辦公自動化環境下醫院檔案管理要點研究論述

文/山東省濟寧市皮膚病防治院 房寧

辦公自動化環境下醫院檔案管理要點研究論述

文/山東省濟寧市皮膚病防治院 房寧

在社會辦公自動化水平的不斷提高下，醫院檔案管理也開始朝著技術化、信息化、現代化的方向發展。文章在闡述辦公自動化內涵、特點的基礎上，結合現階段醫院檔案管理存在的問題，就如何在辦公自動化環境下開展醫院檔案管理進行分析。

辦公自動化；醫院檔案；管理；改善策略

醫院檔案記錄了醫院發展的全過程，存儲了醫院發展過程中的大量醫療科研成果，為醫院管理發展提供了重要的信息支持，深刻影響著醫院日常運營管理。在醫療衛生改革的現代科技技術的快速發展下，醫院檔案管理開始朝著自動化、系統化、現代化的方向發展，逐步實現了醫院檔案自動化辦公管理。醫院檔案自動化辦公管理對醫院傳統檔案管理帶來了新的沖擊和挑戰，為了能夠進一步發揮出辦公自動化對醫院檔案管理的重要作用，文章對辦公自動化環境下醫院檔案管理要點問題展開探究。

一、辦公自動化環境下醫院檔案管理的內涵和特點

（一）內涵。醫院檔案信息辦公自動化是指應用計算機信息技術來進行辦公室管理工作，從而提高辦公室數據信息接收、傳遞和存儲的效率。辦公自動化改變了原有的手工操作管理方式，提高了管理的工作效率。

（二）特點。第一，工作時效高。醫院檔案按照功能具體可以分成科研、人事、病歷、設備、會計等多種內容。醫院的正常運行管理需要醫療、教學、財務管理、基礎設施建設等環節的密切配合。辦公自動化環境下的醫院檔案管理能夠加強醫院各部門之間的溝通合作，突破傳統手工檔案管理的局限。第二，對醫院檔案管理人員提出了更高的要求。辦公自動化環境下的醫院檔案管理是計算機網絡技術為基礎，具備多樣化的檔案存儲形式，由此在實際工作操作中對工作人員的素質、技能等提出了新的要求。第三，醫院檔案管理出現了新的標準。辦公自動化實現了醫院檔案標準化管理。第四，醫院檔案管理存儲實現了多樣化發展。在辦公自動化環境下，醫院檔案存儲管理從原有的單一紙質形式轉變為文本、圖像、聲音等多種形式。第五，促進了醫院檔案信息資源的共享。醫院傳統檔案管理注重各個科室的分散管理，無法保障檔案的完整和高效利用。辦公自動化環境下的醫院檔案管理能夠加強對各部門、各科室之間的工作協調，在最大限度上實現對各種資源的有效利用。

二、辦公自動化環境下醫院檔案管理存在的問題

（一）缺乏完善的醫院檔案管理制度。現階段，醫院檔案辦公自動化管理處于初級階段，在管理操作的過程缺乏必要的軟硬件設施來保證信息的完整，甚至還會使得患者的個人信息被泄露，嚴重影響了患者的個人生活。醫院檔案管理雖然得到了政府部門的支持，但是在實際操作中并沒有發揮出資金支持的重要效用，沒有打造出高效、統一的醫院檔案管理平臺。

（二）醫院檔案人員綜合能力不高。辦公自動化環境下的醫院檔案管理采取多種存儲形式來管理文件，對醫院檔案文件的管理方法、管理原則、管理技術和傳統檔案管理存在區別，由此對醫院檔案管理人員的素質提高了更高的要求。但是現階段一些醫院檔案管理人員素質不高，缺乏醫院檔案管理的必要知識技能，學歷水平較低。在電子信息技術的快速發展下，這些醫院檔案管理人員不懂得應用電子信息技術提升醫院檔案管理效率。

（三）醫院檔案管理缺乏統一的標準。辦公自動化環境下的醫院檔案管理得到了先進設備的支持，一方面提高了醫院檔案管理效率，另一方面也使得醫院檔案管理滋生出新的問題。辦公自動化環境下的醫院檔案管理一般只會保留最后的檔案文件，而之前的原始文件會消失。同時，醫院檔案辦公自動化管理還缺乏統一的標準和規范，導致醫院檔案自動化管理操作形式混亂，不利于進一步提高醫院檔案管理效率。

