芻議大數據時代高校檔案的信息化管理

文/湘潭大學 李鑫

芻議大數據時代高校檔案的信息化管理

文/湘潭大學 李鑫

本文分析了在大數據環境下檔案管理中的問題，并提出要采用先進云計算技術、建立相關法律法規實現高校檔案的信息化管理、優化檔案工作的發展戰略、建立統一的檔案信息化管理體系、實現高校檔案的管理等提升高校檔案的信息化管理水平的主要策略。

大數據時代；高校檔案；信息化管理

在檔案資源應用和發展的過程中，大數據的應用和特征可謂非常突出并具有特色。但是，檔案工作的實際情況中體現出的不適宜大數據時代發展需求的地方，仍然應當予以關注和重視。為了進一步提升檔案管理工作水平，必須要對其予以重視。

一、在大數據環境下檔案管理中的問題和缺陷

（一）在檔案工作流程中存在的問題。檔案工作的一般流程，主要包括五個主要階段，即檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案檢索以及檔案利用。這種工作流程在紙質檔案時期，可以說是比較完善的，因為它與當時的發展水平是相一致的。但是，在大數據的新時代背景下，這種工作流程就顯得比較落后了。因為時代發展的水平，決定了我們目前的檔案越來越多的以電子檔案的形式呈現，并且伴隨著信息技術的發展，檔案的保管和整理也不再是難題。

（二） 檔案資源存在問題。不可避免的是，在我國仍然有很大一部分地區，檔案管理采取傳統的方式。縱觀高校，有些仍停留在傳統的人工操作時代，沒有系統地應用大數據時代應有的處理方式來進行。實際工作上面，較難滿足大學生進校、畢業時檔案轉接高峰期的工作進度。

（三）在檔案工作思維中存在的問題。在檔案管理工作的思維當中，仍然有一部分工作人員和工作部門，對于檔案館藏情有獨鐘，卻對檔案信息的利用熟視無睹，不當回事。之所以會這樣，主要是受到管理人員傳統思想的束縛和限制，在他們看來，檔案是國家的財產，是不可以加以利用的存在，因此，面對檔案的廣泛利用，他們都以消極的態度應對。

二、提升高校檔案的信息化管理水平

（一）采用先進云計算技術。作為大數據處理的主流技術，面對大量的數據端口時，應當采用能夠予以反應的云計算技術，分析大數據，得出需要的數據結果。云計算技術具有非常明顯的優勢：第一，云計算技術的成本較低。第二，云計算技術具有較高的虛擬化，不需要太多的設備或者人力，只要通過一個終端，可以是電腦，亦可以是一部手機，便可以進行信息獲取。第三，云計算技術具有很強的靈活性，用戶可以選擇自己需要的服務，設計具有個性化的服務。第四，云計算技術具有很強大的存儲功能。其次，要結合“互聯網+”時代的特點，充分利用好數據的挖掘技術。在大數據時代，高校的檔案管理過程中，要在較短時間內得到所需要用的信息，就要充分利用數據的挖掘功能，這樣可以提高工作效率。檔案管理員也可以利用數據技術，進行檔案的歸類、分析、整理，可以較好地為用戶提供個性化服務。

（二）建立相關法律法規，實現高校檔案的信息化管理。加快高校檔案管理的法律法規建設，利用法律制定統一的管理標準與規范，以法律的強制性實現對檔案的信息化管理，提高檔案利用率，提升我國檔案管理技術水平，實現現代化、科學化的檔案管理。關于數據挖掘的實現，可以先通過客戶端對用戶的操作進行記錄，將記錄的數據信息進行歸類總結，然后予以分析，并將分析結果予以保存，這些數據的收集，能夠幫助我們實現有效的個性化服務，實現數據挖掘意義。

（三）優化檔案工作的發展戰略。檔案管理工作在高校里面，雖然不是最前沿的科研與教學工作，但作為學校發展的重要基礎性工作，我們也要高度重視好檔案工作的發展問題。因此，建議高校一是要加強對管理員的培訓力度，提高他們的職業道德與工作技能。二是要讓檔案管理工作人員參與到社會活動中去，如大學生志愿者活動，以提高他們的社會責任感，將責任心應用到檔案管理工作中來。三是要加強跨界、跨部門的合作，進行開放、多元、整合的檔案管理發展。

（四）建立統一的檔案信息化管理體系，實現高校檔案的管理。實現檔案的信息化管理，除了需要相關的技術作支持以外，還需要建立相應的信息化管理體系。尤其是對于高校檔案信息的管理工作，可以在全國范圍內，建議一個統一化的管理體系。筆者認為：國家應建立統一的高校檔案管理信息系統，建立統一的集團數據庫，實施高校檔案信息全國共享。同時，為了更好地服務員工，應為每個員工建立一個賬號，方便其利用檔案信息。

三、結語

當前，我國已經進入了信息化、互聯網+的大數據時代，依托于這樣的時代特色，我們要充分利用好數據優勢，加強檔案管理的優化發展，推動高校各項事業的發展。大數據影響各行各業，也影響到了檔案管理工作，它在給我國檔案管理工作帶來了很大轉變的同時也出現了一定的問題，我們必須順應時代的發展，不斷改善檔案信息管理的方法和策略，以期更好地開展檔案管理工作，提升檔案管理水平。

[1]丁輝,劉星橋.大數據時代高校檔案的發展定位思考[J].蘭臺世界,2014(35):8-9.

[2]向澤紅.跨界.融合.聯動--論大數據時代高校檔案事業發展的新思路[J].山西檔案,2016(1):64-66.