企業貫徹實施10號令的辦法與難點

文/中國電力工程顧問集團西南電力設計院有限公司 喬俏

企業貫徹實施10號令的辦法與難點

文/中國電力工程顧問集團西南電力設計院有限公司 喬俏

國家檔案局第10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》是我國目前規范企業檔案工作最具法律效力的文件，貫徹實施10號令是豐富企業檔案資源，優化企業館藏檔案結構和保護企業檔案必不可少的一項工作。科學合理且操作性強的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表是開展企業檔案工作的重要保障。

10號令；歸檔范圍；檔案保管期限表；企業檔案

2013年，國家檔案局頒布了國家檔案局令第10號——《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》。10號令是針對企業文件材料管理的規章制度，它是企業文件材料規范化管理的重要指南，是豐富企業檔案館藏資源和構建科學合理的企業文件材料管理體系的有力保障。其編制方法可以分為兩條主線：一條是以職能為編制主線，另一條是以部門為編制主線。本公司在編制的過程中，結合自身特點，選擇了以部門為編制主線的模式。

一、企業貫徹實施10號令遇到的問題

（一）部門之間的信息壁壘。編制本企業的歸檔文件范圍和檔案保管期限表要求檔案工作人員全面了解每個部門的職責。只有在了解每個部門職責之后才能掌握其可能產生的文件材料并根據其價值判定是否需要歸檔，確定其保管期限。但在日常工作中各部門往往各司其職，部門之間存在一定的信息壁壘，要保證每個部門歸檔的文件材料完整齊全實屬不易。如果對各部門職責和工作內容了解不全面則會對歸檔范圍的界定造成偏差。

（二）知識結構和工作經驗導致意見分歧。在確定文件材料歸檔范圍時，編制人員與各部門對需要歸檔的文件材料在意見上會出現分歧，編制人員由于其知識結構和工作經驗的局限性，僅通過學習研讀10號令和各部門職責文件無法避免在考慮可能產生的文件材料時出現疏漏和偏差，并與各部門檔案相關負責人在文件材料歸檔范圍的意見上出現分歧。在出現意見分歧的時候，編制人員較易發生沒有主見、完全聽取各部門決定的情況，這就會導致編制成果質量較差，編制成果缺乏專業性和可操作性。

（三）職能交叉部門可能出現重復歸檔。由于職能部門的工作時常出現交叉，可能導致重復歸檔的問題，重復歸檔不僅浪費了人力物力，也違背了編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的初衷。例如黨委工作部會產生“有關機關和上級主管部門領導、社會知名人士檢查、視察、調研本企業工作時形成的文件、工作匯報、錄音錄像等文件”，而總經理工作部同樣會收錄這些文件材料，在出現類似情況時，應將這部分文件材料納入哪個部門的歸檔范圍里也給編制工作帶來一定的困難。

二、企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制要點

（一）征得領導的支持與重視。企業的檔案工作是一個企業管理工作的重要部分，是其發展歷程中的記憶和十分重要的文化財富，是其日后以備查考的最為真實重要的憑證，是其日后輔助決策、科研和管理的重要依據。編制企業文件材料和檔案保管期限表不僅需要檔案部門人員的努力，還需要各個部門的配合，所以要積極征得領導的支持和重視，使領導意識到企業文件材料的重要性和歸檔工作的必要性才能加大協調力度，將這項工作穩步推進。

（二）開展對10號令的宣貫和培訓。10號令的學習培訓對象不僅是檔案工作人員，還應包括各部門的兼職檔案員。以部門為主線的編制模式需要各部門兼職檔案員的高度配合，對兼職檔案員進行對10號令的培訓，使其深入學習10號令的精神有助于更好地把握需要歸檔的文件材料。各部門的兼職檔案員對本部門的職能和產生的文件材料更為熟悉，決定了歸檔文件材料質量的高低，但由于兼職檔案員對歸檔文件材料的文件類型把握不夠準確，所以要加強宣貫培訓。

（三）全面了解本企業各部門職責。只有在對各部門的職責和文件材料的形成情況全面掌握的前提下，編制的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表才是科學有效的。首先通過部門職責可以確定其業務類型，從而推斷出各部門可能產生的文件材料，有助于全面考慮，規避錯分或者遺漏的情況。其次，通過對部門職責的深入了解，可以將10號令的各項條目歸入相對應的部門里，但在這個過程中會出現一些職責范圍內產生的文件材料未被10號令覆蓋，針對此類情況，可以采取通過職責分析導出的方式，分析在10號令附表中找不到對應材料的職責文件，可以通過其承擔的任務或者職責進行分析后導出。

（四）引入責罰機制。企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表擬定完成后需要分發至每個部門進行確認，將以此為規定去規范日后的文件材料歸檔工作。但是各部門是否能遵照執行，是否能夠保證歸檔文件的數量和質量，這些都是必須思考的問題。如果不能夠按規定執行，企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表就是一紙空文。所以在擬定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的同時，引入責罰制度是十分有必要的，需要落實歸檔責任部門和責任人，將歸檔工作與績效掛鉤，約束歸檔行為。

[1]蔡盈芳.編制企業文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表(二)[J].中國檔案,2015(4):30-31.

2016年度國家檔案高科技項目（2016-X-04）】