建筑設計單位檔案管理方法及創新

文/河南三泰建筑設計有限公司 范國萍

建筑設計單位檔案管理方法及創新

文/河南三泰建筑設計有限公司 范國萍

隨著社會的發展和經濟的進步，我國的建筑行業也在日益蓬勃發展。其中，設計工作作為建筑行業的基礎性步驟，同時也是工程建設的核心環節，在設計過程中總會涉及大量的圖紙報告、變更資料、計算書等復雜的檔案資料，這些資料最終都會關乎建筑的質量安全。因此，為了保證最后的質量安全，必須建立安全可靠的檔案管理方法并加以創新。

設計單位；檔案管理；方法創新；創新策略

建筑設計單位在經營管理的過程中會涉及大量的圖紙資料等檔案文件，這些檔案是建筑工程設計的真實記錄，也是建筑領域信息傳遞、科學研究的重要依據。在網絡信息化時代的今天，檔案管理作為現代企業管理制度的重要內容之一，面臨著巨大的挑戰。檔案管理工作是否能夠高效合理地進行，直接影響到建筑行業的發展和進步。因此，為了提高檔案信息的利用率、擴大資源的共享范圍，保證建筑設計的進度，必須建立切實可行的檔案管理制度，應用現代化信息管理知識實現檔案的科學管理。

一、建筑設計單位檔案管理的作用

當前時期，建筑設計單位也還在沿用原有的檔案管理制度，該制度有以下幾個方面的作用：

（一）原始記錄的作用。設計單位檔案資料涉及大量的圖紙資料、變更資料、技術資料等，不僅數量巨大、內容豐富、專業多，而且還儲存著巨大的技術信息量。這些資料一般以項目為單位，它記錄了該項目中的各項資料內容，是構成設計檔案的有機組成部分。

（二）形式數字化的作用。設計單位中的檔案資料數量大，內容多，若利用紙質性的保存，工程巨大，管理不方便。而檔案管理的其中一個作用便是實現了檔案的數字化管理，將紙質文檔轉化為數字文檔，便于保存，同時也便于查閱。利用計算機便可以完成資料的檢索、查看和編輯，大大提高了工作效率。

（三）檔案相對保密的作用。設計單位的檔案管理制度有其相應的規章制度，不僅方便了內部人員查閱資料，而且在一定程度上實現了資料的保密性。

二、建筑設計單位檔案管理的現狀

雖然目前設計單位的檔案管理制度有原始記錄、形式數字化、檔案相對保密的作用，但在這日新月異的時代，原始的檔案管理制度還是存在著一定的問題，這些問題主要有以下幾個方面：

（一）檔案管理的工作意識淡薄。雖然每個建筑單位都有其相應的檔案管理制度，但仍然有部分單位的工作人員對檔案管理工作缺乏責任心，工作意識淡薄，在檔案管理過程中沒有按照規定的要求去做，甚至有些人員未經領導允許就去查閱公司內部的私密檔案。這樣做很容易導致公司的資料外泄，致使公司損失慘重。

（二）檔案管理的檢索效率不高。在設計單位的檔案管理制度中，檢索有手工檢索和計算機檢索兩種檢索方式，但是在當前社會中手工檢索所占的比重要比計算機檢索大得多。但是由于一些檔案的分類明顯不合理，且經常會有檔案未歸檔的現象出現，導致在手工檢索過程中，檢索的效率低下，甚至嚴重影響到了檔案的管理質量。盡管很多公司為了提高檢索效率大量編制了很多手工檢索的工具，但是他們忽略了檢索效率不高的根本原因，導致檢索工具多而不精，最終不僅沒有提高檢索效率，甚至還浪費了時間和精力。

（三）檔案管理的材料變更快、應用程度高。在建筑設計單位的工程項目中，經常會存在各類施工、設計、質量上的風險，因此會根據不同的風險作出相應的調整，但這樣在一定程度上就加大了檔案管理的成本。同時，在調整的過程中，因為要參考之前的數據，所以會頻繁查閱資料，然后重新歸檔，這些對于檔案的管理都是一些巨大的挑戰。

（四）檔案管理的管理技術缺乏。目前，我國建筑設計單位的檔案管理制度是將紙質的文檔轉化為數字文檔的一種信息化的管理制度，但正是它的這樣一種性質，導致檔案管理部門獨立于建筑單位其他部門，也在一定程度上被大家所忽視。這就導致了檔案管理部門的資金投入不高，而且工作人員也沒有掌握最新的管理技術，這些因素都阻礙了檔案管理的發展。

（五）檔案資料整理不及時導致歸檔的資料不齊全。一個設計項目完成后，由于項目負責人不及時對該項目有關的資料進行整理，時間久了一些重要的原始資料自然會丟失，在后期利用時，無法彌補，從而導致經濟上的損失。檔案管理工作是否能夠高效合理地進行，直接影響到建筑行業的發展和進步，因此，為了提高檔案信息的利用率、擴大資源的共享范圍，保證建筑設計的進度，必須建立切實可行的檔案管理制度，應用現代化信息管理知識實現檔案的科學管理。

