基于全周期形態(tài)下的軍工項(xiàng)目檔案管理探索

林瑤++李磊

摘 要：軍工項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目全周期管理中的重要環(huán)節(jié)，也是軍工項(xiàng)目順利通過竣工驗(yàn)收的基本保障。本文將基于軍工項(xiàng)目全周期管理模式探討項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問題并提出解決方案，為更好的推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)程從而發(fā)揮出項(xiàng)目檔案的真正價(jià)值提供幫助。

關(guān)鍵詞：軍工項(xiàng)目；全周期管理；檔案管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2017）18-0230-02

十五以來，隨著國家綜合實(shí)力以及軍事地位的提高，對(duì)軍工科研生產(chǎn)單位的固定資產(chǎn)投入逐年增加，國防科技工業(yè)政府固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目（以下簡稱軍工項(xiàng)目）逐步呈現(xiàn)出投資額遞增以及審批、管理、驗(yàn)收制度日趨嚴(yán)格的態(tài)勢(shì)。作為軍工項(xiàng)目全周期管理中的重要環(huán)節(jié)，項(xiàng)目檔案管理既是項(xiàng)目建設(shè)依據(jù)、推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)程以及保證項(xiàng)目質(zhì)量的重要手段也是軍工項(xiàng)目順利通過竣工驗(yàn)收的基本保障。其管理流程貫穿軍工項(xiàng)目始終，是項(xiàng)目管理成功與否的直觀體現(xiàn)，也是竣工項(xiàng)目后續(xù)維護(hù)、維修，改建、擴(kuò)建等活動(dòng)的重要依據(jù)。

然而，在軍工項(xiàng)目檔案管理過程中仍然存在一些不可忽視的問題，直接影響項(xiàng)目檔案歸檔的準(zhǔn)確性以及齊備性，本文將基于軍工項(xiàng)目全周期管理流程，探討項(xiàng)目檔案管理工作存在的問題并提出解決方案。

1 軍工項(xiàng)目全周期管理

1.1 軍工項(xiàng)目定義

國防科技工業(yè)政府固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目即軍工項(xiàng)目，是指由國防科工局負(fù)責(zé)審批或?qū)彶楹髨?bào)國務(wù)院審批，全部或部分使用中央政府預(yù)算資金的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目，主要包含建筑安裝工程和工藝設(shè)備儀器購置。

1.2 全周期管理流程

指對(duì)軍工項(xiàng)目從立項(xiàng)、準(zhǔn)備、建設(shè)、階段檢查、竣工、中期和最終審計(jì)、驗(yàn)收、交付及后評(píng)估的全周期管理。通常依照項(xiàng)目批復(fù)的建設(shè)方案，對(duì)建設(shè)周期內(nèi)的采購、建安、費(fèi)用以及環(huán)評(píng)、安評(píng)、職業(yè)衛(wèi)生等各方面進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)與控制，最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的建設(shè)目標(biāo)。

大體可分為三個(gè)階段，即項(xiàng)目前期、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收。每一個(gè)階段都由數(shù)個(gè)可交付的具體成果組成，以建設(shè)周期為36個(gè)月項(xiàng)目為例，其項(xiàng)目全周期管理流程如表1所示。

1.3 全周期管理流程中的檔案形成

由于軍工項(xiàng)目技術(shù)方案復(fù)雜、建設(shè)內(nèi)容繁瑣、專業(yè)涵蓋范圍廣，涉及多個(gè)參與部門與多個(gè)主體。在項(xiàng)目進(jìn)行的每一個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生大量批復(fù)文件、論證報(bào)告、設(shè)備儀器合同及隨機(jī)文件、工程施工文件等，作為項(xiàng)目建設(shè)的原始依據(jù)，被視為重要?dú)w檔資料。概括說來，項(xiàng)目全周期管理過程中關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及形成的主要檔案資料如表2。

