淺談新媒體環境下數字檔案管理新技術的發展以及應用

文/德州市寧津縣疾病預防控制中心 趙洪來

淺談新媒體環境下數字檔案管理新技術的發展以及應用

文/德州市寧津縣疾病預防控制中心 趙洪來

現代社會科技的發展以及運用，使得我們社會正在逐漸步入數字化時代。在新媒體環境下，數字化技術在社會各個領域的運用，極大地推動了社會的發展，其在數字化檔案系統中的應用有效改變了檔案管理的傳統模式，促使檔案管理向著數字化方向轉變。鑒于此，本文對多媒體環境下數字化檔案管理新技術的應用進行了探討，分析了其未來發展前景，旨在更進一步促進我國檔案的數字化管理。

檔案數字化；多媒體技術；重要性

所謂檔案指的就是將圖像、聲音、文字等信息收集、整理、分類形成的資料，旨在為同類事件形成參考性意見等。多媒體技術在數字化檔案系統中的運用，改變了傳統檔案的管理方式，促進了我國現代化檔案系統的發展。

一、多媒體環境下檔案數字化新技術在管理中的應用

（一）改變了目前文本檔案與聲像檔案分開管理的界限。

在多媒體環境下，數字化已經成為一種趨勢。數字化檔案管理新技術的使用，可以更加便捷、精準地對檔案信息中的聲音、圖像、文字等進行歸類和集中管理，并且保證檔案信息都可以以非常生動活潑的形式保存并且再現，極大地豐富了現代檔案信息管理的形式，也為豐富檔案內容提供了良好的基礎條件，有效變革了傳統檔案信息中聲音、文字檔案必須實施分開規整的情況。

（二）使得檔案無紙化管理成為可能。利用多媒體技術可以有效將檔案信息進行數據壓縮，存放在光盤、U盤等快捷內存中，這些內存設備可以海量地存儲各種各樣的檔案信息，從而使得檔案管理實現了無紙化管理，如果給檔案管理加以寬帶、網絡的傳遞應用，那么各個地方之間、各級管理之間都可以通過信息聯網，從而在很短的時間內就可以傳遞大量的檔案信息，大大提高了檔案信息的有效利用，而且增強了各個地方、各級領導、企業內部上下級之間的交流溝通，在很大程度上提高了檔案信息管理和傳遞的效率。

（三）縮減了相關工作人員的工作量，能夠及時、精準地對檔案進行查詢。多媒體技術具有非常強大的圖像、聲音編輯功能，可以高保真、高效率、非常機密地實現聲像檔案錄入、播放輸出以及多種檢索再現服務等等。最終達到了對檔案信息及時、精準查詢的目標，極大地減少了相關工作人員的工作量，節省了管理成本。另外，更加關鍵的是，數字化新技術的應用能夠對傳統檔案信息進行隨意的分解與組合，并運用計算機等設備實現錄入和輸出，從而使得檔案的查詢、檢索工作變得極為簡單，工作人員僅僅需要關鍵字就能夠實現對檔案的查找。多媒體技術在檔案管理中的有效應用使檔案管理在很大程度上實現了數字化管理，數字化管理可以有效地將所有的檔案管理信息數字化，自動進行分類、整理、保存、再現，這些管理方式都非常快捷方便，而且檔案信息資料的收集也變得非常方便，所以，多媒體技術在檔案管理中的應用，能夠有效加強檔案數字化管理，大大減少了人工管理的工作量，也保證了檔案信息管理的質量和安全。

（四）增加了檔案信息的保密性。多媒體技術在檔案管理中的有效運用大大提高了檔案信息的保密性，使得檔案信息更加準確，多媒體技術利用掃描儀，把文本、圖像等檔案信息轉為可以被電腦接受處理的數據，而且有效地利用多媒體技術可以避免因復印對檔案原件資料的損壞，最重要的是，多媒體技術有效地避免了檔案文件在復印過程中可能導致的信息泄密和進入其他文件查閱的情況。

