淺析交通運輸部門檔案管理中的信息化建設

文/蘭察布市交通運輸管理處 郭麗慧；集寧師范學院 賀志宇

淺析交通運輸部門檔案管理中的信息化建設

文/蘭察布市交通運輸管理處 郭麗慧；集寧師范學院 賀志宇

在科學技術高速發展的背景之下，交通運輸部門檔案管理的信息化建設已經成為必然趨勢，為了進一步提高檔案管理效率和管理質量，需要不斷加快檔案管理的信息化進程，確保檔案信息能夠更好地為交通運輸部門的各項工作提供服務。本文將對交通運輸部門檔案管理信息化建設的重要性加以探討和分析，并著重指出檔案管理信息化建設的內容和具體路徑，以期充分發揮現代信息技術優勢，從而全面推進交通運輸部門檔案管理工作的長效發展。

交通運輸部門；檔案管理；信息化建設

眾所周知，交通運輸部門的檔案信息十分龐雜，信息的篩選、分類、保管較為困難，如何實現檔案信息的高效管理和利用一直是交通運輸部門積極探索和研究的重要課題。傳統的檔案管理方式比較落后，需要檔案管理人員手工作業，不但管理效率十分低下，而且容易受到檔案管理人員技術水平和工作經驗的影響，導致檔案管理的效果不佳，檔案信息無法得到有效的利用，不利于交通運輸部門各項工作的開展。對此，必須加強檔案管理的信息化建設，運用先進的管理理念和管理技術對檔案信息進行科學、高效的管理，以便為交通運輸部門的決策提供強有力的理論支持，促進交通運輸部門的可持續發展。

一、交通運輸部門檔案管理信息化建設的重要性

所謂檔案管理的信息化，即是指運用現代管理理念和技術對檔案信息進行分類儲存保管，用戶可以通過檢索系統快速獲取需要的信息，大大扭轉了傳統人工管理方式效率低、質量差的弊端，顯著提高了檔案信息的利用率，而且電子檔案的保管成本要遠遠低于紙質檔案，信息的安全性也得到了一定的保證。由此可見，檔案管理信息化具有無限廣闊的發展前景，因而深受各行各業的支持和青睞。對于交通運輸部門來說，檔案管理水平的高低將直接影響到其發展戰略目標能否順利實現，在信息時代要想確保檔案管理工作能夠符合交通運輸部門的實際發展需求，就必須順應時代潮流，大力應用現代信息技術，借助計算機設備強大的處理功能，對檔案信息進行分類、加工、處理和儲存，為檔案信息的查詢和使用提供便利，這種方法無疑比傳統檔案管理方式具有更大的優勢，值得交通運輸部門的領導給予高度的重視，將檔案管理信息化建設工作真正落到實處。

二、交通運輸部門檔案管理信息化建設的內容

交通運輸部門檔案管理信息化建設是一項長期、艱巨的任務，需要交通運輸部門以行業發展為準繩，結合部門現有的資源，制定標準、完善的實施計劃，唯有如此才能保證檔案管理信息化建設規范、有序地開展，進而取得更為理想的效果。一般來說，檔案管理信息化建設的內容主要包含以下三個方面：第一，基礎設施建設。檔案管理信息化離不開硬件和軟件的支持，采用的硬件設備和軟件系統都要具有強大穩定的功能，能夠保持良好的運行狀態，確保數據信息能夠在網絡環境內高效地傳輸和共享。第二，數字化建設。將紙質檔案轉變為電子檔案，分門別類地存儲在數據庫系統中，只需搜索文件目錄即可找到相關類別的所有信息，提高檔案檢索的效率。第三，安全保障機制建設。構建安全防御系統，抵御病毒和木馬的攻擊，并加強對系統的維護和更新，為檔案信息創建安全可靠的運行環境。

三、交通運輸部門檔案管理信息化建設的有效路徑

（一）建立檔案信息網站。創建交通運輸檔案信息網站能夠加強交通運輸部門和社會公眾的交流互動，用戶可以隨時隨地地瀏覽交通運輸信息，獲取最新資訊，即使用戶的計算機水平較低，也可以通過網站的導航系統找到需要的信息，或者在搜索欄里輸入關鍵字，也可實現信息的快速檢索。同時，網站還設有在線服務版塊，很好地滿足了用戶的個性化需求，為用戶提供了更為方便、快捷的服務。交通運輸部門的檔案信息網站是檔案管理信息化建設的有力舉措，應引進國內外先進的硬件和軟件技術，不斷加強對網站平臺結構和功能的優化，以滿足不同用戶的使用需求。

（二）做好檔案信息的規范化、標準化管理。在檔案管理信息化建設中，必須提高各項工作的現代化管理水平，以此來加強檔案信息的規范化、信息化。具體要求為：首先，交通運輸部門在檔案管理工作中，需要以國家相關的檔案信息化標準為依據，同時結合該部門自身的實際發展情況，建立出一套標準體系，為檔案管理人員的工作提供指導依據，并在實際運行階段對體系中存在的問題進行改進和完善。其次，在建立檔案目錄數據庫中，要遵循高效、便捷的原則，但是不能違反國家的相關制度。再次，在編寫檔案內容、設置數據庫格式的過程中，也要建立統一化、規范化的標準，以便于數據的共享和傳輸。最后，針對在檔案管理中硬件、軟件的格式，也要作出明確的規定，這樣既可以為用戶在共享文件中提供方便，又解決了因為格式問題出現的閱讀問題，比如，在只讀模式下，文件無法打開，或者轉化失敗等。

（三）建設高素質的檔案管理人才隊伍。檔案管理人員在檔案管理工作中扮演著不容忽視的重要角色，其專業素養將對檔案管理信息化建設產生重大影響，交通運輸部門檔案管理的信息化建設需要一批高素質、高水平的檔案管理人才，為檔案管理工作提供方方面面的保障，這就需要加強對檔案管理人員專業知識的傳授以及技能的訓練，使之掌握先進的管理理念、管理技術、信息技術，提高檔案管理人員的計算機操作水平，使之能夠靈活運用經驗和技術來應對檔案管理信息化中出現的各類問題，將風險隱患扼殺在萌芽，確保檔案管理工作的質量。

四、結語

綜上所述，交通運輸部門檔案管理信息化建設是一項十分重要且緊迫的工作，需要相關領導給予高度的重視，加大資金和技術的投資力度，建設檔案信息網站，對檔案信息進行標準、規范的管理，同時打造高水準的檔案管理人才隊伍，加快檔案信息化建設進程，促使檔案信息發揮出最大化的效用，從而為交通運輸部門的長遠、健康發展奠定堅實的基礎。

[1]呂儉男.淺談交通運輸部門人事檔案管理的信息化建設[J].黑龍江史志,2015(09).

[2]李連梅.交通運輸部門人事檔案管理的信息化建設探析[J].辦公室業務,2012(15).