淺談保障房建設(shè)前期檔案管理

摘 要 保障性住房，是指政府為中低收入住房困難家庭提供的限定標準、限定價格或租金的住房，一般由廉租住房、經(jīng)濟適用住房和政策性租賃住房構(gòu)成。其中，建設(shè)前期檔案，統(tǒng)一集中由專人管理，關(guān)系到工程結(jié)束后能否順利移交。

關(guān)鍵詞 保障房建設(shè) 前期檔案 管理

一、保障房建設(shè)檔案的前期工作指導(dǎo)要點

云南省城鄉(xiāng)建設(shè)投資公司承建保障房，十分重視工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的前期管理，為其配備了專職的資料員。工程建設(shè)的過程中，有專門的檔案管理人員到分公司和子公司，針對該公司和項目的實際情況，集中甲方、監(jiān)理、施工單位和水電安裝的資料員，解難答疑，細致查看獨立棟號的資料，監(jiān)督和指導(dǎo)各單位檔案移交的方向、方法。公司曾經(jīng)也組織所有檔案管理人員進行學(xué)習(xí)，請檔案館的領(lǐng)導(dǎo)和同事針對公司的實際情況，制定了檔案管理的詳細目錄和規(guī)程，以及具體的組卷順序和資料的整理流程。尤其針對前期的立項報批，給予了特別的重視，專門讓專職資料員進行系統(tǒng)的指導(dǎo)，然后再對項目資料員進行資料的檢查，提出行之有效的方法。

二、前期立項報批報建資料整理的意義

工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案，也稱為“工程準備階段文件”，是指工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計以及工程準備過程中形成的文件材料。前期檔案是工程項目檔案的重要組成部分，是工程建設(shè)的憑證性和基礎(chǔ)性文件材料，是一個主體單位永久保存的法律原始性憑證。只有規(guī)范前期檔案管理，明確歸檔范圍，保證前期檔案的齊全、完整，才能為主體工程檔案管理打下良好的基礎(chǔ)，從而保證國有資產(chǎn)的完整。

三、保障房建設(shè)前期檔案管理存在的問題

（一）沒有系統(tǒng)性、持續(xù)性的收集

對于公司保障房項目的大量建設(shè)，公司進一步深化了管理體制改革，國家也頒布了一系列工程項目管理和工程檔案管理法規(guī)、標準，但在傳統(tǒng)建設(shè)檔案管理工作中出現(xiàn)了問題和困難。建設(shè)工程具有周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點，使前期建設(shè)檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點。由于對接單位多等原因，前期建設(shè)檔案的收集、整理與歸檔工作不能協(xié)調(diào)開展，造成了前期建設(shè)檔案工作的滯后。相關(guān)部門對檔案資料原件的頻繁利用，導(dǎo)致文件資料被分散、損壞、丟失等，制約了收集與工程進展同步進行的原則。

（二）有些資料員對檔案管理意識不強

公司對建設(shè)檔案重要性的思想認識不夠，學(xué)習(xí)宣傳力度不強，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程隊伍流動性大，人員不穩(wěn)定，使檔案資料管理工作嚴重脫節(jié)，檔案資料流向不清，工程各參建部門缺乏相互溝通與交流，檔案管理職責(zé)沒有落實到具體人員。由于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識、工作程序缺乏工程檔案管理的實踐能力，使基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規(guī)范，傳統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理模式面臨著重大的挑戰(zhàn)。同時，相關(guān)規(guī)章制度不健全，不能采取規(guī)范、標準的管理方法和操作流程，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理各環(huán)節(jié)不符合質(zhì)量要求。由于工程參建單位多，檔案工作標準不能統(tǒng)一，如歸檔的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案質(zhì)量不一，格式和內(nèi)容不相同，給檔案部門造成了一定的負擔。

（三）人員不穩(wěn)定

整個建筑市場的人員更替頻繁，施工地點遠離城市，人員變動很大，交接手續(xù)也不及時和完善，造成一屋子的檔案資料沒有頭緒和目錄，重新整理難度大，需要的周期長。目前，隨著經(jīng)濟和科技的發(fā)展，在適應(yīng)建設(shè)檔案管理新要求方面存在一定的問題。前期建設(shè)檔案管理工作程序不規(guī)范，沒有履行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等職能，對檔案管理措施不完善，對當前的改革形式和管理方法缺乏研究和思考。建設(shè)檔案管理體制不完善，由于工程建設(shè)單位人員和經(jīng)費的原因，許多單位沒有建立專門的檔案管理部門，檔案人員由其他管理人員兼職，沒有專門的檔案工作場所，檔案質(zhì)量、安全得不到保障。檔案管理設(shè)施設(shè)備不能滿足檔案管理需要，如沒有專門的庫房，檔案保管達不到“八防”要求，檔案管理現(xiàn)代化程度不能適應(yīng)單位發(fā)展的需要，機應(yīng)用僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經(jīng)濟效益。

四、充分認識工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案的重要性

根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案驗收辦法》規(guī)定，云南省住建廳也結(jié)合省內(nèi)重點工程，制定了《云南省建設(shè)工程檔案編制技術(shù)規(guī)程》DBJ53/T-45-2011，詳細地對各類工程檔案資料的目錄、類別進行了嚴格的規(guī)定，用以指導(dǎo)資料的收集、整理和甄別鑒定工作。項目前期檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收合格的建設(shè)前期，不得進行或通過整個工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期的竣工驗收。由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收擁有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項目前期檔案在工程建設(shè)竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對工程前期日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設(shè)前期最大效益的發(fā)揮。

五、如何做好工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案管理工作

（一）各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案工作

工程建設(shè)是百年大計，工程前期檔案是一個項目開始的依據(jù)，有了工程沒有檔案管理，后面的工作將后患無窮。工程項目從立項開始，主管領(lǐng)導(dǎo)就要指定專人負責(zé)文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，明確崗位責(zé)任，進行考核并與獎懲掛鉤，加強對工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。成立公司建設(shè)前期檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立工程前期檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確每人的工作職責(zé)，加強考核，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。

（二）定期召開工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案工作會議

項目建設(shè)單位對工程檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行。定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，部署下一步工作，加強建設(shè)前期檔案管理制度建設(shè)。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”，工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是其涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在工程建設(shè)前期檔案管理中做到規(guī)范化、標準化，僅靠檔案管理部門或單位建設(shè)方前期管理部門，是難以面面俱到的。工程項目分散在16個地州，有100多個項目，如果進行全面管理，并且要達到理想的效果，少數(shù)幾個人的力量是根本辦不到的。因此，加強和完善有關(guān)的制度建設(shè)，是做好工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案管理工作的根本保障。

對前期建設(shè)檔案管理的觀念和認識，是做好檔案工作的前提和保證。隨著我國經(jīng)濟發(fā)展的不斷加快，新的歷史時期對工程提出了更高的要求，這就充分體現(xiàn)了工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案管理的重要性。檔案管理人員應(yīng)該解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，在工程建設(shè)期間，提高自己的專業(yè)素質(zhì)，對檔案管理工作認真負責(zé)，讓檔案在工程中發(fā)揮重要作用，同時適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和工程建設(shè)的需求，將工程檔案管理提高到新的水平。

（作者單位為云南省城鄉(xiāng)建設(shè)投資有限公司）

[作者簡介：保麗芬（1971—），女，云南昆明人，本科，中級職稱，研究方向：檔案專業(yè)管理。]

參考文獻

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