私營企業檔案管理挑戰與對策分析

李洪鳳

摘 要：在私營企業的發展過程中，檔案是企業生產和經營信息的原始記錄。在社會發展的新時期，信息技術發展迅速，檔案管理的理念和技術手段逐漸的得到改進和和創新，這對我國私有企業的檔案管理工作而言，在帶來新的發展機遇的同時也帶來了前所未有的挑戰，為了應對這些挑戰就需要采取相應的對策，本文就對此進行簡要的分析。

關鍵詞：私營企業 檔案管理 挑戰及對策

引 言

隨著我國經濟發展的水平逐漸提升，各個行業的私營企業的逐漸涌現出來，而在企業的運營和發展過程中所產生的各種生產、經營信息都以檔案的形式進行存儲，這就形成了私有企業檔案，并為企業的未來發展策略的制定以企業經營狀況判斷提供著重要的依據。就我國當前的私有企業檔案管理現狀而言，與國有企業之間存在不小的差距，并且隨著信息技術的快速發展帶來的管理理念和手段的革新，也為其帶來了諸多的挑戰。

1檔案工作面臨的機遇與挑戰

1.1對傳統檔案管理手段和方式的挑戰

隨著社會逐漸走向信息化，信息產業的發展十分迅速，各種形式的電子文件層出不窮，并且在各個行業的發展中占據了越來越重要的地位，而在檔案管理工作中也逐漸由紙質文件轉變為了電子文件。相比于其他類型的文件，電子文件具有相同的存儲、記錄信息的屬性，除此以外還具有了不同的技術特性，比如信息的盜用和竄改更容易實現、不具備穩定的信息載體、需要依賴網絡和信息系統才能實現等等，這些技術特性使得為企業的檔案管理工作帶來了極大的挑戰。在傳統的紙質檔案管理工作中，所實行的檔案管理方法能夠有效的確保檔案信息的真實性和安全性，并且能夠實現對檔案信息的有效利用，而隨著紙質檔案文件逐漸轉變為了電子檔案文件，傳統的檔案管理方法也需要作出相應的改進，這是實現電子文件安全性、真實性所必須的。

1.2對傳統檔案管理工作觀念的挑戰

在一些私有企業的方案管理工作中，對檔案的私有性過度重視，重視對檔案的保管忽略了檔案的利用，將一些不必保密的文件嚴密的保管起來，一些檔案室更是只針對領導或者相關機構進行開放，從而使檔案的使用范圍大大的降低，嚴重的影響的檔案信息所能發揮的價值，普通員工以及服務對象無法有效的利用方案，忽視了檔案所能發揮的信息服務價值。

1.3對檔案管理人員自身素質提出的挑戰

隨著信息技術的不斷發展并逐漸應用到了企業的檔案管理工作中，相關管理人員也應逐漸從紙質檔案管理轉變為檔案信息管理。在當前社會背景下的檔案管理工作，對人員提出了更高的要求，不僅僅是對檔案的信息的保管，更需要具備足夠強的專業技能和知識素養，從而符合新時期企業方案管理工作的需要。

2檔案管理應采取的對策

2.1提高私營企業經營者檔案意識

在私營企業的檔案管理工作中，企業管理者的管理意識發揮著重要的作用。相比于國有企業，私有企業在成立之初由于缺乏經驗，往往會忽視對檔案信息的收集和管理。大部分的私營企業在運營的過程中，在進行技術研發、擴寬市場、規劃企業未來發展以及品牌的建立過程中，才逐漸意識到了檔案信息所能發揮的重要的作用。在這種背景下，私營企業在檔案管理工作中應做好正面案例以及管理不善的負面案例的先關宣傳，從而讓企業管理者養成正確的檔案管理意識，并列出相關的法律規定明確檔案管理的法制屬性，從而引起管理人員對檔案工作的建立建全重視起來，并介紹成功的檔案管理經驗，促使私營企業的檔案管理水平在新時期背景下逐漸提升。

2.2積極引入新方法和新手段

隨著檔案文件的信息化，管理手段和方式也應該相應調整。針對電子文件檔案，確保其安全性和可靠性最有效的管理手段就是對數字、信息化、網絡化等技術等。在現代化背景下，檔案管理常用手段主要表現為：對電子文件采用計算機技術進行處理，對數量呈幾何增長的電子文件采用數據庫技術進行存儲，對傳統文件采用數字化技術進行處理，對電子文件采用網絡和數字通信技術實現傳輸，通過信息庫的完善實現對信息的快速、精確檢索，為確保電子檔案信息的安全性使用防火墻、數字簽名、數據備份等等信息安全管理技術。

2.3堅持檔案為社會服務的思想

在私有企業的運營過程中，其主要的目標除了實現自身的經濟效益外，還包括為客戶和社會提供更為完善的服務，而企業檔案作為重要的信息資源，也可能是客戶和社會所需要的，因此，在企業方案管理的過程中應摒棄傳統的重藏輕用的管理理念，應將“以人為本”理念落實到檔案管理工作中，提高檔案的使用范圍，提升檔案所能發揮的價值。

就檔案管理而言，雖然不會直接參與經濟活動中，但是卻可以為企業贏得潛在的社會效益，這對企業的發展而言是極為重要的。現代檔案管理部門和檔案管理人員要解放思想，堅持檔案為社會服務的思想，努力完成自己的工作職責，擔負起為社會發展提供強有力支持的歷史和時代的使命，才能贏得自身生存和發展的空間，為社會做出應有的貢獻。

2.4建立多元化的繼續教育培養體系

繼續教育是全體檔案管理人員適應新時期新要求的重要手段。面對檔案管理信息化建設的緊迫形勢，大部分檔案管理人員是不可能有時間和機會進校園進行全日制系統學習的，而繼續教育采取專題講座、實習培訓、現場研討等方式，具有時間短、效率高、內容專一、形式靈活等特點，因而成為檔案管理人員及時提高信息素養，培養信息技能的有效途徑。

結 語

從上述分析可知，在檔案管理工作方面，私有企業相比于國有企業存在著不小的差距，而隨著新時期信息技術快速的發展，信息產業逐漸磅礴起來，信息技術也逐漸應用到了企業的檔案管理工作中，這對私有企業的檔案管理而言既帶來了廣闊的發展空間，也帶來了諸多的挑戰，而為了使企業的檔案管理工作順應時代發展的腳步，以及滿足企業在未來長遠發展的需求，就需要采取相應的措施加以應對，上述的觀點和建議希望對相關人員有所幫助。

參考文獻：

[1] 王蔚丹.私營企業檔案管理問題的思考[J].現代營銷（學苑版），2011（09）：208.

[2] 韓麗華，張文美.淺談私營企業檔案管理[J].蘭臺內外，2006（02）：46-47.

[3] 辛伯慶，錢秀珍.私營企業檔案管理的問題探討[J].江南論壇，2005（09）：30-31.

[4] 韓寶安，張弘，戴普欣，張卓云.關于私營企業檔案管理現狀及對策研究[J].檔案學研究，2001（04）：42-45.