三、檔案管理方法

（一）健全檔案管理制度。制定和完善檔案管理制度。根據《中華人民共和國檔案法》《歸檔文件整理規則》等有關文件規定，建立健全歸檔、保管、保密、鑒定銷毀、統計和利用等檔案規章制度。同時結合本公司工作實際，制定相關門類資料的管理辦法，如文書、圖書、圖紙及電子檔案等，進一步規范各門類檔案資料的整理。完善《檔案人員崗位責任制》《立卷歸檔制度》《檔案保管制度》《檔案利用制度》《檔案查閱須知》等制度。

（二）收集整理各門類檔案資料。1.文書資料的收集整理。及時收集，按年度——問題分類法即將文書檔案先按年度分開，在每個年度內再按問題分類。通常分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類等。按照文書歸檔要求進行整理歸檔。2.技術資料收集整理。自一個項目開始設計、本項目負責人將對該項目所產生的有關資料、圖紙、各專業計算書、審查資料、圖紙會審紀要和其他相關圖紙等進行收集分類、整理歸檔。3.聲像、圖片資料的收集整理。在工作中形成的反映歷史面貌及工作職能的重要會議、重大活動、工作成果包括生產成果、專利申請、工程管理、科研培訓、專家考察來訪等類型的聲像、圖片資料進行收集和規范整理。4.電子文檔資料的收集。每個項目設計結束，本項目負責人將對該項目的各專業的電子文檔收集齊全隨藍圖、各專業計算書等一起整理歸檔。5.實物資料的整理。單位獲得的獎證、獎牌、獎杯、獎品等具有保存價值的實物進行收集，分類整理檔案。

（三）做好檔案信息編研工作。編寫全宗介紹、立卷、說明、組織沿革、大事記、主要業務工作基礎數字匯編，整理專題匯集、發文匯集等參考資料，收集統計檔案工作基本情況，編制案卷目錄、案卷文件目錄等檢查工具。

（四）完善基礎設施，改善檔案保管條件。一是檔案室的位置、防護結構要求進行檢查維護。二是購置安裝、標準擺放檔案密集架，合理安排檔案庫房、閱檔室（榮譽室）和檔案人員辦公室，做到“三分開”；配齊檔案柜、防磁柜、空調、抽濕機、裝訂機、刻錄機、電腦、吸塵器、溫濕度計、防光窗簾等設備設施，達到防塵、防光、防鼠、防蟲等八防要求。三是將檔案管理的相關制度上墻，整理好的各門類檔案上架入庫保管。

四、建筑設計單位的檔案管理的創新策略

隨著科技的發展，建筑設計單位的工作量在不斷加大，這時傳統的檔案管理方法就暴露出了它的弊端，因此，必須要對檔案管理的管理方法進行創新，讓其更加符合現代社會的信息化、服務化的要求。

（一）建立完善的檔案管理體制。首先，要深刻了解檔案管理的工作體制，對其工作任務進行科學分解，讓每一個人都能清楚地了解自己的任務，對檔案進行嚴格的分類、保管、定期檢查、修正。建立相應的獎懲制度，大家互相監督，有違反制度者要受到嚴厲的懲罰，以此來讓每個工作人員增強工作意識，提高工作效率。

（二）創新檔案管理的技術。建筑設計單位檔案庫的信息資源過于龐大，為了方便管理，應當創新檔案管理的技術，實現檔案管理的信息化、自動化。應用現代化信息技術，對檔案文獻資料進行系統化、規范化，建立檔案管理網絡平臺，用電子設備來進行數字化的管理。

（三）增強檔案管理人員的素養。盡管管理體制在不斷地向現代化、數字化方向發展，但是人員仍然是檔案管理系統的核心，對于人員的工作素養及其對檔案管理的知識技能必須進行相應的培訓。讓其在培訓中學習檔案管理的技術，提高能力，增強素養，提高工作效率。

五、小結

管理觀念的進步、管理方式的創新是檔案管理的靈魂，同時也是時代的要求。只有了解檔案管理的管理制度，利用現代化信息技術進行管理觀念和管理方式的創新，才能做到與時俱進。建筑行業在不斷地發展中，設計單位作為建筑行業中重要的一個環節，只有不斷創新，不斷提高，才能使建筑行業走得更遠。而其中設計單位的檔案管理是各種珍貴資源文件得以妥善保存的重要途徑，對于該管理制度的現狀，我們必須要清楚，同時在實行的過程中不斷發現新問題，及時提出解決方案，不斷摸索創新的管理方法，推動檔案管理的發展，進而推動建筑行業的發展。

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