建筑工程項目檔案資料管理研究

沈元軻

摘要：與建筑工程項目相關的技術檔案資料是工程項目從開工準備、施工過程、到竣工決算全部過程的第一手資料，是有關方面進行工程結算的佐證資料。而工程項目的檔案資料的保管管理工作是工程項目管理的一項重要的基礎性工作，建筑類企業應該加強相關工作的管理，提高管理的水平。

關鍵詞：工程項目；檔案管理

建設工程項目檔案管理工作包括了工程項目從項目建議書、項目的規劃籌備、勘察設計、開工準備、施工生產一直到竣工驗收、竣工決算等等過程中產生的文件資料、相關圖紙、表格、音視頻資料等。工程項目施工生產過程中涉及的相關單位應該要保證工程項目相關檔案資料的準確與完整、清楚，這也是工程項目最終是否能通過竣工驗收檢查的前提條件。所以，工程項目的相關檔案管理資料的在項目管理工作中是非常重要的一項工作，其重要性具體表現在以下方面：第一，在項目的施工過程中，相關的施工資料真實的反映了工程項目的原材料、施工工藝、施工機械等的質量狀況，是否符合相關施工規范；施工過程中的單位工程、單項工程、分部工程、分項工程以及相應的工序和檢驗批質量是否合格。第二，建設工程項目的管理是一種動態管理過程，需要在工程的生產過程中不斷的進行事前控制、事中控制、事后控制，也就是要進行不斷的進行工程質量的反饋，進行預調微調。完整準確的工程項目的檔案資料有助于工程項目的管理者進行工程施工過程中的預先控制、事中控制，從而保證工程項目最終的工程質量。第三，在工程項目完工以后要進行工程項目的竣工驗收，而根據竣工驗收規范，工程項目的質量是否合格，是否符合相關的竣工驗收規范，非常重要的依據就是工程項目在生產過程和中形成的各種檔案資料。第四，在工程項目經過竣工決算交付使用后，需要不斷的進行維修維護，甚至需要對建筑物進行改建、擴建或者加層等，這樣工程項目在前期的生產過程形成的檔案資料就成為后期維護改建的重要依據。

雖然，工程項目的檔案資料在項目的全生命周期里非常重要，但是，不可否認當前我國的建筑工程項目管理過程中的檔案管理工作還存在著很大的問題。主要表現在以下方面：第一，工程項目管理人員的檔案管理意識非常薄弱，不重視工程項目的檔案管理工作。所有的建筑工程項目所涉及到的工程檔案資料都非常的多，所涉及的管理部門、工種等等也是非常的復雜。這些檔案資料都要在工程竣工驗收通過后移交給業主。一項工程項目在施工完成后如果沒有出現大的質量問題就可以在短時間內成功交付該工程項目給業主。但是，工程施工完成后工程檔案資料的收集整理工作并沒有結束，如果在短時間內不能整理收集完全面的工程檔案資料，在施工隊伍解散后就給檔案的管理帶來了巨大的困難，有的不得不閉門造車造檔案資料。另一方面，對工程項目的施工單位來說，施工單位只關心該項目能不能順利通過竣工驗收，從而順利拿到工程費用。這樣施工單位就只關心與工程項目的竣工驗收相關的工程檔案資料，導致與該工程項目相關的其他檔案資料的缺失、不完整、不準確。而當該工程項目通過竣工驗收，順利移交給建設單位以后，建設單位沒有相應的完整的工程檔案資料對該工程進行后續的管理工作。第二，我國的建筑市場中還沒有形成完善的工程項目檔案資料管理的標準體系。在我們的建筑類企業中除了工程項目管理人員檔案管理意識淡薄意外，還普遍存在著工程建設“重建設，輕管理”的問題。很多建筑類企業在管理上更多看重哪一項工作能夠給企業帶來經濟效益。而對于工程項目的檔案管理工作企業管理人員大多認為該項工作費時費力，然而不能給企業或者項目帶來經濟效益，所以該項工作可有可無。很多工程管理人員認為工程檔案資料管理的好壞不影響工程項目的實體質量，所以導致工程檔案資料的管理不規范、不科學、在建筑生產過程中只是流于形式化。第三，在工程項目的工程檔案資料的管理中監理工作的缺位導致了對于檔案資料管理缺乏監管。在工程項目的建設過程中監理代表建設單位為工程項目的提供專業化的項目管理工作。監理單位幫助建設單位對于該工程項目的質量、進度、投資等管理工作進行控制監督。工程檔案資料的管理也是工程項目管理的一項重要管理工作，工程監理人員應該對工程項目的檔案資料管理進行過程控制與事后的監督，嚴格把好工程資料的收集、整理與歸檔、保管、移交工作，保證工程檔案資料的完整性、準確性。

鑒于工程項目檔案管理工作的重要性，工程項目應該從以下方面加強工程項目檔案資料管理工作。第一，工程項目管理人員應該增強工程項目檔案管理工作的意識，保證建筑工程檔案資料及時歸檔。工程項目檔案資料歸檔的及時性是保證檔案資料完整性和有效性的前提。在工程項目的建設過程中工程項目管理人員（包括監理人員）應該根據工程項目的施工進度及時整理歸檔相關資料，只有這樣才能保證工程項目檔案資料的是對項目質量、進度、投資等方面的真實反映。在建設單位的內部管理方面要嚴格執行針對工程項目檔案資料的“自檢、互檢和交接檢”的管理規范要求，從而保證質量控制、進度控制以及投資控制的相關檔案資料的及時整理和歸檔，為工程項目的事中控制、事后控制提供可靠的參考依據。監理單位也應該增強檔案管理意識，切實負起監理的責任，及時監督建筑施工單位等相關單位及時整理好保存好工程項目的檔案資料，為后面的項目竣工驗收以及項目交付使用后的運營維護管理工作提供依據。建筑類企業的管理人員要提高有關領導的檔案管理意識，進一步提高工程技術人員的檔案管理的業務技能、工作標準，進一步提高檔案管理的重要性；明確分工，構建職責明確、科學嚴謹的檔案管理體制。第二，加強施工技術資料的收集和記錄工作，定期歸檔收集、儲存，現場的項目部應該指定專人負責檔案管理工作，充分發揮信息化管理的優勢，完善檔案的信息化管理工作，充分利用計算機信息系統對工程檔案進行合理有效的收集、整理、檢索、與歸檔，使資料管理工作實現自動化、可視化、標準化，不斷推進資料檔案管理技術創新，提升管理能力。

（作者單位：淄博職業學院）endprint