高校數(shù)字檔案館背景下檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建的幾點(diǎn)體會(huì)
——以云南大學(xué)檔案館為例

文/云南大學(xué)檔案館 李國(guó)紅

高校數(shù)字檔案館背景下檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建的幾點(diǎn)體會(huì)
——以云南大學(xué)檔案館為例

文/云南大學(xué)檔案館 李國(guó)紅

本文以云南大學(xué)數(shù)字檔案館建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)為例，從組織落實(shí)、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、確立目標(biāo)、實(shí)施目標(biāo)、完成目標(biāo)等五個(gè)方面，總結(jié)了對(duì)高校檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建的幾點(diǎn)體會(huì)，希望能為高校的同仁提供借鑒。

數(shù)字檔案館；檔案管理信息系統(tǒng)；構(gòu)建；體會(huì)

數(shù)字檔案館是現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于檔案工作中的必然產(chǎn)物，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。“數(shù)字檔案館是指各級(jí)各類檔案館為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。”由定義可知：數(shù)字檔案館的實(shí)質(zhì)就是一個(gè)數(shù)字檔案信息集成管理系統(tǒng)，是一個(gè)由若干子系統(tǒng)集成的龐大信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案館的所有業(yè)務(wù)功能；可以實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)間的集成、數(shù)據(jù)共享和服務(wù)利用。因此，檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建的好壞，是主導(dǎo)數(shù)字檔案館建設(shè)成敗的關(guān)鍵，研究其構(gòu)建具有重要的意義。

云南大學(xué)是云南省唯一一所“211大學(xué)”，至今已有90多年的歷史。云南大學(xué)檔案館始建于1992年，是云南省高校中最早設(shè)立的檔案館。云南大學(xué)檔案館的信息化建設(shè)起步較早，在1998年，就與云南大學(xué)信息研究所合作，以“文檔一體化”理論為依據(jù)，開(kāi)始籌劃和構(gòu)建云南大學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)。隨著學(xué)校電子校務(wù)的全面展開(kāi)，經(jīng)過(guò)測(cè)試和試用的檔案管理信息系統(tǒng)于2004年5月開(kāi)始在全校范圍內(nèi)正式使用。該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了OA系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了歸檔電子文件的全文自動(dòng)歸檔和全校歸檔部門的網(wǎng)上歸檔；實(shí)現(xiàn)了對(duì)存量檔案數(shù)字化的管理及利用網(wǎng)絡(luò)化等功能，標(biāo)志著云南大學(xué)檔案館進(jìn)入了數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)用時(shí)期。經(jīng)過(guò)約二十年的建設(shè)和發(fā)展，云南大學(xué)檔案館在數(shù)字檔案館建設(shè)中積累了一些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，現(xiàn)就高校數(shù)字檔案館建設(shè)中檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建談?wù)勛约旱囊恍┬牡皿w會(huì)，與同仁共勉。

一、組織落實(shí)

檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建是一項(xiàng)多種知識(shí)融合應(yīng)用、多個(gè)部門協(xié)調(diào)合作、系統(tǒng)化、建設(shè)周期長(zhǎng)的系統(tǒng)工程。為了能在科學(xué)設(shè)計(jì)、嚴(yán)密論證的基礎(chǔ)上確定其建設(shè)方案和持續(xù)組織實(shí)施，必須建立有效的組織體系來(lái)對(duì)該工程進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施。即學(xué)校檔案館應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的工作領(lǐng)導(dǎo)部門，以便領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃和組織實(shí)施該項(xiàng)工作。于是云南大學(xué)檔案館設(shè)立了“信息部”，并形成由副館長(zhǎng)負(fù)責(zé)該部工作，全權(quán)領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃、實(shí)施全館數(shù)字檔案館建設(shè)及軟硬件維護(hù)的傳統(tǒng)，對(duì)促進(jìn)館內(nèi)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)起到了積極的作用。

二、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)

觀念和認(rèn)知是行為的先導(dǎo)。在檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)中統(tǒng)一認(rèn)識(shí)可使每個(gè)成員的思路和想法達(dá)成一致，行動(dòng)保持同步，減少歧義，避免爭(zhēng)論和矛盾。為此，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

1.學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)，了解其在信息時(shí)代和檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展中的重要作用和影響，與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，避免對(duì)新觀念、新技術(shù)的排斥。

