基于數字化時代背景下高校檔案管理信息化建設

文/晉中師范高等專科學校 豆亞飛

基于數字化時代背景下高校檔案管理信息化建設

文/晉中師范高等專科學校 豆亞飛

本文就有關高校檔案工作的實踐以及其所具有的特殊性進行闡述，對基于數字化時代背景下高校進行檔案管理信息化建設的具體內容以及一些基本的解決策略進行了比較系統化的論述。

檔案管理；信息化；數字化

檔案信息作為一種極其重要的公眾資源，它所具備的價值已經被現代社會的人們所重視。高校作為將人才的培養、科學的研究以及社會服務集為一體的場所，檔案的開發、應用以及信息的管理工作都是檔案管理工作中的重中之重，對于檔案信息化進行不斷的提高，讓其為學校的各項工作起到更好的服務的作用。什么是信息化呢？信息化指的是將比較全面的現代化信息技術灌輸于檔案的管理活動之中，將一些信息資料以及檔案的信息資源進行開發處理，對于這些資源進行合理管理以及利用，為客戶服務工作提供一定的便捷。

高校的管理部門通過計算機對檔案進行一定的管理，進而使得管理更為高效，也可以通過這些在檔案的管理工作之中積累一些經驗。計算機能夠自動進行目錄的編輯、內容的自動檢索以及計算機的輔助立卷，使得管理工作都非常方便的。當前，計算機在高校教學、科研以及一些日常管理活動之中的應用范圍還在進一步擴大，這些應用的到來也使得大量的電子文件和電子文檔隨之產生；隨著現代科學技術的飛速發展，使得無法實現電子檔案管理模式又不具備海量儲存的傳統的檔案管理模式不再滿足社會發展的需要。因而數字化的檔案管理模式在研究人員的不斷努力之下就誕生了。

一、網絡化對于檔案管理而言是勢在必行的

高校對于檔案管理而言最終目的是實現高校館藏信息資源的數字化，這個則指的是利用多媒體、數據庫、數據壓縮等各個方面的技術，將原本的一些紙質性的資料如聲像以及一些縮微膠片等傳統性的介質逐步向著數字化的方向轉變。首先，在開展館藏的數字化工作之前，對于檔案的優化工作和檔案的移交工作一定要做好，人員范圍的控制對于檔案的優化來說是極為重要的前期控制措施，最關鍵的在于后期對于鑒定工作的開展。第二，對于館藏檔案數字化工作的進行一定要有合理性的計劃。檔案的標準是由檔案的自身情況決定的。對于數字化的目標進行確定之后，就可以對多媒體技術進行使用了，對以多種載體形式以及記錄方式的檔案進行一定的轉換。

在檔案的信息化以及數字化的建設之中，我們所不應該忽視的原則性的問題，其中包含有科學性的原則、可行性的原則、安全性的原則以及“顧客就是上帝”的原則。

（一）館藏檔案的數字化需要考慮一定的科學性的原則。假若將所有的館藏檔案都進行數字化的處理，這些為人類繼承以及保護寶貴的文化資源都能夠提供一定的便利。但是這些會在檔案鑒定的工作之中出現長期的滯留，會導致檔案館之中存在相當一部分沒有經過鑒定的檔案或者已經完成了鑒定工作但是沒有被銷毀的檔案，對于這些存有一定漏洞的檔案都進行數字化處理，反而在管理和維護上的負擔會愈來愈重，也會導致大量的資金被浪費到沒有意義的事務中去。所以館藏檔案數字化的管理需要根據一些實際的情況來進行，對于館藏的檔案在進行數字化之時，要進行相對性的篩選工作，對于數字化的范圍進行確定，優先考慮一些具有館藏特色和地方特色的檔案，以及一些對于客戶而言利用率比較高的檔案進行數字化處理。