2 軍工項(xiàng)目檔案管理存在的問題

盡管項(xiàng)目檔案管理的重視程度逐年提升，國防科工局檔案驗(yàn)收辦法中明確規(guī)定“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件之一，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或者項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或者通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收”，但是在軍工項(xiàng)目全周期檔案管理的過程中，仍存在一些不可忽視的問題，具體如下：

2.1 重項(xiàng)目執(zhí)行，輕文件歸檔

軍工項(xiàng)目的順利推進(jìn)離不開項(xiàng)目管理部門、科研生產(chǎn)部門、檔案管理部門相關(guān)人員的分工合作，但在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，由于項(xiàng)目檔案不產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，建設(shè)單位更多關(guān)注的是項(xiàng)目形象進(jìn)度與完成投資是否按照全周期計(jì)劃執(zhí)行，而忽略了項(xiàng)目文件資料歸檔。比如在項(xiàng)目實(shí)施階段，會(huì)產(chǎn)生大量的設(shè)備隨機(jī)資料，而設(shè)備使用部門歸檔意識(shí)較為淡薄，有時(shí)甚至出于使用方便等方面的考慮，人為干預(yù)設(shè)備隨機(jī)資料歸檔。這就使得項(xiàng)目文件資料的歸檔游離于項(xiàng)目全周期管理邊緣，待項(xiàng)目驗(yàn)收階段進(jìn)行檔案檢查時(shí)，才發(fā)覺項(xiàng)目檔案缺失，許多關(guān)鍵檔案資料的歸檔無法追述，補(bǔ)救困難。

2.2 現(xiàn)行檔案管理制度缺乏針對(duì)性及有效更新

盡管國家以及各大軍工軍工集團(tuán)層面都出臺(tái)了相應(yīng)的檔案管理制度，軍工企業(yè)也根據(jù)際情況制定了適合本單位的檔案管理制度。但是軍工項(xiàng)目檔案管理又有著其特殊性，例如項(xiàng)目檔案歸檔周期長，項(xiàng)目檔案資料涵蓋專業(yè)廣，涉及多部門參與歸檔等特點(diǎn)。如果依照現(xiàn)行的通用檔案管理制度進(jìn)行軍工項(xiàng)目檔案管理，往往不符合軍工項(xiàng)目全周期檔案管理的特點(diǎn)，造成大量事倍功半的影響。

并且軍工項(xiàng)目管理流程也在不斷改進(jìn)和優(yōu)化，項(xiàng)目管理涉及到的各部門職責(zé)經(jīng)常發(fā)生變化，如果以舊的制度約束新的歸檔行為，就會(huì)出現(xiàn)檔案管理規(guī)定與項(xiàng)目全周期管理流程相沖突的現(xiàn)象。

2.3 檔案管理缺乏有力管控以及動(dòng)態(tài)反饋機(jī)制

由于軍工項(xiàng)目檔案資料收集過程復(fù)雜，涉及多部門參與，因此檔案收集工作是一項(xiàng)十分繁瑣且專業(yè)性較強(qiáng)的工作。目前，大多數(shù)軍工單位的檔案管理部門承擔(dān)著收集、整理、編錄檔案的職責(zé)，但是歸檔工作往往十分被動(dòng)，常常是等到項(xiàng)目檔案驗(yàn)收環(huán)節(jié)，才知道項(xiàng)目檔案還有這些要求，這就會(huì)造成短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行大量積壓檔案的歸檔，也不能保證檔案收集的質(zhì)量。

究其原因，是檔案管理缺乏有力管控以及動(dòng)態(tài)反饋機(jī)制。以設(shè)備采購為例，一臺(tái)設(shè)備從簽約到驗(yàn)收會(huì)產(chǎn)生大量的歸檔資料，這是一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過程，需要實(shí)時(shí)監(jiān)控并且及時(shí)向項(xiàng)目管理人員反饋檔案資料收集情況，以通過合同條款約束供應(yīng)商提供完善并且合規(guī)的歸檔資料。而現(xiàn)行的檔案管理制度下，這一機(jī)制基本缺失，從而導(dǎo)致了被動(dòng)的歸檔局面。

