淺談行政事業(yè)單位檔案管理存在的不足與改進策略

馮娜

摘 要：行政事業(yè)單位作為維持國家和政府的重要周轉(zhuǎn)的部門之一，在檔案管理方面仍然存在一些嚴(yán)重的問題。本文通過對行政事業(yè)單位管理方面不足的分析，找出了其中存在的一系列問題，如：人員水平不高、設(shè)施落后、規(guī)范不統(tǒng)一等，進而給出改進策略。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位 檔案管理 改進策略

引 文

隨著我國的發(fā)展和進步，我國的行政事業(yè)單位也隨著時代的前進改變了發(fā)展的思路。然而在發(fā)展的過程中，難免會出現(xiàn)一些新的問題和不足，需要通過行政事業(yè)單位進行自我反省，從而得到解決的辦法。

一、行政事業(yè)單位的檔案管理概要

行政事業(yè)單位是我國機構(gòu)組成中較為重要的一部分，其作用為維持政府單位的健康運轉(zhuǎn)。特別是在行政事業(yè)單位中，檔案十分地重要[1]。幾乎所有的事業(yè)單位進行的業(yè)務(wù)和人員的信息等均有資料可查，由于行政事業(yè)單位檔案的特殊性，在檔案管理的過程中需要注意檔案的保密性和完整性。行政事業(yè)單位工作中，保證了檔案處理速度的高效和快速，是保證行政事業(yè)單位得以健康運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。一旦行政事業(yè)單位的信息管理不善，進而出現(xiàn)了泄露問題，會對政府機關(guān)的工作和行程造成很大的阻礙。

二、行政事業(yè)單位檔案管理方面存在的不足

（一）檔案管理人員沒有相關(guān)專業(yè)的知識

檔案管理實際是一門十分專業(yè)的學(xué)科，其中包含了圖書管理學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、分類學(xué)等等一系列的專業(yè)學(xué)科，有時甚至還涉及到密碼學(xué)等尖端學(xué)科，是一門十分綜合以及專業(yè)的學(xué)科。在檔案管理的過程之中，運用各種學(xué)科的知識進行檔案的分類、編排、歸納、整理、檢索、留檔等一系列過程。然而目前的檔案管理人員并沒有足夠的相關(guān)知識，對于檔案的管理僅僅止于把檔案好好收進一個小紙板箱然后堆到角落積灰，到用時彎著腰蹲在角落里一個一個挑，既浪費時間，也浪費精力。

（二）行政事業(yè)單位對檔案管理方面不重視

業(yè)務(wù)檔案作為事業(yè)單位處理業(yè)務(wù)的唯一記錄而言，其重要程度不言自明。并且行政事業(yè)單位的工作有著很大的時間跨度。每到需要某個案子的檔案時才想起來檔案管理的重要性，到時候號召大家一起整理檔案，然后就如前文所言，一群外行瞎翻亂翻，把檔案順序搞得稀巴爛，找到了所需的檔案以后就把強化檔案管理的事情拋到了腦后開始忙手頭的優(yōu)先事項；檔案管理人員也對自己的工作不重視，經(jīng)常出現(xiàn)一坐一天沒什么干的，一到了月末卻開始拼命整理和翻找積攢了一個月的檔案和文件，導(dǎo)致效率低下，人浮于事，間接地降低了整個行政事業(yè)單位的工作效率。

（二）檔案管理設(shè)施落后，保密措施不嚴(yán)

目前，行政事業(yè)單位的檔案管理設(shè)施仍就處在上世紀(jì)的狀態(tài)，充其量就多了一臺電腦和打印機等辦公設(shè)備，好一點的能配上一個專門的檔案室，而檔案室也很少有分類架、檔案儲藏柜等檔案管理設(shè)施，檔案室內(nèi)潮濕霉化導(dǎo)致紙質(zhì)文件損壞，保安措施僅僅就是一把鐵鎖頭虛掛上就完事了，甚至還有人把檔案室當(dāng)做雜物間。這樣的胡亂管理方式導(dǎo)致了極大的隱患。在尋找過去的案例過程中容易出現(xiàn)檔案損壞的問題，為工作帶來極大的困擾。特別是政府的行政事業(yè)單位的文件或多或少會有機密文件等不應(yīng)該被人看到的文件保存在檔案管理室里，所以也對政府的保密工作產(chǎn)生了很壞的影響[2]。

（四）檔案管理沒有準(zhǔn)確的規(guī)范，效率低下

當(dāng)前的檔案管理方式仍十分落后，且各個事業(yè)單位的檔案沒有一個相同的規(guī)范，導(dǎo)致每個單位的檔案管理方式和記錄方式都不統(tǒng)一，這就導(dǎo)致了檔案從根本上的管理困難。另一個原因就是檔案管理人員手頭沒有規(guī)范的管理規(guī)劃辦法和足夠先進的管理工具，也直接導(dǎo)致了檔案沒有受到足夠的保護和整理，導(dǎo)致檔案缺失、損毀或是被盜。

三、行政事業(yè)單位檔案管理方面的改進策略

（一）行政事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理

行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把檔案管理作為工作的重點之一納入討論日程。通過加強對檔案管理工作的重視，給員工定期的培訓(xùn)，指定考核指標(biāo)，使檔案管理人員有明確的目標(biāo)，通過明確的獎懲措施來提升檔案管理人員的積極性，使工作人員全身心地投入到檔案整理工作中來。

（二）聘請或培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

在招聘的過程中，優(yōu)先選擇有相關(guān)知識的人員招納，或者可以聘請專業(yè)的檔案管理人員對現(xiàn)有的員工進行培訓(xùn)。通過培訓(xùn)的方式提升人員的專業(yè)素養(yǎng)。將身兼多職的人員從檔案管理的部門中分出，再專門成立一個檔案管理部門，使員工能夠一心一意地投入到檔案管理中來。

（三）更新檔案管理設(shè)施，引入數(shù)字化檔案管理方式

對檔案管理部門的設(shè)施進行更新，通過引入數(shù)字化的設(shè)備，將檔案的編碼、位置、類型、時間、重要性、完成程度等進行統(tǒng)一分類并保留電子檔案。做到檔案管理數(shù)字化，檔案檢索流程化；引入干濕調(diào)節(jié)器和恒溫調(diào)節(jié)器，分類收納柜等專業(yè)整理和檔案保存設(shè)備，保證紙質(zhì)文件不被損壞的同時做好數(shù)字檔案備份。

（四）規(guī)范檔案管理流程

檔案管理流程一定要規(guī)范化。做到檔案管理部門的員工每個人都有專門負(fù)責(zé)的部分，做到檔案管理流水化的同時，也便于權(quán)責(zé)制的實施。在工作流程中導(dǎo)入權(quán)責(zé)制度，哪個環(huán)節(jié)出了問題能夠根據(jù)每個人的責(zé)任找到負(fù)責(zé)人，在提高了效率的同時，也做到了監(jiān)管員工和督促員工減少錯誤的作用。

結(jié)束語

在行政事業(yè)單位的檔案管理優(yōu)化的過程中，一定要注意檔案管理過程中出現(xiàn)的問題一定要立即進行改進。由于檔案管理工作是一項時間跨度長，任務(wù)量大，所以在進行檔案管理的改革過程中一定不要急于求成，要穩(wěn)扎穩(wěn)打，以防重要信息泄露，造成不良影響。

參考文獻：

[1] 于愛平.淺談行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2018，26（21）：219.

[2] 王靜.對當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理的實踐性建議[J].人力資源管理，2017（03）：192-193.