠適應目前管理的需求，針對高職院校檔案管理，必須通過建立高校檔案的信息化管理進行對高校管理工作的完善，使高職院校各項管理工作能夠有效、合理、科學的進行，提升高職院校信息化管理的層次和深度，以使高職院校檔案管理相關部門能夠迎接巨大的挑戰，使高職院校的檔案管理工作有條不紊的進行。

參考文獻

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