大數據時代檔案管理工作的優化路徑分析

劉麗英

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，大數據時代隨之到來，給傳統的檔案管理工作帶來了前所未有的沖擊。為了適應時代的發展，改善檔案的管理理念與管理方式，成為一項勢在必行的重要舉措。本文就大數據時代下的檔案管理工作中存在的問題進行了相應的總結，并對其優化路徑作出了大膽的分析。

關鍵詞：大數據時代 檔案管理 優化路徑

信息化時代的到來，為社會各行各業的發展帶來了一定的沖擊，亦帶來了獲得更好的前所未有的機遇。對于檔案管理工作來說亦是如此，只有牢牢抓住這一機遇，努力優化并改善檔案管理工作的工作理念與工作方式，才能更好的適應時代發展的需求。

1.大數據時代下檔案管理工作的優勢

1.1可以節約檔案管理的成本。

隨著各行業的不斷發展，其檔案數量也在不斷增加，若使用傳統的紙質檔案進行檔案的管理，則需要用到大量的紙張，勢必會增加檔案的制作成本。而另一方面，紙質檔案在管理保存方面需要付出更大的精力以及管理成本。相對來說，大數據時代下的檔案管理多是以電子信息的形式，通過計算機來實現的，充分發揮了計算機的數據處理能力。而且通過計算機來實現檔案的存儲與管理，一方面可以減少紙張的使用，另一方面也減少了檔案管理的人力投入，節約了檔案管理成本。

1.2.可以提高檔案的保存質量。

傳統的檔案多是以紙張為載體進行保存的，很容易出現因保存時間過長而風化的現象，或者是出現因保存環境較為潮濕而導致的字跡模糊的問題，甚至是火災、漏水等情況都會威脅檔案的管理。而大數據時代下的檔案管理是依托于信息技術來實現的，受外部環境影響較小，可以最大程度的提高檔案的保存質量。

2.大數據時代下檔案管理工作存在的問題

2.1信息化建設投入不足

隨著大數據時代的到來，檔案管理工作進入到新的時期。部分企業雖說認識到了檔案管理的新形式，但是在資金預算方面的投入卻較為不足，尤其是在檔案管理信息化建設方面的投入比例較低，導致檔案管理部門的硬件系統較為陳舊，加上缺乏配套軟件的建設投入，導致檔案管理所用的軟件功能較少，難以適應多種格式的檔案存儲需求，嚴重阻礙了舊檔案管理的信息化發展[1]。

2.2檔案管理質量不高

大數據時代下的檔案管理工作效率較高，但是由于經驗上的不足，很多企業對檔案的收集存在錯誤的認知，不管是有用還是無用的資料統統的填充到檔案中進行存儲。雖說可以對檔案資料進行詳細的收集與保存，但是很多資料不僅沒有多少利用價值，反而占用了大量的空間資源，難以對檔案進行科學的分類管理。加之部分企業還存在重收集，輕利用的情況，使檔案的成為一種擺設，難以得到有效利用。導致檔案管理的質量不高。

2.3檔案管理人員的素質不足

雖說大數據時代下的檔案管理極大的減少了檔案管理人員的數量，卻對其質量提出了更高的要求。但是從當前現狀來看，檔案管理人員的素質卻難以適應時代的發展。一方面部分企業還是采用老員工來對檔案進行管理，導致其對檔案管理的認識程度不足，加之對新觀念的接受能力以及對計算機技術的應用能力較差，更是難以滿足檔案管理的需求。另一方面，部分企業還會采用轉崗或是兼職人員進行檔案管理，對檔案管理的認知程度較淺，只會對檔案進行簡單的收集、整理與存儲，難以對檔案進行深入的利用[2]。

2.4信息安全性存在威脅

當下，大數據時代下的檔案管理逐漸向著集中化、多樣化的方向發展，但是信息的集中化卻為檔案管理的信息安全帶來了巨大的風險，很容易受到網絡黑客的攻擊。另一方面，部分企業對自身的檔案未進行分級管理，對檔案造訪者的身份不設限制，很容易導致重要檔案的泄露。

3.大數據時代檔案管理工作的優化路徑

3.1加大信息化建設投入

企業經加強對檔案管理工作的重視程度，真正將檔案工作納入到企業的整體規劃中來。加大對檔案管理的資金投入，對檔案管理信息化建設中所需用到的硬件設備以及軟件系統進行更新與完善，并進一步強化硬件設備的擴展性，便于對信息檔案的存儲[3]。另外，企業還應根據自身實際需求，對軟件系統進行開發從而更加貼合自身的檔案管理 的工作。

3.2強化檔案信息資源體系建設

一方面需要對信息資源的收集進行一定的規范與管理，明確收集范圍，做到對信息資源的精確篩選。在提升檔案信息管理效率的同時，亦可以進一步節約資源的存儲空間，同時還便利了后期的檔案調閱。另一方面，還應進一步加強對檔案的利用效率，確保檔案正確發揮自身的價值，積極引導企業的健康發展，而不是作為一段塵封的數據存在。

3.3注重檔案管理人才的培養

一方面需要加強對檔案高端人才的培養。人才作為大數據時代下檔案管理能否順利開展的基礎， 企業應加強對專業性高端檔案管理人才的培養。及時更新其管理理念，提升其管理方式，保證其能熟練的運用大數據來完成檔案管理工作。 企業可以通過與相關高校建立合作的方式直接吸納高端人才，或者是引進具有先進管理經驗的檔案管理人員，對本公司的檔案管理人員盡享教導與培訓，從而使之培養成為高端的檔案管理才。另一方面還應做到進一步優化人才結構。當前，我國檔案管理人員的構成方面存在著老齡化的現象，人員構成多以中老年人居多，但是大數據時代的到來，需要更多人才的參與。因此，積極改善人才結構，建立起健康的檔案管理梯隊，從而保證 “新鮮的血液”能夠遠遠不斷的注入到檔案管理工作中去。

3.4加強檔案的安全性管理

首先為了保證檔案數據的安全性，企業應加大對防火墻等殺毒軟件的投入與安裝，其次還應制定相應的檔案管理工作細則，一方面可以做到對檔案管理人員的工作進行相應的規范，避免其誤把病毒帶入到檔案數據中去。另一方面還能規范檔案的分級管理，設置相應的查詢權限，從而避免重要檔案的惡意泄露。

4.結語

大數據時代的到來為檔案管理帶來了巨大的沖擊與挑戰，只有不斷的去適應，去挑戰，不斷的優化檔案管理的管理理念與管理途徑，才能更好的確保檔案管理工作能夠適應當下時代的發展，充分發揮其應有的作用。

參考文獻：

[1] 侯麗娟.基于大數據時代背景下的檔案管理工作分析[J].人才資源開發，2016，（20）：136.

[2] 魏海如.信息化數據檔案管理的重點和難點[J].辦公室業務，2015，（8）：56-56，86.

[3] 滕春娥.大數據環境下檔案工作轉型研究[C].//第四屆全國情報學博士生學術論壇論文集.2014：1-7.