數據處理中Excel的應用

周文玉

摘 要當前是數字信息化時代，社會各個領域都在利用具有高精度與高效率優勢的數據處理技術，隨著這種技術的不斷發展以及其在應用范圍上的不斷擴展，其自身得到了一定程度的完善，而計算機軟件技術的加入使得數據處理技術具有著更加廣泛的發展前景。Excel表格處理程序是微軟公司研發的數據處理軟件，其不僅可以用于記錄和統計各種數據，還能利用函數和公式來進行數據的計算。本文以高校作為立足點，試探討Excel表格處理程序在高校中的應用效果。

【關鍵詞】數據處理 Excel 辦公軟件 表格 應用

進入21世紀之后，我國開始大力推動數字信息化技術的發展，兼具精度與效率的數據處理技術被廣泛應用在社會各個領域，并且，隨著數據處理技術在各個領域的不斷深入，這項技術也愈加地完善。Excel作為一種數據處理軟件，其在相關領域的應用可以大大提高數據處理效率與數據處理質量，給人們的學習、工作、生活帶來極大的便利。

1 Excel概述

Excel是一種數據處理軟件，其功能非常強化，除了具備優秀的圖表功能，還能計算與分析各種各樣的數據，無論是簡單容易的家庭理財，還是復雜的專業處理，Excel軟件都可以勝任。目前，除了微軟公司研發了Microsoft Excel 2003、Microsoft Excel 2007、Microsoft Excel 2010、Microsoft Excel 2013等一系列數據處理軟件，還有許多國內外的公司研發了功能類似的處理軟件，如：金山公司研發的wps office 表格、永中公司研發的office 表格，等等，這些軟件都可以快速處理復雜的數據，而Microsoft Excel 正是應用最為廣泛的一種。除了學生可以利用Excel進行簡單的加減乘除計算，還可以利用軟件內置的函數與公式進行更加高級、復雜的計算，當然，高校管理人員還可以利用Excel進行人員信息的登記與管理。總而言之，Excel軟件在高校中有著非常廣泛的應用，其在數據處理上所具有的優勢是非常鮮明的。

2 具體的數據處理功能

作為微軟公司研制的重要辦公軟件，Excel不僅功能豐富，更是具有非常高的數據處理效率，目前用于數據處理的功能主要有如下幾個：

（1）圖標集。

（2）數據條。

（3）數據的篩選、分類、統計。

（4）構建數據透視表。

（5）建立各種形式的圖表。

在使用色階與圖標集時，使用者可以按照自身喜好建立數據分析圖表，這種圖表具有可視化的優勢，能在數據區域為不同的單元格分配出不同的顏色，這樣可以使數據處理界面變得更加豐富。而在Excel的通用規則中，用戶還可以通過對指定項設置最大、最小百分數來實現對不同項目的識別。當然，Excel還具有表格功能，其可以使用戶具有更多的表格創建、擴展權限，用戶可以在標題單元格上進行篩選或排序按鈕的設置，用戶可以對數據進行排序與篩選。當然，還可以利用公式對指定項目進行引用和替換。而在數據排序方面，Excel可以將篩選范圍進行擴展，用戶可以為更多的列進行排序，也可以按照單元格的顏色、圖表進行排序。還有數據透視圖表，用戶可以通過繪制透視圖表來直接展現數據處理結果，在此基礎上，構建透視圖表時還能對其顯示效果進行完善，使圖表的邊緣更加柔化，使圖表具有傾斜效果或3D效果，當然，用戶還可以通過更換圖表類型這一功能來使原有的圖表內容顯現的更加直觀。

3 Excel數據處理功能的應用

3.1 在學生調整專業管理工作中的應用

現階段高校在學生大學一年級課程結束之后，根據學校的專業設置情況、學生的考試成績、由學生自愿申請，為一部分學生調整專業。但是這時為學生進行專業調整，會遇到一系列的問題：

（1）學校指定轉專業的名額與該專業學生自愿報名數量之間存在著矛盾，經常出現指定的名額少于學生的報名人數；

（2）需要根據考試成績與面試成績篩選出符合轉專業的學生。這無疑增加了需要處理的信息量。這時便可以借助Excel軟件中的函數來快速處理這一問題。

利用Excel的VLOOKUP函數可以解決上面提及的問題，這個函數在高校管理中較為常用，其共涉及了四個參數，即：①lookup_value（意思是“要查找的值”，需要輸入的數據類型是“數值”、“引用”或者是“文本字符串”）；②table_array（意思是“要查找的區域”，需要輸入的數據類型是“數據表區域”）；③col_index_num（意思是“返回數據在所查找區域的第N列”，需要輸入的數據類型是“正整數”）；④range_lookup（意思是“模糊匹配”，需要輸入的數據類型是“null”、“TRUE”或者是“FALSE”）。數據處理者可以利用table_array參數選擇考試成績符合轉專業標準的學生，將其信息復制粘貼到新的表格中，打印出來交給面試教師，由面試教師給出面試學生的面試成績，再由數據處理者錄入到Excel中，按照面試成績與學年考試成績進行排列，選出在學校指定名額內的學生，將其信息再次復制粘貼到新的表格中，打印出來交給負責調節專業的教師，由其按照表格信息聯系學生。

3.2 在社團管理中的應用

相較于學校教學管理工作，社團管理要稍顯松散，學生登記信息時大多只填寫了身份證號而沒有填寫出生日期，若是人工查找填寫工作量過大，也容易出現錯誤，這時可以利用MID字符串函數快速解決問題，這個函數的功能是從一個字符串中指定性地截取一部分字符，函數格式：MID（text，start_num，num_chars），函數中的text表示被截取的字符，start_num從左開始第幾位開始截取，num_chars表示截取多少長度。通過設置函數可以從18位身份證號中截取第7～15位的字符，即學生的出生日期。

4 結語

在數據處理中應用Excel是非常有必要的，我們需要重視起來，加強對Excel的利用，以滿足日常對數據處理的需要。

參考文獻

[1]李如平，朱煉，張震，張玉榮.EXCEL函數在數據處理與分析中的應用[J].電腦知識與技術，2015，11（14）.

[2]王海珍.數據處理中Excel的應用分析[J].計算機光盤軟件與應用，2015（03）.

[3]歐陽紅東.數據處理中excel的應用分析[J].電腦知識與技術，2014，10（09）.

作者單位

中國礦業大學 江蘇省徐州市 221116