優化疾病防控檔案歸檔范圍和保管期限編制的思考

文/江蘇省疾病預防控制中心 劉代為

優化疾病防控檔案歸檔范圍和保管期限編制的思考

文/江蘇省疾病預防控制中心 劉代為

作為一名基層檔案工作者，如何結合本單位工作實際，準確理解8號令的內容，把握其原則性和靈活性，編制出既符合8號令要求、又體現本單位特色的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，是值得我們探討和思考的。

疾病防控檔案；歸檔范圍；保管期限

近年來，我中心以貫徹實施國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（以下簡稱《規定》）為契機，在江蘇省檔案局業務指導處和省衛生計生委的指導幫助下，結合本單位檔案工作實際，開展文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制工作，對原文件材料歸檔范圍和保管期限表進行重新擬定，編制了體現疾病預防控制工作特色的《江蘇省疾病預防控制中心文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（以下簡稱《中心規定》）。筆者根據編制《中心規定》的工作實踐體會，對編制思路及實際做法與各位檔案同仁進行交流與探討。

一、江蘇省疾控中心檔案工作概況

2000年10月，經省政府（蘇編〔2000〕21號和44號）批準，由原江蘇省衛生防疫站（省結核病防治所）、江蘇省職業病防治所（省職業病防治院）、江蘇省衛生宣傳教育所和江蘇省皮膚病防治研究所（省性病監測中心）合并組建江蘇省疾病預防控制中心，是直屬江蘇省衛生計生委領導的主要從事疾病預防控制工作的公益性事業單位，履行疾病預防與控制、突發公共衛生事件應急處置、疫情及健康相關因素信息管理、健康危害因素監測與干預、實驗室檢測檢驗與評價、健康教育與健康促進、技術管理及應用研究指導等職能。自中心成立以來，綜合檔案室緊緊圍繞七大工作職能，貫徹執行檔案工作“統一領導、集中管理”原則，借助覆蓋全中心的計算機檔案管理局域網絡現代化手段，整理歸檔了包含文書檔案、科技檔案、會計檔案、特殊載體檔案在內的各種門類和載體檔案達3萬多件，上千卷。為省委、省政府和衛計委省應對“非典”疫情、禽流感疫情、“小龍蝦”事件、地溝油、人感染H7N9禽流感等多起突發公共事件的處置提供了第一手翔實檔案材料。經過不懈努力，2005年中心檔案管理工作晉升為省一級單位。

二、編制思路及具體做法

在同級檔案行政管理部門和省衛計委的指導下，結合本中心檔案工作實際，遵循“以我為主，以人為本”的編制原則，規范有序地組織各部門自下而上逐條逐項開展編制工作。主要做法：

（一）領導重視，大力優化檔案管理組織體系。中心自成立以來，檔案管理工作就形成了由中心主任直接主抓，辦公室負責統一組織和協調落實，綜合檔案室專職檔案員督辦管理、各部門兼職檔案員具體協辦的自上而下管理網絡。中心領導也歷來高度重視檔案管理工作，結合8號令新要求，中心主任多次在工作會議中強調要求各部門積極配合綜合檔案室做好《中心規定》的修訂工作，屢次與辦公室及專兼職檔案員會商制定編制方案與措施辦法，為修訂工作的順利開展提供了組織保證。

（二）加強學習，準確解讀。認真學習、深入領會8號令文件精神，準確把握《規定》基本要求，為編制《中心規定》奠定堅實的理論基礎。我們采取走出去和請進來相結合的辦法，專職檔案員參加檔案行政管理部門和省衛計委的專項檔案業務學習，加強和兄弟單位的溝通與交流；同時請省檔案局專家來中心對全體專兼職檔案員進行業務培訓，逐條深入領會8號令條款的基本內涵，從根本上解放思想，摒棄以往對文件材料和檔案的認識誤區，樹立大檔案意識。

