加強事業(yè)單位的人事檔案管理的思考

萬富龍

[摘要]人事檔案是人才信息的重要載體，對人才資源的開發(fā)起著不可忽視的作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位的人事檔案管理出現許多問題，因而，提升人事檔案管理水平成為迫在眉睫的頭等大事。本文就這種情況提出了加強事業(yè)單位人事檔案管理的建議。

[關鍵詞]人事檔案；事業(yè)單位；管理

人事檔案是紀錄個人所從事的各種社會活動的文件，它是以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。它是人才信息的重要載體，能充分反映出個人經歷、思想品質、工作能力、社會關系、歷史背景及其經歷的重大事件，直接影響單位對優(yōu)秀人才的考察和識別，對加強單位技術人才隊伍建設，促進技術、科研、黨政管理的開展具有重大作用。人事檔案管理主要是指人事檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用的活動。當前事業(yè)單位人事檔案管理存在許多迫切需要解決的問題，如人事檔案的重視度不高，制度不夠完善；人事檔案管理人員素質普遍較低；人事檔案管理現代化程度不高等。在這樣的背景下人事檔案管理工作勢必會阻礙人事制度的改革。

隨著經濟社會的不斷發(fā)展，現代信息技術得以迅速提高，同時由于事業(yè)單位改革的不斷推進，這些都為人事檔案工作提供了良好的的發(fā)展契機。另一方面也對原有的人事檔案管理模式、內容、手段都提出了新的挑戰(zhàn)。因此，人事檔案工作必須從觀念上更新，在制度上、管理手段上不斷完善，積極探索現代管理模式，才能跟上時代發(fā)展的步伐。

一、轉變觀念，提高認識，進一步做好人事檔案管理工作

由于人事制度改革的不斷深入，對人事檔案管理工作水平提出了新要求，因而單位領導應增強檔案管理意識，提高對單位人事檔案管理工作的重視度，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，正確全面認識檔案工作的特點、地位和作用，并從人力、財力以及各種資源等方面積極支持人事檔案工作，并將其納入到議事日程。主要從以下幾個方面來貫徹，首先要加大對檔案工作的宣傳，為搞好檔案工作打好基礎。應通過經常學習與宣傳檔案法律、法規(guī)和有關管理規(guī)定，增強各級領導和廣大干部職工的檔案意識，使之充分認識到檔案是人才信息的重要資源，關系到社會各項事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，具有不可再生和替代性，因而做好檔案工作是每位工作人員義不容辭的責任。其次，要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現問題及時解決。再次，要建立人事檔案管理達標考核制度，對人事檔案工作實行定期定性定量考核，分級分類指導，使人事檔案工作實現制度化、規(guī)范化和科學化建設。

二、加強隊伍建設。提高人員素質

檔案管理的主體和關鍵在于人，因而，增強人事檔案管理人員隊伍自身的建設，提高人事檔案管理人員的綜合素質，是加強檔案管理的重要措施。人事檔案工作是一項政策性和業(yè)務性較強的工作，它兼具服務性和保密性。同時隨著信息化的不斷發(fā)展，人事制度改革的不斷推進和各項工作的不斷深入，檔案管理工作就更需要一批高素質的復合型人才，這就對每位檔案工作者在業(yè)務能力和素質上提出了更高的要求，因此，各級人事部門要注意加強檔案管理工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事檔案管理工作，并重視對他們的教育培養(yǎng)，關心他們工作和生活，以使他們的積極性和創(chuàng)造性得以充分發(fā)揮。還應定期組織對他們進行業(yè)務知識培訓，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步認識到檔案管理的重要性，緊跟信息時代的步伐，有效的提升檔案管理的技術水平。檔案員還要不斷增強專業(yè)知識的學習，拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析等各種能力。同時還要加強計算機操作技術及人事檔案管理軟件知識的學習，掌握現代信息管理技術，努力使自己成為既具有檔案管理業(yè)務知識，又能熟練掌握計算機管理技術的雙重知識結構的復合型人才，另外，積極提高自身素質與政治覺悟，腳踏實地做好本職工作，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。

三、加強人事檔案管理現代化和信息化建設

人事檔案是人才信息的資源庫，合理有效地利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，就必須借助于先進的科學技術手段，以實現工作效率的不斷提高和人事檔案壽命的延長。同時信息化又是當今社會發(fā)展的主要趨勢，它對人事檔案管理工作提出了新的要求。實現人事檔案管理的信息化和現代化，是適應人事制度改革與發(fā)展的需要，也是社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門不斷提高工作效率，準確、及時地傳輸個人信息，提高人事信息管理的時效性。而要提高工作效率，就必須借助于計算機的輔助作用，充分利用計算機等現代技術，將檔案資料整理并輸入計算機，并通過相應的技術處理，將文字、圖片等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存。同時要充分利用計算機網絡技術來創(chuàng)新人事檔案管理工作，通過網絡，可以實行不需要保密的檔案信息的社會共享，為社會提供優(yōu)質高效的人才檔案信息，以實現人事檔案信息資源的有效共享。

四、適應新形勢。完善人事檔案管理的內容

隨著事業(yè)單位機構改革工作的不斷推進和《新勞動合同法》的實施，事業(yè)單位正在逐步推行全員聘用制。這就對人事檔案工作提出了新要求，就要不斷適應改革發(fā)展的新要求，進一步豐富人事檔案的內容。例如：員工簽訂的聘用合同、崗位合同、工作協議、考核、解聘、辭聘等信息，反映工作效益、工作業(yè)績以及參與重大活動項目等材料，對員工的動態(tài)管理等情況在人事檔案中應如實記錄，歸檔材料的內容要隨時補充完善。另外，對于能夠反映員工的綜合素質特別是文化素質的內容，包括個人文化程度、繼續(xù)教育情況、各項專業(yè)技術資格等也應在人事檔案中有所體現。