智慧城市背景下的檔案信息服務

文/安徽大學管理學院 汪尚

智慧城市背景下的檔案信息服務

文/安徽大學管理學院 汪尚

本文對“智慧城市”的內涵特征及檔案信息服務進行了闡述，并提出在智慧城市背景下檔案信息服務應該從基礎設施、質量管理以及檔案人才隊伍建設等方面來建設，以期對新形勢下我國智慧城市建設和檔案信息服務的轉型有所裨益。

智慧城市；檔案信息服務；智慧檔案

隨著我國城市化進程的加快，人口膨脹、交通擁擠、生態環境污染等一系列的城市問題日趨明顯，城市化的健康發展需要利用現代信息技術的手段和成果。以因特網、大數據、云計算為代表的現代信息技術悄然將人們帶入智慧城市時代，智慧城市的全面發展必然離不開智慧檔案的建設。檔案作為信息資源的重要構成部分，檔案信息服務也將為智慧城市的經濟、政治、民生以及文化的發展提供巨大支持。

一、智慧城市概述

（一）智慧城市的概念。智慧城市的提出是近來研究的一個新熱點，國內外對此研究尚處于探索階段，因此學者對智慧城市的定義眾說紛紜。最具代表性的觀點是IBM在2009年8月發布的《智慧城市白皮書》中提出來的，認為智慧城市的核心是建立一個由新工具、新技術支持的涵蓋政府、市民和商業組織的新城市生態系統。歐盟委員會在《歐盟智慧城市報告》中從六個維度對智慧城市作了定義，即智慧經濟、智慧流動、智慧環境、智慧人群、智慧居住和智慧管理。結合以上觀點，本文認為智慧城市的建設是在充分運用現代信息技術的基礎上，通過改變傳統的城市運行發展方式，實現城市智慧化運行管理，使城市運行更加高效、便捷，資源得到充分利用，最終實現城市的可持續發展。

（二）內涵及特征。智慧城市是人類發展到一定階段的產物，代表著人類社會從農業時代走向工業時代，最終發展到信息時代、智慧時代。從狹義上來說，智慧城市是指城市信息化高速發展，城市中各個行業、各個部門互相聯接、數據共享、業務協同，智能化信息技術在對城市建設發展的過程中起到了巨大的催化作用。從廣義上來說，智慧城市是以一種全新的城市發展理念和模式，是充分利用現代信息技術領域的成果來建設發展城市的一種新思路，其最終目的是為了實現城市的全面、協調、可持續發展。

與傳統的城市形態相比，智慧城市具有以下幾個特征：一是數據感知更加全面。智慧城市的信息基礎設施建設比較完善，可以利用各種傳感器和相關設備，對城市的治安、交通、環境進行實時監控，并獲取城市建設發展所需要的各種數據和信息。二是運行更加高效。通過利用遍及整個城市的互聯網、物聯網以及大數據，能夠及時獲得所需信息，實現信息的高效流轉。三是發展更加合理。智慧城市的建設提倡全面協調可持續發展，通過對整個城市發展環境的監控，并進行綜合分析，主動剔除城市建設中不利因素，優化配置城市的各種資源，提高資源的利用率，實現城市的合理化發展。

二、智慧城市的檔案信息服務功能分析

簡單來說，智慧城市的基本理念是在運用物聯網、云計算、移動互聯網等新一輪信息技術的基礎上，充分整合城市資源，為大眾提供更加便捷、高效的社會服務和更為科學、智能的城市管理。總體上講，智慧城市的信息服務應服務于城市的所有信息用戶，主要分為：服務于政府部門的智慧政務、服務于企業部門的智慧產業、服務于社會民生的智慧民生。