（五）提高檔案信息管理能力。多媒體技術在很大程度上簡化了檔案管理的歸檔程序，這是提高檔案信息管理能力，加強檔案數字化管理的重要途徑之一。作為檔案管理工作起點的歸檔工作，一直以來都得到了高度重視。每年，綜合檔案室都要收集大量相關的檔案資料并且進行有效的分類管理和整合存儲，文書處理部門和各檔案業務部門立卷歸檔指導的工作量愈來愈大，任務愈來愈重，多數檔案管理工作人員都必須花費極大的時間以及精力來對檔案資料進行規整，加大了相關人員的工作壓力。如今，多媒體技術的應用下，文書處理部門隨時隨地都可以快速地將各種文件資料檔案通過信息網絡傳遞給綜合檔案室，綜合檔案室管理人員再根據具體情況，利用計算機中的數字化程序對文件資料進行準確的分類、整合以及歸檔，從而高效地完成檔案管理工作。傳統的檔案分類、立卷、編目、移交以及統計等冗雜繁瑣的工作通過多媒體技術都可以快速、高效地完成，大大提高了檔案管理的工作效率，促進了檔案管理的數字化管理，也在很大程度上減少了文書處理部門、檔案業務部門的相關管理人員的工作量，從而給檔案管理提供一個全方位、高質量的信息服務。

二、新技術在檔案數字化管理中的應用前景

（一）檔案虛擬現實技術。未來的檔案管理必定已經在很大程度上實現了數字化管理，其檔案管理方式應該采取真實和虛擬并存的方式，其中，虛擬檔案管理應該采用數字模擬物品以及真實場景的三維模型展示。而且保存真實檔案的庫房不允許人隨意進入，但是虛擬現實技術可以讓操作者完全處在真實的幻覺空間中，操作者也只有戴上特制的眼鏡才能看到真實的檔案資料，因為檔案管理的虛擬完全三維化，所以操作者置身其中就像是處在一個看得見、摸不著的世界，這些虛擬環境和真實情景幾乎一樣，有非常高的真實性，不被人懷疑，這樣虛擬檔案數字化管理可以有效減少檔案資料的不安全因素和信息被毀壞、盜竊的危險。

（二）多媒體保安監控技術。多媒體技術在檔案管理中的有效應用，促進了檔案管理保安監控系統的研究發展，除了原有的功能，保安監控系統還可以進行圖像處理、語音報警、信息存儲和查詢等等，其中報警處理是多媒體保安監控系統的核心部件，報警就會導致一系列的連鎖反應，同時產生相應的語音提示、自動具體報警信息和值班信息，并且提供警報出現的具體位置，從而采取有效的措施，保證檔案信息的安全性和完整性。

（三）多媒體檔案信息檢索系統。多媒體技術將數字音頻、數字視頻以及通信等多種先進的技術與計算機融合在一起，有效地實現了檔案的數字化管理，它具有強大的功能，使檔案信息檢索系統不僅具有多媒體形式的信息，而且能夠以非線性的結構組織信息。該系統的運用，不但減少了檔案管理工作人員的任務量，同時可以節省成本，對于新型檔案管理工作的持續健康發展至關重要。

三、結束語

總之，多媒體技術對檔案數字化有著非常重要的作用，我們應該重視多媒體技術在檔案數字化中的重要地位，認真分析多媒體技術在檔案管理的現狀，它有效地改變了目前文本檔案與聲像檔案分開管理的界限，使得檔案的無紙化管理成為可能，全面實現了聲像檔案的快速查詢，減輕了檔案管理的人工工作量，而且在很大程度上增加了檔案信息的保密性，提高了提高檔案信息管理能力。并且用理智的思維和長遠的眼光看待多媒體技術在檔案數字化應用的前景，多媒體技術在檔案管理中的廣泛應用，可以有效實現多媒體檔案虛擬現實系統、多媒體保安監控系統以及多媒體檔案信息檢索系統等等，所以，我們應該將多媒體技術在檔案管理中的應用研究放在工作的重要地位，加大對多媒體技術應用的研究投資，盡可能快地實現多媒體技術在檔案管理的最大化應用，從而為實現檔案數字化做好一切準備工作。

[1]王可.數字檔案背景下高校檔案工作面對的困境與突破[J].蘭臺世界,2017(11).

[2]郭鵬.信息公開視角下高校檔案館數字資源建設——以北京大學檔案館為例[J].中國檔案,2017(02).

[3]張弛.醫院數字檔案室建設的初步實踐[J].檔案管理理論與實踐——浙江省基層檔案工作者論文集,2012(00).