電子文件歸檔與電子檔案管理

文/中交第四航務工程局有限公司 王宇

電子文件歸檔與電子檔案管理

文/中交第四航務工程局有限公司 王宇

電子文件的歸檔是賦予有保存價值的電子文件以檔案身份的過程。其標志性動作是將具有檔案價值的電子文件由形成文件的業務系統向電子文件管理系統移交，電子文件管理責任也隨之由文件生成部門向檔案部門正式轉移。電子文件在出現問題導致風險和損失之后才被認識管理的重要性。同時對電子文件的管理提出了新的挑戰。電子文件信息的非人工識讀性、系統依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、易變性、不固定性等給電子文件管理帶來了前所未有的難度。檔案管理進入了一個嶄新的發展階段——電子文件管理。

電子文件；歸檔；檔案；管理

信息技術的廣泛應用使各類電子文件日益增多，作為證據使用的電子文件已成為企業各項活動的記錄和信息資產的重要來源。各企業已將電子文件歸檔與電子檔案管理納入企業信息化建設規劃，并指定措施和規范。確保檔案信息資源的安全，推動信息化持續發展。各企業對電子文件的收集、積累、歸檔和電子檔案管理實行全程，集中與規范管理，確保電子檔案真實、可靠、完整和可用。

電子文件的歸檔是賦予有保存價值的電子文件以檔案身份的過程。其標志性動作是將具有檔案價值的電子文件由形成文件的業務系統向電子文件管理系統移交，電子文件管理責任也隨之由文件生成部門向檔案部門的正式轉移。

電子文件歸檔的主要對象，是經過鑒定需要保存的電子文件。此外，還應從幾個方面考慮收集相關材料：1.電子文件具有軟硬件依賴性，對于采用專有格式的電子文件，可歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔資料，檔案部門已有的無須重復歸檔。2.描述電子文件內容、結構和背景的元數據都必須隨電子文件一起歸檔。另外，電子文件形成階段的管理活動也可能形成一些記錄材料，如更改單、登記表、使用權限登記表等，有些可能記錄在紙上，也應予以歸檔。歸檔之后應保持元數據。管理信息與文件的聯系。3.在同一活動中，除了電子文件外，有時還會生產紙質文件、光盤等其他形式的重要文件，如上級機關的來文、外購設備文件等。為保持這些文件之間的歷史聯系，確保同一活動中形成的檔案信息完整無缺，需要將之同歸。也可將這些文件作數字化處理，作為電子文件歸檔和保存。4.具有永久保存價值的文本或圖形形式是電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。雖然《中華人民共和國數字簽名法》已經承認了部分電子文件的原件資格，不過大多機構為慎重起見，仍堅持電子文件及其硬拷貝一起歸檔，雙套保存，這就是雙套制。5.為明確責任，電子文件的移交雙方應確認歸檔電子文件的數目、技術情況以及相關材料是否齊全，并在確認移交清單上簽字蓋章，保存備查。

電子文件的真實性管理貫穿了電子文件生命周期的全過程，每一階段的管理狀況都會對電子文件的真實性產生影響。電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責，移交后由檔案部門負責。

電子文件在出現問題導致出現風險和損失之后才認識到管理的重要性。同時對電子文件的管理提出了新的挑戰。電子文件信息的非人工識讀性、系統依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、易變性、不固定性等給電子文件管理帶來了前所未有的難度。檔案管理進入了一個嶄新的發展階段——電子文件管理。

電子檔案的管理是從檔案計算機輔助管理系統發展而來。電子文件的管理必須是建立在科學、標準的基礎之上。管理上，指定詳細的系統操作規程，對電子文件從形成、處理到利用的全過程進行控制。

長期保管是檔案管理的一個重要和主要任務，真實性問題給電子文件的長期保管提出了一個新的要求，長期保管不單只是電子文檔載體單位安全儲存，而是包括了對電子文檔內容真實性的維護。

真實電子文件的長期保管要求包括：完整性、可讀、可檢索。檔案部門在電子文件接收伊始，履行嚴格的交接手續，接收的文件必須由移交人簽名，以確保移交電子文件的真實性。文件進入檔案部門之后，則要進行著錄，保證電子文件可以被檢索到。定期檢查電子文件的可讀性狀態，必要時進行載體的轉移和格式的更新，從而保證電子文件的長期可用性，這是實現電子文件真實性、發揮憑證價值的前提條件之一。遷移方法的選擇要符合電子文件的具體情況，遷移過程也要有相應的記錄。嚴格的操作程序無疑加強了電子文件作為憑證的說服力。

檔案是企業不可缺少的信息資源和重要資產，檔案工作是企業極具專業性的基礎性管理工作，加強企業檔案工作，對于強化企業內部管控水平，有效防范經營風險，確保信息資源和資產安全，提升可持續發展力，具有重要意義。

[1]張寧.電子文件的真實性管理[M].遼寧人民出版社,2009(5).

[2]趙豪邁.數字檔案長期保存研究[M].西安陜西師范大學出版總社公司,2015(3).