3 加強(qiáng)軍工項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策與措施

3.1 增強(qiáng)全員歸檔意識(shí)并與績效考核掛鉤

軍工項(xiàng)目檔案管理工作不同于其它檔案管理工作，根據(jù)軍工項(xiàng)目全周期管理流程，需要多個(gè)部門參與其中，因此僅靠檔案管理部門或項(xiàng)目管理部門少數(shù)幾個(gè)人的力量是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。只有加強(qiáng)宣傳力度，提升歸檔意識(shí)，使項(xiàng)目總師到項(xiàng)目組的每一位成員都充分認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案歸檔的重要性并參與其中，才能有效地保證項(xiàng)目歸檔的完整性和準(zhǔn)確性。

同時(shí)，在項(xiàng)目全周期管理的過程中，可以依據(jù)形成檔案資料的重要節(jié)點(diǎn)設(shè)定考核標(biāo)準(zhǔn)，通過績效考核約束參與歸檔的各個(gè)部門及時(shí)對(duì)已形成檔案資料進(jìn)行歸檔，減少檔案歸檔存在的人為干擾因素。

3.2 制定切實(shí)可行檔案管理制度

根據(jù)軍工項(xiàng)目全周期管理流程制定適合軍工項(xiàng)目資料文件歸檔的檔案管理制度，并實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和工作崗位責(zé)任制，職責(zé)明確，相互協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮各級(jí)各部門的工作職能，順利推動(dòng)軍工項(xiàng)目檔案資料歸檔。

并根據(jù)軍工項(xiàng)目管理辦法實(shí)施更新相應(yīng)的檔案管理制度，明確文件歸檔范圍和整理標(biāo)準(zhǔn)，與項(xiàng)目實(shí)際相結(jié)合，為項(xiàng)目管理人員指明檔案歸檔方向，節(jié)約時(shí)間和精力，提高檔案歸檔質(zhì)量。

3.3 項(xiàng)目管理部門設(shè)立專職檔案員，實(shí)行項(xiàng)目檔案歸檔動(dòng)態(tài)反饋機(jī)制

軍工項(xiàng)目檔案管理隨著項(xiàng)目的不斷推進(jìn)是一個(gè)動(dòng)態(tài)更新的過程，這就要求項(xiàng)目檔案的收集、歸檔工作應(yīng)當(dāng)隨項(xiàng)目管理工作同步進(jìn)行。目前，項(xiàng)目檔案管理部門鮮有參與到項(xiàng)目建設(shè)的中，因此對(duì)項(xiàng)目建設(shè)方案以及項(xiàng)目進(jìn)展情況案缺乏一定了解，很難做到與項(xiàng)目周期管理同步進(jìn)行。因此在項(xiàng)目主管部門設(shè)立專職檔案員，有利于項(xiàng)目檔案管理更好的融入到項(xiàng)目全周期管理過程中，確保項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、完整性和有效性，從源頭上對(duì)形成的項(xiàng)目文件材料進(jìn)行控制。

同時(shí)，通過參與到項(xiàng)目全過程管理中，專職檔案員可以及時(shí)向項(xiàng)目管理人員動(dòng)態(tài)反饋項(xiàng)目歸檔情況以及檔案材料缺失內(nèi)容，有利于項(xiàng)目管理人員通過合同條款等方式有效約束合同乙方提供必備的材料歸檔，更好的推進(jìn)軍工項(xiàng)目管理進(jìn)程，為軍工項(xiàng)目建設(shè)提供有力依據(jù)。

4 結(jié)語

軍工項(xiàng)目檔案管理工作是項(xiàng)目管理的重要組成部分，也是項(xiàng)目建設(shè)的重要內(nèi)容之一。我門應(yīng)當(dāng)充分重視項(xiàng)目檔案的歸檔工作，使之與項(xiàng)目全周期管理工作有機(jī)結(jié)合，為推動(dòng)軍工項(xiàng)目整體進(jìn)程更好的服務(wù)，為軍工項(xiàng)目竣工驗(yàn)收打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，最終發(fā)揮項(xiàng)目檔案資料的真正價(jià)值。

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