探析檔案信息化建設與檔案管理

文/廣東電網有限責任公司云浮云安供電局 張冰蘭

探析檔案信息化建設與檔案管理

文/廣東電網有限責任公司云浮云安供電局 張冰蘭

檔案信息化建設主要指的是在對檔案進行管理的過程中使用信息網絡技術，在對檔案進行管理的過程中，使用現代科學技術對檔案資料進行收集、歸檔、整理。檔案管理信息主要是從過去實體化管理方式轉換成依靠現代技術對檔案進行管理，在具體操作的過程中主要是以實體化檔案管理方式為主。檔案信息化管理方式的應用，主要集中表現在對檔案進行信息化、科學化、網絡化的管理。本文主要結合作者多年的工作經驗，分析了檔案信息化建設的必要性，探討了檔案管理信息化建設的措施。

檔案管理；信息化建設；策略

檔案信息化管理主要指在以使用紙張對檔案進行記錄的基礎上，在不改變檔案原有信息的情況下，將檔案資料的信息以及保存方式進行信息化的改變，使檔案管理更加信息化。在企業管理的過程中，需要做到檔案信息資源共享，使企業內部的人力資源以及領導管理人員能夠以最快的速度找到人才檔案等其他信息。

一、檔案信息化建設的必要性

隨著我國現代信息化技術以及網絡技術的發展，各行各業都加強了對信息化技術的應用，在現階段信息化社會發展的過程中，檔案管理工作也必須要順應時代的發展，堅持做好檔案信息化管理的建設，有效地促進檔案管理工作的效率。一方面，在對檔案進行信息化建設的過程中，必須使用電子文件科學化管理。近幾年，隨著計算機技術的快速發展，在工作的過程中很多地方都使用了計算機技術對文件進行處理。在對檔案進行管理的過程中如何使用先進的技術對電子文件進行處理，有效地促進檔案信息化管理，是促進檔案管理工作順利進行的基本保證，這也是檔案管理工作人員必須要加強注意的問題。另外一方面，檔案信息化建設主要是對知識資產進行客觀化的管理。知識資產是檔案管理過程中非常重要的內容，知識資產管理在后續檔案管理工作的發展中起到了非常重要的作用。檔案管理人員需要加強對知識資產管理的重視，因為檔案管理是知識資源管理的內容。因為加強檔案管理可以有效地促進知識資產管理，為此，必須加強對檔案管理信息化的建設。

二、檔案管理中檔案信息化建設的措施

（一）創新觀念，促進檔案管理的信息化發展。現如今，各地方政府的主要任務就是不斷創新檔案管理觀念。電子政務的相關內容都在國家相關部門制定的政策和計劃當中。在檔案管理信息化建設時，不可避免地存在各式各樣的問題，想要更好地對這些問題予以解決，就需要不斷創新。例如，檔案管理系統自身具備自動備份的功能，不過現階段很多檔案管理部門還未建立自動備份系統，所以數據的安全性得不到保障。與此同時，在信息化發展過程中也存在很多問題，當前我國政府機構中還未有專門的部門對此進行管理，這種情況下，就對政府部門提出要求，要不斷對其職能進行創新。

（二）提高檔案管理人員的專業水平和能力。在對檔案進行管理的過程當中，工作人員始終是占第一位的，管理人員的綜合素質對檔案管理工作的質量有非常重要的影響。工作人員需要改變原有的管理理念，在管理的過程當中具有一定的創新精神，積極掌握新型的管理技術，在管理的過程當中能夠因地制宜創新檔案管理的方式。此外還需要加強對檔案管理人員技能的培訓，在進行檔案管理的過程當中，借鑒先進的檔案管理經驗，檔案管理工作人員還需要同企業單位人員進行交流，認真總結工作當中出現的問題，有效地提升檔案管理工作水平，使檔案管理工作更加科學化。

（三）搭建網絡信息數字平臺。在進行檔案管理的過程中，必須建立全面的數字化平臺，這樣就可以為檔案信息化建設創造出更好的網絡氛圍。為了能制造更好的檔案信息化系統，在進行平臺建設的過程中需要從實際情況出發，有目的、有規劃地建設數字化平臺以及檔案管理信息軟件平臺。在平臺信息化建設的過程中，還需要建立完善的檔案資源管理數據庫，在進行檔案管理的過程中需要依靠一個綜合化的檔案管理信息系統，這樣就可以更好地進行收集、歸檔、整理。同時，在對檔案進行信息系統建設的過程中，還可以建立檔案信息查詢的相關鏈接，有效地保證檔案信息管理與其他的信息能夠更好地區分出來，并且可以進行無縫連接。

三、結束語

綜上所述，檔案信息化建設是一項時間比較長、專業性強的工程。隨著現代科學技術的快速發展，信息技術的發展與應用給檔案管理工作提供了更好的發展空間，有效地促進檔案管理工作的進行，讓檔案管理工作能夠更好地利用信息技術，有效地促進檔案管理工作的發展。

[1]姚保華.加快企業檔案管理信息化建設的方法分析[J].企業改革與管理,2017(04):15+34.

[2]王曉帆,劉惠,田新贊.新形勢下檔案管理信息化建設的創新思路探析[J].辦公室業務,2016(24):79.

[3]陳志文,方鳳英.淺談檔案信息化管理面臨的問題及對策[J].經營管理者,2016(12):26-29.