檔案信息化建設過程中的主要問題及對策

文/廣東電網有限責任公司云浮羅定供電局 譚彥

檔案信息化建設過程中的主要問題及對策

文/廣東電網有限責任公司云浮羅定供電局 譚彥

現階段，社會各個領域都得到了快速發展，這主要依托于科學技術以及信息技術的發展。而檔案作為對時間的一種記錄形式，是記錄歷史的重要手段之一，檔案對于一個國家而言，不管是國家管理還是企業組織都具有非常重要的作用。在檔案管理中應用信息技術，做好信息化建設是當前檔案管理的重要工作內容。本文將對檔案信息化建設過程中存在的問題以及相關對策進行研究分析。

檔案；信息化建設；問題及對策

隨著社會的不斷發展和進步，信息技術也在這個過程中有了更好的發展機遇，而檔案管理也步入了新的征程。在這樣的背景下，本文從檔案信息化建設過程中存在的問題出發進行研究分析，提出幾點針對性意見，希望對促進檔案信息化建設有所幫助。

一、檔案信息化建設過程中的主要問題

（一）檔案管理制度不夠完善。站在我國國情的角度，很多企業在進行檔案管理時，檔案信息化建設過程中存在缺陷，很多企業沒有意識到檔案信息化建設的重要性，因此，存在的一些問題也沒有得到改善。所以，現如今企業在進行檔案管理信息化建設時面臨的一個重要問題就是檔案管理制度問題。因此，必須做好檔案管理工作，切實提高檔案的有效性以及實現其功能作用，輔助企業良好地發展和進步。與此同時，由于企業每個部門之間都與檔案部門有所關聯，完善檔案管理制度對企業其他部門的管理工作以及制度的完善起到引導作用。

（二）欠缺資金。對于企業檔案管理工作而言，信息化建設工作離不開資金支持。與很多其他工作相比，檔案管理工作受企業重視程度不夠，所以，企業對檔案管理所投入的精力相對較少，導致這種情況的原因是檔案管理工作本身的影響。此外，若是相關工作人員缺乏前瞻創新意識，不積極爭取領導支持安排資金，沒有足夠的資金用于檔案管理的信息化建設，導致檔案管理信息化建設工作不能有效推進。

（三）檔案信息化建設專業人才較缺乏。檔案信息化管理工作，離不開人員的支持。由于人員是檔案信息化建設的主體，起著主導作用，因此相關管理人員必須具備檔案專業的知識以及信息技術知識，還需要具備計算機實踐操作能力。但是，現階段檔案管理的專業人員比較缺乏，很多都是非專科人員，有些檔案管理人員只是在簡單培訓后就上崗工作，對于相關操作流程缺乏了解。而且，很多管理人員為文科生，對于計算機技術以及網絡技術的相關知識比較不足，所以，很多企業缺乏具備檔案專業知識以及信息化技術操作能力的綜合型人才，這對于檔案管理信息化建設工作來說是非常不利的。

二、檔案信息化建設問題的應對策略

（一）完善管理制度。伴隨著信息技術的提升，傳統的檔案管理制度已經逐漸不能適用現代化檔案管理工作，為了跟上信息化發展的腳步，應該對相應的管理制度進行不斷優化和更新，確保在檔案管理信息化建設過程中煥發新的活力。因此，可以說完善的管理機制是現階段進行檔案信息化建設的關鍵環節。除此之外，還應該對檔案管理人員設立相應的獎懲制度，充分調動相關管理人員的工作積極性。

（二）加大資金投入力度。信息化建設離不開必需的設備，所以需要對信息化建設提供物質保障。不過當前很多單位面臨著經費緊張的問題，所以需要社會的幫助。單位可以通過自籌資金，緩解資金壓力。國家財政部門也應該出臺相應的政策，設置專門檔案管理經費，徹底解決資金不足的情況，確保檔案管理信息化建設達到統一標準。

（三）培養綜合型人才，加強素質教育。檔案管理信息化建設需要以高素質的檔案管理人員為基礎，因此，應該加強對檔案管理人員的培養。這就需要企業加強對檔案管理人員的培訓，邀請專家舉辦講座，還可以通過培訓機構進行專業的學習，時刻確保管理知識與時俱進，跟上時代發展的步伐。還需要建立相應的考評機制，對優秀者予以獎勵，以激勵管理人員加強學習，提升業務能力。此外，還需要對檔案信息化建設的相關流程進行規范，提高工作效率。

（四）加強檔案的安全建設。在對檔案進行信息化建設的過程中，非常重要的一點是加強對信息安全的重視。這就要求企業從制度、技術等方面著手。建立相應的安全管理制度和技術措施，確保檔案信息安全。通過相應的控制降低安全隱患，與此同時，還應該提高檔案從業人員的信息化技術水平以及企業的信息安全管理水平，通過建立防火墻、數據加密、異地備份等措施做好檔案信息安全的防范工作，避免檔案信息泄露或者被非法使用。此外，還需要注意的是要對工作人員進行保密意識教育，提高檔案信息的密保性。

三、總結

總而言之，對于企業信息化建設工作而言，檔案信息化管理非常重要，不過現階段企業檔案信息化建設過程中仍舊有很多問題存在，這就需要企業立足問題根本，結合企業自身情況，采取有效措施，加強企業檔案信息化管理水平，保證信息安全，提高企業檔案信息的利用率。

[1]湯男楠.企業檔案信息化建設存在問題與對策研究[D].安徽大學,2017.

[2]劉花.淺談檔案信息化建設存在的問題及對策[J].黑龍江史志,2015(11):93.