（三）制定編制工作方案，責任落實到人。編制工作方案是做好編制工作的前提，編制工作方案一般與單位檔案分類方案相結合。我中心采用年度—機構—保管期限的分類方案，因此在制定編制工作方案時，就是按照中心各部門逐一進行編制，最后由中心專職檔案員負責匯總形成總表。

（四）掌握編制方法。深入調查研究、系統分析歸納是做好編制工作的原則和方法。專職檔案員首先摸清中心各部門工作職能，了解其工作內容和工作程序，參照歷年來歸檔文件材料的情況對已經生成和可能產生的文件進行認真梳理、列表登記并下發各部門，由各部門負責人會同兼職檔案員在此基礎上根據工作職責，將沒有納入或不夠明確的條款加以增補或修改，列出本部門形成文件的清單，確定文件種類；在此基礎上，綜合檔案室會同部門兼職檔案員結合國家衛生計生委和中國疾控中心檔案管理的相關規定和要求，共同確定其歸檔范圍和重要程度劃分保管期限。本著查漏補缺的原則，專職檔案員多次會同各業務部門負責人及兼職檔案員核查文件歸檔范圍和保管期限，驗證其是否已經完整涵蓋了本部門所產生的全部有價值文件的齊全完整。如業務辦公室隨著突發公共衛生事件的不斷增多，增補了疾病預防控制應急事件處置文件材料的歸檔范圍和保管期限。

三、《中心規定》編制工作的現實意義

《中心規定》的編制是與時俱進、適應檔案工作新形勢下的重要舉措。界定文件材料歸檔范圍和劃分檔案保管期限是檔案工作的基礎性工作，直接關系到保存的檔案能否真實反映一個單位職能活動，關系到文件材料的存毀，是做好檔案各項工作的首要前提。

對于我們具體立檔單位來說，結合本單位的工作職責和所從事的職能活動進一步細化和完善所形成的本單位專用的系統、全面的歸檔范圍和保管期限表，其條文表述可操作性強，便于兼職檔案員在平預歸檔工作時對號入座，準確判斷文件材料的歸檔范圍、準確劃分保管期限，確保各類應歸檔文件材料的齊全完整，使歸檔工作有章可循。

《中心規定》突出了立檔部門的主體地位，改變了以往重視紅頭文件，輕本部門職能活動中產生的專項業務文件的傳統做法。以往各部門重視中心紅頭文件的歸檔，而反映本部門工作職能的業務文件留存在部門內，造成中心層面文件的重復歸檔，而反映中心各項職能工作歷史面貌的業務文件屈指可數，也給綜合檔案室的歸檔審核工作帶來了大量的重復勞動。

綜合檔案室對各部門的歸檔工作有了實質性的監督和管理。以往是中心各部門交什么綜合檔案室就接收什么，現在部門兼職檔案員根據《中心規定》收集整理，專職檔案員根據《中心規定》逐一對照審核，就能知道哪些文件沒歸檔，一目了然，清晰明了。

《中心規定》的編制給檔案工作者上了一次很好的檔案實踐課，進一步拓寬了檔案工作者的視野，開拓了收集檔案資源的新思路。這次《規定》第二條對文件材料的內涵作出了明確的界定：“文件材料”不僅包含文書、科技、基建、會計等文件材料，從載體上應包含紙質、實物、磁性載體文件、電子文件等。因此，在修訂《中心規定》時，按國家有關規定執行的基建、科研、儀器設備、會計檔案及其他特殊載體檔案的歸檔范圍也列入《中心規定》，其保管期限按國家有關規定執行。同時，隨著社會信息化程度的不斷加強和中心辦公自動化（OA）的全面普及，工作中產生的電子文件日益增多，在《中心規定》編制過程中，也充分考慮其歸檔范圍和保管期限。

《中心規定》集全中心檔案之大全，形成了各種門類和載體檔案的歸檔范圍和保管期限表。通過《中心規定》的編制工作，檔案意識深入人心，近年來中心綜合檔案室歸檔文件材料的數量有了明顯的增長，尤其是反映各項職能活動所產生的“賬外文件”，由此也帶動了檔案的查檔利用率，檔案的價值突顯。