大數據視野下檔案管理思維方式的轉變

陳冰影

摘 要 檔案管理工作是一項重要的工作，它主要以檔案的整理、保存以及檢索等工作為主。它直接關系到國民根本，任務復雜、繁重。尤其是在大數據背景下，檔案管理工作面臨著重要的轉折，我們需要轉變思維方式，轉變檔案管理的運行模式。本文就大數據視野下檔案管理思維方式的轉變進行分析。首先，介紹大數據的特點，然后詳細分析大數據視野下檔案管理思維與模式的轉變，為以后的檔案管理工作提供有效的資料依據。

關鍵詞 大數據 檔案管理 思維方式 轉變

一、引言

現代社會是信息化社會，電子計算機技術的發展為我們的生活提供了便利。在大數據時代背景下，各行各業都面臨著有效管理龐大而復雜的數據的巨大挑戰，人們越來越認識到有效管理自身產生和擁有的大數據的重要性和迫切性，檔案行業也不例外。隨著網絡科技的廣泛普及和應用，現代檔案管理已經轉變為電子化和信息化，數字化檔案更加方便儲存和檢索。但是隨著數據不斷增多，大數據環境下，我們的檔案管理也需要新的思路和方式來適應大數據的形勢。

二、大數據及其特點

大數據概念在2009年被人們首次提出，不同的機構對大數據的定義也不同。有人說大數據是指數據數量龐大，需要新的處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。還有一種說法是大數據是指數據量龐大，不能通過現有的軟件處理、編輯等。但是無論哪種說法，大數據并不僅僅指的是數據量的增多，更重要的是在大的信息量的背景下，發展處理海量信息的技術和能力。在大數據的推動下，信息產業出現了新的發展和新的變革。

大數據有其自身的特點，主要包括以下幾個方面：

一是數據量大。大數據的數據量遠遠超出了傳統的數據量，增加量是以指數倍的速度增長。大數據的數據量都是以百萬，甚至億為起始單位。

二是大數據的數據類型復雜多樣。大數據的種類復雜，如網絡日志、音頻、視頻等，并且結構不規則，可變性強，屬性不唯一，傳統的處理模式無法處理，如今的大數據需要應用更高級的軟件和技術來處理。

三是大數據具有速度快、時效強的特點。新媒體時代，人們不再局限于獲得和傳輸數據，更重要的是對數據的分析處理。對于數據分析的要求也隨著生活需求的變化而不斷提高。及時、準確地分析和預測數據是大數據區別于傳統數據的重要特點。

四是價值密度低。大數據也并不全都是優點，海量的數據會為我們提供大量的信息，但是如果信息不能經過加工處理和提純，對我們來說就是一件麻煩事。我們需要在大量的數據中找到對我們有用的信息，這使得大數據的價值密度降低。因此，研發大數據分析處理提純信息的軟件和技術是大數據時代的迫切需要。

三、大數據視野下檔案管理思維與模式的轉變

（一）服務網絡化思維

大數據時代的到來，就是一次新的變革，意味著我們要轉變傳統的數據處理模式和思維模式。檔案管理是大數據時代下重要的信息中心，需要我們轉變檔案管理的思維模式。首先要有服務網絡化的思維。傳統的檔案處理模式已經不能適應大數據時代的要求，我們要轉變思維，要有超越性、整合性、全球性、特異性、動態性、模擬性、發散性等現代和后現代思維特征。傳統的檔案處理就是將檔案信息進行存檔，儲存信息，按一定的規律歸檔，在提取信息時進行檢索即可。但是在信息量大增以后，人們對信息的需求已經不再是提取，重要的是提取有價值的信息。這就需要信息管理人員根據用戶的需求整理、歸類信息，篩選對用戶有用的信息，并根據用戶的需求和可能需求來分析整理出有效數據，呈現在用戶面前，推送信息。大數據時代，檔案信息服務呈現多元化、社會化的特點。因此，我們也需要以客戶和企業的需求為導向，提供智能化、人性化的服務。

（二）信息化思維

信息化思維是大數據環境下的重要組成部分。信息化主要是依靠信息技術和計算機技能，信息化處理數據。在進行檔案管理時，要用信息化的方式和思維去處理問題。大數據環境下，能夠快速、有效地處理信息是我們要考慮的首要問題，數字化將是檔案信息管理的關鍵。檔案的數字化是指將檔案經過處理后，建立電子數據庫。主要依托數據庫技術、數字壓縮技術，將大容量的檔案信息壓縮成小容量的壓縮包，便于傳輸和儲存。利用電子掃描技術，將紙質的圖片、聲像文件等處理成電子版，同時建立數據庫，便于檢索，這樣我們將所有的資料和信息以數據的形式儲存，節省了空間。以檢索的方式搜索，便于查找，而以網絡的形式傳輸，便于資源的交流和共享，實現了高效快捷的工作模式。對于檔案的數字化管理主要包括兩方面的內容，一是目錄，二是全文。要做好分類，便于分析查找。但并不是所有的檔案資料都可以通過計算機儲存，如我們的數據傳輸，只能將紙質的內容變成電子信息，但是內容本身的意義需要我們自己去理解分析。如果可以加強這方面的計算機智能建設，可以自動整理、分析、歸類電子信息的內容，將是檔案管理、電子信息的一個重大突破。

（三）技術性思維

技術性思維可以促進技術的發展，推動檔案管理的發展。大數據時代面臨著大量結構復雜、內容迥異的檔案信息，需要檔案管理人員利用網絡技術，分析整理數據，按照標準進行儲存，并根據客戶需求展現給客戶，但是現在更重要的是提高檔案管理的技術水平。現代社會高速發展，對信息的要求也不斷提高，對信息的分析已經不再局限于表面的信息，而是要挖掘信息的深層含義，并根據大量的信息資源預測信息的走向，為用戶提供他們所需要的有價值的信息。面對大量的信息資源，能否準確、有效、快速地進行分析是制勝的關鍵。因此，我們既要發展技術性思維，也要發展網絡技術，利用人工智能、網絡技術等可以深度挖掘信息的計算機技術。

（四）共享性思維

資源共享是大數據時代的趨勢和特點。因此，檔案管理人員要有共享性思維。信息時代，我們要將自身的信息資源同各個地區的資源實現共享，建立資源共享平臺，連接各地乃至國際信息。但是現在各個檔案館的館藏信息都是獨立的，當每個地區或者區域的信息放到大的共享平臺以后，并沒有規律性，而是孤立的個體，我們要將所有的信息資源建立起橫向和縱向的關系。如何將數據庫打通，將是我們面臨的重要問題。因此，在大數據時代，要結合自身優勢，建立大數據技術，促進檔案管理的發展。

四、結語

大數據時代使檔案管理面臨著新的機遇和挑戰。我們要轉變思維模式和工作模式，順應時代發展的潮流，不斷完善和改進大數據技術，促進檔案管理行業的發展，打造屬于我們自己的檔案管理平臺，未來的檔案管理將取得突破性進展。

（作者單位為泉州市城市燃氣管理站）

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