淺談計算機技術在檔案管理應用中的必要性

文/湖北國土資源職業(yè)學院 許冬凌

淺談計算機技術在檔案管理應用中的必要性

文/湖北國土資源職業(yè)學院 許冬凌

計算機的應用和發(fā)展，使得社會越來越朝向智能化自動化方向發(fā)展，而在現(xiàn)代檔案管理的過程當中，計算機系統(tǒng)是最為先進的管理技術之一。其最大的特點在于，對于數(shù)據(jù)的表現(xiàn)快捷，錄入準確。有效地提高了檔案管理的工作和質(zhì)量，可以將信息保留很長的時間，方便日后的查詢和管理，計算機技術在檔案管理的領域當中，將會成為必然的發(fā)展趨勢。

計算機；檔案管理；應用

這幾年來，計算機技術在各個領域當中廣泛應用，方便了人們的生活，提高了工作效率，在檔案管理的工作過程當中，計算機信息技術起到了非常重要的作用，成為當前知識經(jīng)濟時代最為重要的管理工具之一，通過計算機技術對檔案信息進行管理，可以做到快速解鎖，查找方便，可靠性高，保密性較好，保存時間較長，成本較低等一系列優(yōu)勢，所以計算機信息技術在檔案管理的領域當中，將會成為必要的發(fā)展趨勢。

一、計算機技術在檔案管理中的優(yōu)越性

綜合當前時代的發(fā)展現(xiàn)狀來看，電子檔案逐步替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，隨時代的發(fā)展數(shù)量也在呈現(xiàn)遞增趨勢。那么怎樣利用好計算機對電子檔案進行管理，就成了當前關注的焦點所在。就檔案本身來說有分散、凌亂、質(zhì)雜、量大、孤本等特點，面對這樣的問題，檔案管理就必須要做到集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、廣泛，也就是說與檔案的基本特點形成嚴重的矛盾，為了解決這一問題，計算機技術的使用就能夠使其更為規(guī)范、標準。相對于傳統(tǒng)的檔案管理方式來說，計算機技術管理存在非常多的優(yōu)勢：第一，有利于檔案的補漏增缺，而且檔案的管理方式也極為簡便準確，從一定程度上減少了工作人員的工作強度。第二，計算機技術的使用能夠有利于保障文件的原始面貌。第三，使用計算機對檔案管理，經(jīng)手的人比較少，所以有利于檔案資料的保密，極大程度上提高了文檔管理的工作質(zhì)量，就目前而言，計算機技術的使用，是現(xiàn)代檔案管理中最為先進的技術之一。

二、計算機技術在檔案管理中的必要性

進入知識經(jīng)濟時代，高科技逐漸融入人們的生活和工作，在這種情況之下，我們每天的工作都會產(chǎn)生一定的任務量，這些都需要歸到處理，因此會出現(xiàn)非常多的電子檔案，要想讓這些電子檔案在日后的工作過程中能夠方便查找和使用，就必須應用計算機技術，建立好電子檔案庫。那么怎樣實施檔案管理，就成了檔案中心發(fā)展的趨勢。為了適應當前的潮流，目前人們已經(jīng)實現(xiàn)了無紙化辦公的發(fā)展要求，從一定程度上縮短了二次文獻信息的加工時間，有力地提高了檔案信息的時效性。同時，建立電子檔案信息，可以做到一次投入，多次產(chǎn)出，同時也能夠改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面，檔案信息電子化，也能夠使檔案信息速率的與最新技術接軌，促進生產(chǎn)的發(fā)展，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有著極大的優(yōu)勢，紙質(zhì)檔案不僅需要大量的人力物力，同時還會浪費大量的紙張，從經(jīng)濟角度和環(huán)保角度來說，都是極大的浪費，而在保存的過程當中，紙質(zhì)檔案容易受到損壞，為日后工作帶來極大的不便，而電子檔案的出現(xiàn)，就從一定程度上彌補了這些缺陷。

從經(jīng)濟發(fā)展的角度考慮出發(fā)，在檔案管理工作的過程當中，實行計算機網(wǎng)絡技術是非常有必要的，也是具有非常高的可行性，管理者通過建立計算機系統(tǒng)，將大量的檔案信息錄入到系統(tǒng)當中，轉(zhuǎn)變成電子文件，這樣管理者只需要對電子文件進行歸檔管理，從一定程度上來說，減輕了工作量，也能夠?qū)崿F(xiàn)自動化和現(xiàn)代化的要求。使用電子檔案信息能夠保存大量的歷史資料，這些歷史資料對于一些人來說是非常重要的。同樣，使用電子信息技術，能夠使檔案管理更加科學、有序、高效。在這種情況之下，利用信息技術構建新型檔案管理信息系統(tǒng)，可以全面實現(xiàn)檔案管理的信息化。在經(jīng)濟發(fā)展的過程當中，能夠快速查找資料，而且一些積極信息是相對公開的，作出經(jīng)濟發(fā)展的趨勢圖，企業(yè)生產(chǎn)的銷量圖，方便日后的經(jīng)濟發(fā)展。

信息技術的進步促使我國檔案管理工作從手工管理時代，轉(zhuǎn)移到計算機為核心的數(shù)字化管理時代，而電子計算機的優(yōu)勢在于能夠?qū)崿F(xiàn)智能化和網(wǎng)絡化，這樣從一定程度上來說，可以降低檔案管理的人力物力財力的投入，同時計算機技術的使用方便，檔案的快速查閱，也有利于人們對于檔案資源的利用程度。在這種情況之下，計算機在歸檔文件整理工作中得到了廣泛的應用。盡管如此，我國檔案管理在信息化方面的發(fā)展和應用還與發(fā)達國家存在一些差距，這也是我國利用電子信息技術發(fā)展檔案管理的原因之一，為此要從多方面推進檔案計算機管理，不斷更新管理者的思想觀念，不僅要適應社會潮流的發(fā)展，同時還要縮短與發(fā)達國家的距離。各公司和企業(yè)還要加大對文書檔案計算機管理的投入，加強檔案管理隊伍的建設，不斷提高計算機的管理水平，使檔案管理更加有質(zhì)有量。

三、結束語

在知識經(jīng)濟時代，計算機作為高科技產(chǎn)品，被廣泛應用于各界，而且在經(jīng)濟活動和社會活動中起到巨大的作用。對于檔案管理工作來說，計算機技術的應用是未來的發(fā)展趨勢，因此檔案管理必須要緊跟計算機技術的發(fā)展潮流，不斷應用新技術，利用好計算機軟盤、磁盤、光盤到化學磁性材料作為載體，保存重要的資料文檔。同時各單位和企業(yè)還要加強對電子檔案管理的投入力度，更新觀念，緊跟發(fā)達國家的腳步，為社會發(fā)展提供更為優(yōu)質(zhì)的保障和服務。

[1]任艷菊.淺談計算機技術在檔案管理應用中的必要性[J].沿海企業(yè)與科技,2005(09):166-167.

[2]謝俊芝.淺談計算機技術在檔案管理應用中的必要性[J].計算機光盤軟件與應用,2014(1703):147-148.