（一）智慧政務。2014年3月，中共中央、國務院制定頒布了《國家新型城鎮化規劃（2014～2020年）》。規劃中強調了智慧城市建設對于城市可持續性發展、國民經濟持續健康快速發展的重要性和加強城市信息基礎建設的必要性。智慧政務主要是指運用現代信息技術來提高政府管理以及政務工作的智慧化水平，建設智慧型政府。智慧政務主要包括電子政務和社會監管。電子政務平臺主要供政府人員使用，利用信息技術、通信技術、云計算來實現政府部門之間信息共享，提高政府工作效率，提升政府管理能力。社會監管主要是通過覆蓋整個城市的各種傳感器、監控系統以及全球定位系統GPS來實現對整個城市的建設和運行進行實時監測，提高城市的公共安全防范能力以及應對突發事件的緊急處理能力。

（二）智慧產業。智慧產業是是指數字化、網絡化、信息化、自動化、智能化程度較高的產業，是培訓、教育、咨詢、策劃、軟件、影視、藝術、新聞、科學、出版等智慧行業的集合。智慧產業是智力密集型產業、技術密集型產業，而不是勞動密集型產業。與傳統產業相比，智慧產業更強調智能化，包括研發設計的智能化、生產制造的智能化、經營管理的智能化、市場營銷的智能化。智慧城市的建設發展必然會帶動傳統產業的升級改造，而這也將會使整個城市的產業結構呈現智慧化發展趨勢。具體主要包括：智慧交通、智慧物流以及智慧電網等方面。可以預見，在不久的將來，智慧產業將會得到迅速發展。

（三）智慧民生。經濟的繁榮、社會的發展最終是為了國計民生，因此智慧城市建設的最終目標是為了改善民生，提高人們生活水平。反過來，智慧民生的完善也會提高人們生活的舒適度，使人們更有時間、金錢和精力投身城市的智慧建設，最終促進城市的智慧化。智慧民生主要包括智慧醫療、智慧教育及社區智慧生活等。

三、智慧城市的檔案信息集成服務建設

利用現代信息技術，加強電子文件建設以及數字檔案館推廣，積極融入智慧潮流，為智慧城市的建設提供全面及時高效的信息服務，是檔案事業發展的必然選擇。

（一）加強智慧檔案信息基礎設施建設。任何時候，基礎設施建設都是必不可少的，智慧檔案信息基礎設施建設是檔案信息采集、傳輸以及交換共享的基礎，主要包括三個方面的建設：第一個是信息采集設施，包括智能視頻監控、信息傳感設備等；第二個是信息傳輸設施，包括寬帶網絡、城域高速光纖網、電信網、廣電網、無線寬帶網、物聯網等；第三個是公共服務平臺，包括云計算平臺，信息資源共享與開發平臺等。

構建基于物聯網的檔案感知系統。智慧城市以物聯網為代表的信息技術為基礎，而物聯網則是以計算機技術為基礎，它們之間相互聯接交流，形成一個全覆蓋的網絡體系。在物體中植入芯片或者二維碼，就可使物體具有智能特征。像現在流行的掃二維碼關注公眾號以及收付款就是物聯網在實際生活中的具體應用。相應地，在檔案管理中，物聯網的物體包括文件檔案、檔案設備、人、檔案保存環境等。給所有的檔案、檔案設備等植入具有一定感知、計算分析能力的信息設備，使檔案信息系統的每一部分都具備智能特征，檔案感知系統便可通過這些傳感設備聯網，對這些檔案單體進行感知、監測、跟蹤、管理，形成服務于檔案的物聯網，從而為檔案工作人員更智慧地管理檔案提供方便，也使得信息用戶查找利用檔案資料變得更加個性化、智能化。借助于云計算的虛擬架構，檔案館可有效地進行資源分配整合，最優化效能比例。檔案館利用云計算開展自身業務，實現檔案信息的云存儲，利用云計算向信息用戶提供云利用服務。通過“云”將檔案形成者、檔案管理者和檔案利用者緊密地聯系起來。