（四）醫院檔案管理缺乏完善的辦公自動化系統。第一，醫院檔案辦公自動化管理的總體水平較低，在實際操作中仍然存在手工操作管理的問題，不利于提高醫院檔案管理效率。第二，醫院檔案管理隊伍素質不高，在實踐中缺乏對自動化系統的應用經驗。第三，醫院檔案自動化管理系統的開發利用不完全，一些產品的質量有待提高。

三、完善醫院檔案自動化管理的策略

（一）建立健全醫院檔案自動化管理制度。在醫院檔案系統文件和檔案管理被分離之后，在實際操作中，二者會出現越權的問題，為了避免這種問題的出現，需要醫院加快制定一套完整化的醫院檔案自動化管理制度和標準，實現對醫院檔案自動化管理工作操作的規范。同時，醫院檔案自動化管理中涉及的各個文件需要采取統一的格式進行管理，保證不同接口文件信息的順利歸檔。

（二）打造專業的醫院檔案管理隊伍。人員是醫院檔案自動化管理的重要因素，因此，為了提高醫院檔案信息自動化管理效率需要加快打造高素質的醫院檔案管理隊伍。醫院需要緊跟時代發展需要定期對員工開展全面的培訓，更新醫院檔案自動化管理工作人員的知識儲備。另外，在醫院檔案自動化管理過程中，需要對員工實施激勵獎懲機制，將醫院員工的職稱評定和其業績進行掛鉤，從而進一步激發醫院員工的工作積極性。

（三）制定科學合理的醫院檔案管理標準。醫院檔案管理的主要業務流程是檔案信息的收集、整理、編排、鑒定和利用。為了保證各項業務流程的有效連接，需要醫院檔案管理人員結合實際確定自動化環境下的醫院檔案管理標準，為醫院檔案管理各部門工作指明方向，在檔案信息的選擇、鑒別、歸檔過程中要嚴格把關，從而保證醫院檔案自動化管理的效率和質量。

（四）構建醫院檔案自動化管理子系統。在辦公自動化管理系統平臺技術上需要進一步打造醫院檔案管理子系統，通過醫院檔案管理子系統來將電子公文運轉和電子檔案管理工作有效結合，為醫院檔案自動化管理機制的歸檔管理和完整，公文的形成提供重要的技術支持。

（五）加強醫院檔案自動化管理的網絡安全建設。為了保證醫院檔案自動化管理的安全，需要加強對構成醫院檔案自動化管理系統設施、軟件、硬件的管理，從而保證醫院檔案自動化管理各網絡系統應用不受損害，促進醫院檔案自動化管理系統的穩定運行。在醫院檔案自動化管理過程中還需要加強對數據加密技術、攻擊檢測技術、數據恢復技術的綜合應用，保證患者個人信息的安全，維護醫院和患者雙方各自的利益。另外，在實現醫院檔案自動化信息管理的同時，還需要加強對檔案信息安全的保護，對自動化環境下醫院檔案管理應用操作作出明確的規定，并借助計算機技術進一步提升醫院檔案自動化管理的實用性和科學性。

四、結束語

綜上所述，自動化環境下的醫院檔案管理是一項系統化、科學化、整體化的工作，但是現階段的醫院檔案管理多少存在管理意識淡薄、管理缺少專業性、管理人員素質不高、管理手段技術落后等問題，這些問題的存在制約了醫院檔案自動化管理效率，不利于實現醫院檔案信息管理的長遠、可持續發展。在新的歷史環境下，為了進一步提高醫院檔案自動化管理效率，需要相關人員加快建立完善的醫院檔案自動化管理制度，制定科學合理的醫院檔案管理標準，打造專業的醫院檔案管理隊伍，完善醫院檔案信息自動化管理子系統，加強對醫院檔案自動化管理信息的監管，通過一系列工作的完善在最大限度上提高醫院檔案自動化管理效率，促進醫院檔案管理的長遠、可持續發展。

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