檔案信息化建設與檔案管理的幾點思路

文/哈爾濱航運學校 王憲敏

檔案信息化建設與檔案管理的幾點思路

文/哈爾濱航運學校 王憲敏

本文首先概述了信息化建設的基本內容，隨后結合實際工作經驗，就如何依托信息化建設提升檔案管理工作質量提出了幾點建議。

檔案管理；信息化建設；基本內容；措施

一、檔案信息化建設的基本內容

（一）基礎設施的信息化建設。檔案信息化管理的實現，離不開信息化基礎設施的支持。因此，檔案管理部門應當采購一批網絡硬件和軟件設施，用于構建信息化框架。硬件方面的信息設備主要包括計算機、交換機等，主要功能是為了實現對檔案資料的分類整理和查詢檢索等。軟件方面的信息化建設主要是構建局域網和連接互聯網。局域網的作用在于實現檔案管理部門內部的信息共享，消除信息壁壘，有利于提高檔案管理的效率。

（二）管理系統的信息化建設。信息化管理模式下，整個管理系統采用的是扁平化管理方式。這種管理方式的優點在于可以實現對檔案信息資料的快速和便捷處理，并且可以通過信息反饋，使得管理人員能夠及時掌握檔案資料的利用情況，進而采取針對性的管理措施。作為檔案信息化建設中的核心組成部分，管理系統的建設尤其關鍵。一般來說，管理系統除了能夠對外發出指令，還要能夠及時接受反饋信號，便于管理人員對檔案管理工作的開展有一個基本的了解。

（三）安全體系的信息化建設。檔案信息化管理與傳統的人工式管理相比，不僅管理效率有了大幅度提升，而且檔案資料的安全性也得到了保證，例如管理人員可以設置登錄密碼，在搜索和下載數字化檔案資料時，必須有相應的登陸口令才能獲取訪問權限，從而有效避免了無關人員非法訪問或是惡意竊取檔案資料的問題。另外，隨著檔案信息化建設工作的不斷開展，也要求安全體系進行相應的升級，提升對信息檔案的安全保護能力。

（四）人才隊伍的信息化建設。雖然在引進信息化管理系統后，大量的管理工作都可以交由計算機設備完成，但是檔案管理人員的重要性仍然不可忽視。因此，在檔案信息化建設過程中，還必須要重視檔案管理人才隊伍的信息化培訓。例如，許多檔案管理部門近年來為了適應工作需要，都引進了信息化管理系統。通過對檔案管理人員的技術培訓，使其能夠掌握這些信息化設備的操作技術，進而保證了信息化管理工作的高效率開展。

二、信息化背景下加強檔案管理工作的措施

（一）加快實現數字檔案資源的共享。資源共享是信息化建設最突出的特點之一，依托于互聯網的信息化建設，可以打破傳統檔案管理模式下資金利用效率不高的弊端，為滿足更多人的檔案查詢和借閱需求提供了保障。為此，在當前的新形勢下，應當將工作的重點放在推進檔案數字化和資源共享兩個方面。首先，要逐步推進檔案數字化建設進程。應遵循科學合理的原則編制相應的工作計劃，并強化監督檢查，確保檔案數字化工作順利進行。同時，應在滿足用戶使用需求的基礎上，構建起完整的檔案數字化目錄，并加大人、財、物等方面的投入力度，進而形成各部門協同努力的良好工作格局。其次，要逐步推進檔案信息資源共享?？筛鶕易钚鲁雠_的相關標準，構建起統一的檔案信息管理系統，并促使該系統與辦公應用系統間有機融合，這樣能實現信息生成、整理與歸檔全過程的網上操作。

（二）建立健全資金和技術支撐體系。檔案信息化建設需要技術和資金的雙重支持，管理人員只有確保資金和技術到位，才能維持信息化建設工作保質保量地開展，進而為檔案管理工作帶來便利。資金方面的花費主要包括兩方面：其一是在前期建設階段，由于信息化建設需要采購大量的硬件和軟件設備，加上信息系統的安裝調試等，都需要花費較多的資金。尤其是在一些大型的、綜合性的檔案管理部門，前期建設資金的成本較高。其二是后期維護階段，信息化系統的運行過程中需要不斷進行維護，以確保檔案信息管理系統的正常運行。另外，部分硬件、軟件設備在使用一定年限后，也需要及時更換，從而帶來額外的成本花費。技術方面所涉及的內容則相對復雜，除了信息系統的安裝與調試技術外，還包括信息化管理系統使用過程中的安全維護技術和資源共享技術等。

（三）不斷創新檔案信息服務手段。服務性是檔案的根本屬性之一，檔案資料往往具有潛在的利用價值，借助于信息化管理手段，可以更加深入地挖掘這些潛在價值，進而保證檔案資料服務功能的發揮。依托信息化建設，可以為檔案管理工作的開展和服務手段的創新提供必要的支持。根據我國現行的《檔案法》《保密法》以及政府信息公開條例的要求，合理設定檔案的公開級別，并建立檔案信息資源網上公開評估體系，對明確公開的信息，應由主管部門負責將信息以固定格式發布到指定網站上。各級檔案部門可以采取鏈接的方式對相關資源進行有效整合，并逐步完善檔案信息資源網，以此來實現一站式的檔案信息網上查閱。

三、結語

檔案管理的信息化建設已經成為檔案工作發展的必然要求，同時也是不斷提高檔案服務效率的客觀需要。作為檔案管理人員，應當認識到新形勢下檔案信息化建設的必然性和重要性，一方面要投入一定資金，引進信息化管理系統，為檔案的信息化管理提供條件支持。另一方面也要加強自我專業技術水平，能夠對新型的信息化設備進行熟練操作。通過雙管齊下，可以確保檔案管理工作向信息化和數字化方向發展，更好地發揮檔案資料的利用價值。

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