現階段機關辦公室管理實踐思考

文/江蘇省揚州市婦女聯合會 陶維

現階段機關辦公室管理實踐思考

文/江蘇省揚州市婦女聯合會 陶維

機關辦公室作為信息反饋處理的經營運作中心，溝通企業內外部，聯系企業各部門。可以這樣說，一個企業的素質和整體實力，都可以直接從機關辦公室的工作質量和水平上反映出來。因此，企業要提高自身的整體管理水平和社會形象，首先要加強對辦公室的管理。通過完善辦公室的管理制度、提高工作人員的工作積極性、改變傳統的工作模式、樹立優良工作作風、建立和諧的辦公室工作氛圍，從根本上提高辦公室的管理質量和效果。

現階段；辦公室管理；實踐思考

一、機關辦公室管理存在的問題

（一）管理落后。辦公室承擔著會議安排、日常接待、信息采集、資料整理等任務，既要對上級領導和局領導負責，又要和兄弟部門密切合作，還要與基層保持緊密聯系和溝通，人少事雜，任務繁重。一些機關采取的是以前的經驗管理方法，沒有具體的制度要求，也沒有將辦公室的管理區域制度化和規范化，缺少了規范和制度的約束，機關辦公室的工作人員往往就容易出現各項工作上的失誤，從而影響到辦公室的日常工作。再加之辦公室人員和資源都不夠充足，工作積極性薄弱，在專業素質方面也比較欠缺，工作熱情和積極性不夠，這些因素都嚴重制約了辦公室規范化管理的發展。同時，機關企業也沒有制定并完善相關的辦公室管理制度，在管理工作出現問題沒有進行相應的處理，或者根本無章可依，從而造成機關辦公室管理狀態的混亂。

（二）設備落后。提高整個機關的工作效益和辦事效率，需要辦公器材和技術支持為基礎的。而在許多機關辦公室，目前使用的是一些比較陳舊的辦公用品，這大大限制了辦公室收集信息的渠道和效率，缺乏像樣的配套工具，辦公室的工作人員往往會以缺乏相應的人工完成來推脫，因此極大地影響了辦公室的工作效率。再加上部分辦公室人員工作積極性不夠強，對于辦公室的工作應付了事，把時間都浪費在不是很重要的雜物處理上，也大大降低了機關辦公室的工作效率，并使辦公室應有的職能無法發揮作用。

二、新形勢下的機關辦公室管理

（一）完善管理制度。辦公室的工作具有一定的挑戰性和很強的綜合性。要想干好辦公室工作，就必須做到勤奮好學，積極進取，有強烈的事業心、責任感。在工作中勤于觀察、善于思考、勇于實踐、敢于創新。只有具備較高的素質能力，才能勝任辦公室工作。一要具備“三種能力”。即:“調研寫作能力，輔助決策能力，統籌協調能力”。同時擁有一個完善的規章制度，這對于機關辦公室來說有著重要的意義，完善辦公室的管理制度首先要明白的是權利和責任如何分配到每一個工作人員身上。明確每位工作人員的職責分工對于工作人員自身來說，也就明確了自己所要承擔的責任，工作人員只有明確了自己的責任和權力之后，才會懂得如何去履行責任，如何去使用自己的權力，這樣才能更好地做好自己的工作，完成相關的工作任務。由于機關辦公室的工作事務比較繁瑣雜亂，如果沒有相應的規定和程序，就很容易會出現工作錯誤，從而影響企業的正常工作。而通過制定辦公室相關程序和規定，辦公室人員在進行工作時就有“規”可依。

（二）轉變管理思想。接待服務是機關辦公室的工作之一，對于機關辦公室的工作人員來說，每天要接待不同身份的領導和群眾，辦公室工作人員的工作水平和質量直接影響到被接待人員對于機關的第一印象，群眾的口碑甚至還會影響到機關的日后發展情況。因此，作為機關的辦公室人員，要樹立正確的服務觀念，既為基層服務，也為領導服務，通過努力學習各種相關的服務技能和知識，以了解不同人的心理需求和情感狀態。特別對領導交辦的或基層單位請示的時間緊、任務重的事項，實現急事急辦、快事快辦、特事特辦，對于涉及到需要幾個處室協調的事情，根據處室職能分工，充分利用辦公會等形式，確定由主辦處室負責，協辦處室會簽、會審，做到有的放矢、有章可循，提高工作效率。在辦公室內部，針對會務會議、文件起草審核、公文處理、文明考核、目標管理、機要保密、公務接待、來信來訪、機關財務資產管理、政務信息、局域網管理、信件收發等事務眾多繁雜的情況，辦公室實行人員分工，落實各自職責，突顯團結協作，實現“忙而不亂”、有條不紊的目標，完成各項年度任務。

三、結束語

本文是基于現階段機關辦公室展開的研究討論，通過討論我們不難發現，為了使得新時期的機關辦公室的面貌煥然一新，我們必須要樹立一種以人為本的管理意識，不斷創新和提高辦公室的工作效率才能夠促進機關辦公室更好發展。才能夠緊跟時代的發展和改革步伐，適應新形勢的要求。而機關辦公室作為一個單位的重要服務管理機構和組成部分，一定要提高自身的工作效率，并充分發揮辦公室的作用和職能，為企業的發展作貢獻。

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