2.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建的意義和必要性等要有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。數(shù)字檔案信息資源是信息社會(huì)的核心資源和基礎(chǔ)性資源，是國(guó)家數(shù)字信息資源的重要組成部分。因此，做好檔管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建工作，為國(guó)家管好、用好數(shù)字檔案信息資源和實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化具有重要的意義。

3.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建的理論依據(jù)、需求分析、功能設(shè)計(jì)等要有共同的認(rèn)知。如，云南大學(xué)檔案館在構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，就是以“文檔一體化”理論為依據(jù)；以實(shí)現(xiàn)電子文件從產(chǎn)生到歸檔都能在網(wǎng)上完成為目的來(lái)開(kāi)展工作的。既保證了該系統(tǒng)的順利構(gòu)建，也決定了該系統(tǒng)的長(zhǎng)效性。

三、確立目標(biāo)

目標(biāo)是行動(dòng)的方向。為了在檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建中不偏離方向和盲目行動(dòng)，避免重復(fù)建設(shè)，減少建設(shè)中的隨意性和增強(qiáng)檔案工作者的使命感、責(zé)任感，進(jìn)行系統(tǒng)的目標(biāo)規(guī)劃是極為重要的。

1.在認(rèn)識(shí)統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，立足全局，開(kāi)展調(diào)研工作，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，從全校檔案管理工作的實(shí)際需求出發(fā)，規(guī)劃系統(tǒng)的模型，對(duì)系統(tǒng)由哪些子系統(tǒng)構(gòu)成、具有哪些功能、構(gòu)建的方法步驟等問(wèn)題應(yīng)有清楚的認(rèn)識(shí)，并確立系統(tǒng)構(gòu)建的階段性總目標(biāo)。

2.在階段性總目標(biāo)的指引下，立足學(xué)校檔案部門的實(shí)際，分輕重緩急，明確需求，根據(jù)經(jīng)費(fèi)投入的多少，制定系統(tǒng)構(gòu)建的近期目標(biāo)和實(shí)施方案，并保證其具有可操作性、時(shí)限性和一定的靈活性。這可使行動(dòng)落到實(shí)處而不偏離方向，方便及時(shí)進(jìn)行目標(biāo)和方案的調(diào)整，減少突發(fā)事件造成的不利影響。

四、實(shí)施目標(biāo)

檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建目標(biāo)的實(shí)施階段，是系統(tǒng)構(gòu)建的核心階段和完成階段，此時(shí)，應(yīng)做好以下工作：

1.云南大學(xué)檔案館在數(shù)字檔案館建設(shè)之初，提出了“文檔一體化、館藏?cái)?shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化、開(kāi)發(fā)知識(shí)化”的建設(shè)目標(biāo)。但在之后的工作中，只有全校各部門檔案的網(wǎng)絡(luò)歸檔和存量檔案數(shù)字化工作一直堅(jiān)持了下來(lái)。這就是沒(méi)有按照既定目標(biāo)開(kāi)展后續(xù)工作，更沒(méi)有努力為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而積極主動(dòng)創(chuàng)造條件的結(jié)果。從中應(yīng)該吸取的教訓(xùn)是：只定目標(biāo)卻不創(chuàng)造條件實(shí)施，目標(biāo)永遠(yuǎn)不會(huì)實(shí)現(xiàn)；在目標(biāo)的實(shí)施過(guò)程中，可能會(huì)遇到一些困難，但一定要主動(dòng)爭(zhēng)取，創(chuàng)造條件，克服困難，把目標(biāo)落到實(shí)處；必須把檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建作為檔案部門一項(xiàng)基礎(chǔ)性、常規(guī)性的工作來(lái)做，這樣可以保證目標(biāo)實(shí)施的連續(xù)性。

