推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的探究

張姝云

摘要：完善的管理體系是體現檔案管理工作全面化以及規范化的一種主要形式，檔案管理工作對機關事業單位的運轉有直接影響，這可在一定程度上說明檔案管理工作的重要性。本文主要針對而如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化與標準化的目標進行探究，這是推進檔案管理體系日益成熟的重要手段。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；規范化；標準化

為在真正意義上促使機關事業單位實現競爭力有效提升的目標，必須針對事業單位檔案管理工作進行規范化以及標準化的管理。這不僅是機關事業單位實現科學發展的重要手段，也可幫助機關事業單位實現對工作精細度根本上的提高，決策性失誤現象可在這一過程中實現有效的避免。因此相關部門以及工作人員必須提高重視程度，利用先進的科學技術以及信息手段促使檔案管理工作實現規范化、標準化的目標。

一、機關事業單位檔案管理工作的重要性與現狀

檔案管理工作對機關事業單位的發展有不可替代的重要作用，其作用可在多方面進行直觀體現，主要為發掘優秀人才以及員工個人發展兩方面。人事檔案作為一個重要的途徑主要用于優秀人才的記錄以及發現。在實際對員工的個人素養以及能力進行判斷時可將員工的個人檔案作為主要依據，部門領導也可借助員工的個人檔案對員工進行客觀的評價，并在此基礎上針對員工特長開展合適的人員調整工作，這對人事工作效率的提升有極大的促進作用。

提高檔案管理工作對員工積極性以及工作質量的提升也有積極作用。社會始終處于不斷變化與發展的過程中，在此種趨勢與背景之下機關事業單位檔案管理工作的工作量也呈現出逐年增加的趨勢，與之相對的工作難度也在提升，在現代化的管理環境下，傳統的檔案管理模式顯然已經不能適應這種復雜的工作模式，因此必須針對檔案管理工作的規范化以及標準化進行進一步的提升，促使機關單位長遠健康的發展目標得以順利實現。

二、機關事業單位檔案管理工作中的主要問題

1.檔案管理的方式過于落后

傳統的檔案管理工作主要以紙質媒介為主，現階段部分事業單位還在使用傳統的管理模式，檔案查詢工作需要在特定的地點進行，同時需要耗費大量的時間以及人力。丟失以及破損等情況普遍存在于紙質檔案中，這也是導致檔案出現殘缺不全現象的主要原因，因此我們說這是一種耗時耗力的檔案管理模式。對于檔案管理部門來說也會在原有的基礎上增加工作負擔，不僅會影響工作效率，同時也對查閱工作的順利進行造成阻礙。

2.缺乏完善的檔案管理體系

機關事業單位的檔案管理工作多是由專門設立的部門或者人員負責，但這種管理模式并沒有取得良好效果，引起上述現象出現的主要原因就是檔案管理體系不夠完善。工作效率低下、檔案信息錯亂以及信息錄入不完整現象普遍存在缺乏管理體系的檔案管理工作中。從檔案管理工作人員角度來說，相關理論知識缺乏也是造成檔案管理工作不能順利進行的主要原因，同時其工作效率也不能得到根本性的保證。

3.對檔案管理工作的重視程度不夠

社會大眾以及檔案管理人員對檔案管理工作的認知都存在一定的錯誤，其意義與重要性都沒有得到最大限度的發揮。從單位領導角度來說，不能將檔案管理工作提升至應有的高度，檔案管理工作的機關事業單位的意義與作用也沒有被充分認識，因此在實際開展檔案管理工作時也不能做到最大力度的投入。其次機關單位工作方式會對檔案管理工作造成直接影響，導致機關事業單位檔案管理水平長期得不到提高的主要原因就是其始終處于基層位置，檔案管理工作不能實現根本上的貫徹與落實，最終檔案管理工作規范化與標準化的目標也不能順利實現。

三、提高機關事業單位檔案管理工作規范化與標準化的措施

1.升級管理方式

現代化的信息保存方式對檔案管理工作的順利進行有極大的促進作用，因此必須在實際進行檔案管理工作時實現對該種方式的充分利用，文字資料、照片以及錄像數據保存都可在信息化的方式下的得到滿足。

2.完善檔案管理制度

首先，機關事業單位要根據自身發展的情況，在單位內部各個部門的配合下，對檔案管理制度進行完善，合理的劃分各崗位人員的職責，要求檔案管理工作的相關人員嚴格按照制度執行工作。其次，提高單位內部人員對檔案管理工作的重視程度，尤其是檔案管理工作的相關人員。通過完善的檔案管理制度，對檔案管理工作人員進行崗前培訓，在一定程度上，增強管理人員的專業素質，保證檔案管理工作趨于規范化與標準化。

3.增強檔案意識

運用先進的信息傳播手段與媒體工具，大力宣傳檔案管理工作對于機關單位運行與員工個人發展的重要意義，提高相關人員的檔案意識，真正地將檔案管理工作重視起來，以促進檔案管理工作的規范化與標準化。

4.全面普查案卷，去粗取精

在全部檔案中，會存在許多無用的檔案，或者制作非常粗糙的檔案，這些檔案的存在不僅增加了工作的數量，還占據了檔案管理資源，為此，需要對這些檔案進行清理，保留有價值檔案，這是檔案管理標準化的第一步工作。綜合性的檔案管理部門，要對管理的檔案進行清查，分門別類，銷毀些無用的檔案資料，然后才能為計算機信息化管理提供幫助。

5.按照規范標準進行重新組合

對于厚度過厚、內容比較復雜的檔案，要進行重新組卷，該工作的主要原則是將具有相互聯系的文件組合到一起，對于那些沒有頁碼、沒有目錄的檔案，要重新進行編碼和制作目錄，保證重新組合之后的檔案更加規范和標準，通過重新組卷的方式，能夠最大限度地解放館藏場地，優化管理資源，提高管理的效率。

6.規范著錄工作

著錄工作是實行計算機管理的一項重要基礎工作，會對計算機管理的真實性和可靠性產生重大的影響，因此，相關部門要按照《檔案著錄規則》中的規定，規范自己的著錄行為，由于各個檔案管理部門的條件存在差異，且計算機管理又提出新的技術性要求，所以各個檔案管理部門，要從自己的實際情況出發，結合計算機管理方法的技術要求，制定出相應的著錄細則。

四、結論

綜上所述，機關事業單位的檔案管理工作對單位自身的發展運營和員工個人的職業生涯規劃均有著極其重要的作用。本文在詳細闡述機關事業單位檔案管理工作現狀與重要意義的基礎之上，針對檔案管理工作存在的主要問題，提出了幾點參考意見，希望對相關人員的研究工作提供些許參考價值。

參考文獻：

[1]魏淑芹.如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[J].建筑工程技術與設計，2016（22）.

[2]袁燕瑜.如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[J].卷宗，2017（15）.endprint