（二）可行性原則。對于數字化檔案信息的開設或者是傳統檔案文獻資源的數字化，工作人員應該對于其所投入的人力以及物力資源進行一定的計算工作，可行性的最優狀態需要工作人員進行嚴密分析相關的檔案擁有或者是對于預期的檔案信息擁有豐富的程度，檔案信息的內容要將系統性、檔案信息的完備程度、檔案信息化的加工設備、技術水平以及能力等等一系列集為一體，資源的合理利用都應該被考慮到。

（三）數字化檔案信息通常在安全性的原則之下進行傳播，保密問題就成為一個比較嚴峻的問題。所以，對于數字化信息資料，它在檔案資源建設中要講究一些原則性。要采用一些實際有效的具有安全性的措施以及手段，進行一定的數據加密工作，對于它的使用范圍進行限制，對其數據進行一定的備份，還可以通過制作一些只有只讀功能的光盤等一些手段，使得檔案信息處在一個安全的環境之中。

（四）“顧客就是上帝的原則”。不管出于哪個領域，我們的工作都是為客戶進行服務，對于館藏信息管理而言也是如此，因此在對這些信息進行管理時，我們就要根據用戶的要求來進行管理，不能損壞客戶的利益。

二、高校的管理部門在信息管理過程之中所應該采取的策略

高校的檔案資源管理部門中，信息管理建設的質量對于檔案管理服務水平的高低有著決定性的作用。在網絡的環境之下，高校檔案的管理工作在遵循實用性的同時還應該遵循共享性、專業性以及特色性。

（一）對于檔案信息管理而言，紙質的檔案是其基石。紙質檔案作為館藏的主體，并且這個位置還會持續下去，可以通過鑒定以及銷毀的手段來減輕紙質檔案對于庫存帶來的一些壓力，網絡技術在檔案管理之中的應用使得一些檢索工作變得更加簡單。

（二）電子文檔對于信息管理建設來說起到了一個補充的作用。加強對于電子文件的管理、收藏以及歸納等一些工作的進行，對當前高校的檔案信息化管理來說是重中之重。電子文件在形式上是屬于數字化類型的，可以借助數據的通信技術以及一些網絡技術進行遠程的傳遞以及共享工作。可是因為電子文件是以代碼作為記載主體的，它的內容識別必須擁有特定的設備，所以它對于一些較為傳統的管理理論及一些管理模式有一定的沖擊。檔案館對電子文件的研究應該具有一定的目的性，要有重點研究對象，對于電子文檔的管理應該建立一個比較健全的管理體系，應該有一個程序化的方法。針對于目前的情況來看，大量的電子文件都是將紙質檔案作為基石進而經過數字化的轉換而得來的，在內容上有著很多的相似性，在對其進行歸檔之時，需要避免與紙質檔案的重復，如果經費不是特別的寬裕，電子文件提取其中的精華部分就可以了，這樣就避免了信息資源利用價值的低下，避免造成資源的浪費。除此之外，還應該對于電子文檔的范圍逐步進行擴大。檔案主要的內容都是圖片、文字、聲像、符號等，紙質文檔靠一些電子文檔進行一定的補充，所以，檔案館的電子文件在不斷地增加，需要依據館中的實際需要，逐步對數字化的檔案管理進行進一步的完善，來適應社會的發展。

（三）資源共享管理的物質基礎的研究。在網絡環境之中，館藏資源管理的獨特性，在于檔案的館藏管理之中要進一步針對館藏進行優化，要將館藏的重點突顯出來，進一步展現出本館的館藏特色，這樣對于館際之間的資源共享有著一定的促進作用以及互補作用。

三、結束語

傳統的高校進行信息管理時，主要是以收集、保管、借閱為主要模式來進行的，有了數字化的管理背景，這些管理工作都變得更加簡單，數字化的管理使得管理的儲存量大大增加，而且減輕了工作人員在管理之時的壓力，數字化的應用使得高校的檔案管理有了極大的發展，也給一些管理工作帶來了一定的壓力，所以在使用之時對于一些文檔應該有一定的選擇性，否則，就會達不到預期的目的。

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