（二）加強智慧檔案信息資源建設。檔案信息資源主要分為兩類，一類是傳統的紙質檔案，另一類是電子文件檔案。為了使檔案得到最大化的利用，要對傳統紙質檔案和電子檔案進行整合管理，形成符合條件的智慧檔案。這要求我們要對傳統的檔案進行加工，對電子文件進行統一處理。通過照相、掃描等技術將實體檔案轉化成數字檔案，加快建設檔案數據庫。嚴格監管電子文件資源的產生，根據來源原則、全宗原則來歸檔，統一電子文件的標準，如標識、描述、存儲、查詢、交換和管理，同時也要及時進行電子檔案的備份、升級，防止意外情況發生。根據用戶需求，采集網絡上具有檔案價值的信息資源，大力建設網絡檔案資源，為智慧城市的管理和運行提供基礎信息資源。

（三）加強檔案信息服務工作的質量管理。質量是企業的生命，質量對企業的發展尤為重要，對于檔案來說，也是如此。檔案信息服務的質量管理主要包括兩個方面：一是檔案業務的質量管理。即檔案信息平臺的建設、檔案信息檢索管理、檔案信息拷貝和備份管理。對這些業務流程的質量管理，需要建立一個專門的質量監管機構，明確業務過程中的權、責、利，指導檔案業務過程有序進行。二是檔案信息服務質量的管理。也就是說，我們除了要保證檔案資料信息的真實性外，還要注重對用戶提供有效的信息服務。有效的服務是指提供的檔案資料是否為用戶所需要、提供的速度方式是否高效便捷、服務的檔案人員是否為用戶所滿意。

（四）加強智慧檔案人才隊伍建設。智慧檔案、智慧系統乃至智慧城市歸根到底都是由“智慧的人”來決定的，智慧人才對檔案事業的健康長久發展至關重要。智慧檔案人才建設是檔案事業發展的一項重要內容，其主要目的是為組織物色檔案專業人才，其內容包括選人、評人、用人、育人、留人等方面。智慧檔案人員要認真做好本職工作，積極進取，不斷學習新知識，把握檔案最新領域的變化。另外，也要不斷拓展自己的知識面，了解與檔案緊密結合學科的知識，為建設智慧檔案服務。

智慧檔案人員招募可以有一個和那些在檔案信息方面力量很強大的大學的院系和就業人才的合同，以及幾個擅長發現檔案專業人員的獵頭公司的關系網絡所構成。通過多種方式多種渠道來引進智慧人才，在遵循人力資源開發規律的基礎上建立科學長久的人才培養機制，在抓好現有檔案人才隊伍的基礎上進行繼續教育，保證其及時掌握新知識、新技術以及新業務。在培養內部人才的同時，也要積極引進智慧檔案人才，將內部培養與外部引進相結合，鼓勵檔案工作人員不斷創新。

四、結語

智慧城市是經濟全球化進程快速推進、現代信息技術飛速發展背景下的必然產物，是城市化發展的頂端，信息服務是支撐智慧城市建設和發展的重要樞紐，檔案信息資源作為城市信息資源的重要構成部分，對智慧城市的健康長久發展起著舉足輕重的作用。智慧城市已經深入到我國城市的各行各業，智慧城市背景下的檔案部門應抓住機遇，運用先進的管理思想，創新服務手段，重視檔案信息資源的建設，積極融入智慧的大潮，成為智慧城市的子系統。同時，各個子系統之間相互聯接，檔案信息資源通過物聯網等現代信息技術得以在整個城市中交流共享，以最大限度地發揮檔案信息資源的價值。智慧城市的建設是一個任重道遠的過程，但筆者相信，我們一定能夠通過不斷努力，克服檔案信息化建設過程中所遇到的各種問題，最終建設好為社會公眾服務的智慧檔案信息服務中心。

[1]郝偉斌.面向智慧城市的檔案信息化[J].檔案學通訊,2013(4):21-23.

[2]Giffinger Rudolf,Christian Fertner,Hans Kramar,et al.Smart cities-ranking??74of Europeanmedium-sezedcities[OL].[2011-03-12].http://www.smart-cities.eu/download/smart_cities_final_report.pdf.

[3]梁孟華.基于全面質量管理的檔案集成服務研究[J].檔案學通訊,2011(1):94-98.

[4]謝陽群,王傳雷,許浩.微觀信息管理[M].合肥:安徽大學出版社,2007:30-35.