2.檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建方式的選擇，是關(guān)系到系統(tǒng)建成后的順利運(yùn)行、維護(hù)、升級(jí)等工作實(shí)施的重要步驟。目前檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建方式主要有：自主研發(fā)、直接購(gòu)買和檔案部門與軟件開(kāi)發(fā)商聯(lián)合開(kāi)發(fā)三種。自主研發(fā)是指學(xué)校的檔案部門自己或聯(lián)合本校軟件開(kāi)發(fā)部門共同進(jìn)行的開(kāi)發(fā)。這樣開(kāi)發(fā)出來(lái)的系統(tǒng)比較貼近檔案部門的實(shí)際和需求，有問(wèn)題可及時(shí)、方便地解決，前提是需要強(qiáng)大的技術(shù)力量作為后盾。然而，在實(shí)際工作中這是難以實(shí)現(xiàn)的，因?yàn)閷W(xué)校檔案部門的編制有限，單憑自己的力量不可能組建具有強(qiáng)大技術(shù)力量的隊(duì)伍。另外，學(xué)校里的軟件開(kāi)發(fā)部門同時(shí)肩負(fù)著教學(xué)和科研任務(wù)，無(wú)法專心開(kāi)展系統(tǒng)維護(hù)、升級(jí)、功能擴(kuò)展等工作；更有甚者，如果系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的核心人物因調(diào)動(dòng)離開(kāi)學(xué)校，則會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)無(wú)法更新和功能縮減的狀況，嚴(yán)重影響系統(tǒng)構(gòu)建的進(jìn)程。云南大學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)就是因系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的核心人物的調(diào)離，導(dǎo)致了系統(tǒng)無(wú)法更新和功能縮減，系統(tǒng)構(gòu)建過(guò)程出現(xiàn)了反復(fù)和倒退的現(xiàn)象。如果沒(méi)有強(qiáng)大、持續(xù)的技術(shù)力量做后盾，這一方式不建議采納。直接購(gòu)買就是從檔案部門規(guī)模的大小、檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建的目標(biāo)、經(jīng)費(fèi)投入的多少等實(shí)際出發(fā)，選擇技術(shù)成熟、先進(jìn)的，適應(yīng)性強(qiáng)、可靠性高的通用系統(tǒng)。該方式的優(yōu)勢(shì)是系統(tǒng)買回來(lái)就可直接使用，有問(wèn)題可以請(qǐng)供應(yīng)商進(jìn)行處理，比較省事省心，但系統(tǒng)可能會(huì)與檔案部門的實(shí)際需要無(wú)法緊密貼合，運(yùn)用起來(lái)可能不是那么順手。檔案部門與軟件開(kāi)發(fā)商的合作是一種比較好的方式。以該方式構(gòu)建的系統(tǒng)更貼近檔案部門的實(shí)際、更符合檔案部門的需求；并且還可獲得軟件開(kāi)發(fā)商強(qiáng)大的技術(shù)力量的支持，可對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)，以保證檔案管理信息系統(tǒng)的常用常新。該方式需注意的是：在向軟件開(kāi)發(fā)商提需求時(shí)，一定要全面、詳細(xì)。

3.檔案管理信息系統(tǒng)的集成性，決定了系統(tǒng)的構(gòu)建是一個(gè)集不斷運(yùn)用和開(kāi)發(fā)為一體的動(dòng)態(tài)發(fā)展過(guò)程。在此過(guò)程中，會(huì)碰到或發(fā)現(xiàn)很多問(wèn)題，這需要大家共同參與解決并完善。因此，檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建不只是某幾個(gè)檔案工作人員和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員的事，而是所有與之有關(guān)的人員的事。所有與之有關(guān)的人員應(yīng)齊心協(xié)力、積極參與，促成系統(tǒng)構(gòu)建完成。

4.充足的資金和人才保證，是任何領(lǐng)域中現(xiàn)代化建設(shè)都不可或缺的兩個(gè)必要條件，因此，在進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建時(shí)，必須齊備這兩個(gè)條件。

五、完成目標(biāo)

檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，并以先進(jìn)的、不斷發(fā)展的信息技術(shù)作為支撐，因此，系統(tǒng)目標(biāo)的完成只能是子系統(tǒng)構(gòu)建目標(biāo)的完成或階段性總目標(biāo)的完成。這決定了構(gòu)建與運(yùn)用并存是檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建的特征之一。檔案工作者應(yīng)以發(fā)展的觀點(diǎn)、勇于面對(duì)和解決困難的精神，參與到檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建工作中去，作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

【本文為2015年云南省檔案局科學(xué)研究項(xiàng)目《云南省高校數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀研究》（2015-Y-012）的研究成果】

【注釋】

①《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》國(guó)家檔案局2010年6月發(fā)布。