信息化背景下改進醫院檔案管理的相關思考

文/天津市海河醫院 潘琳

信息化背景下改進醫院檔案管理的相關思考

文/天津市海河醫院 潘琳

當今社會已經完全進入了信息化時代，信息化技術的快速發展及不斷成熟，為很多行業注入了新的發展動力，也對很多工作提出了新的要求。信息化背景下，新技術為醫院檔案管理提供了很大支持，但也賦予了相關工作新的要求。基于此，本文對信息化背景下醫院檔案管理進行了探討，并提出了改進建議，以供參考。

信息化；醫院檔案；管理

一、實現醫院檔案管理信息化的必要性

絕大多數醫院檔案是在醫院各類業務活動、職能活動中產生的，是醫院發展過程中的重要信息載體。實現醫院檔案管理信息化對于提升檔案管理質量及效率具有重要的意義。首先，實現醫院檔案管理信息化能夠對相關服務流程進行優化。在查詢患者信息時，借助信息化平臺便能快速獲得相關信息，并進行信息比對，有利于縮短診斷時間，提升診斷效率。無論是患者，還是醫務工作人員都能獲得便利。其次，實現醫院檔案管理信息化有利于保存醫院珍貴信息資料。以往紙質化檔案存儲需要占據大量空間，對存儲場地也具有較高要求。為了防止珍貴資料遺漏，醫院幾乎不會外借。將紙質載體轉變為電子信息載體，不僅能夠提升檔案信息資料管理的安全性，還能夠實現信息共享，供多人查閱。總體上來看，實現醫院檔案管理信息化，能夠進一步提升檔案管理效率、質量，促進醫院檔案信息共享，對于醫院日常業務順利開展具有積極的意義。

二、現階段醫院檔案管理工作存在的部分問題

（一）檔案管理理念滯后。在部分醫院當中，檔案管理依然以傳統紙質化模式為主。在信息化相關資源方面的投入較為有限，導致軟硬件設施無法跟上，大大制約了檔案信息化管理成效。

（二）相關人才隊伍建設有待加強。在部分醫院當中，專職檔案人員較少，兼職檔案人員分布在各個科室負責檔案管理、協調工作。由于專業人才相對匱乏，再加上醫院對檔案工作隊伍缺乏系統性的培訓，使得一些兼職檔案人員無法充分理解信息化管理理念，其業務技能水平并不高，無法滿足檔案信息化管理需求，崗位勝任力有待加強。

（三）軟硬件設施需要進一步完善。要實現醫院檔案管理信息化，必然離不開相關軟、硬件設施的支持。然而，部分醫院盡管構建了專門的檔案信息管理平臺，但醫院OA辦公系統未和檔案軟件端口連接，導致信息孤島，未能夠充分實現檔案信息共享，限制了醫院電子檔案的利用率。

三、信息化背景下加快醫院檔案信息化建設的有效途徑

（一）更新檔案管理意識。實現醫院檔案信息化管理是信息化時代背景下醫院檔案工作發展的必然趨勢之一，必須給予重視。一方面，院領導應該發揮帶頭作用，自身要了解并掌握醫院檔案信息化管理特點，思想上要正確認識，并給予更多支持。相關部門也要積極配合，在院內形成一種良好的信息化管理文化氛圍。另一方面，要將這種信息化管理意識轉變為制度。以制度為導向，促進相關工作順利實施，進一步提升院內檔案信息化管理效能。通過完善檔案資料保存制度及檔案信息利用制度，促使檔案資料保存及信息利用工作規范化實施；通過構建責任制度，將責任落實于人，配合獎懲制度，督促相關崗位工作人員充分投入到檔案管理、建設當中。

（二）加強相關人才隊伍培養。一方面，醫院應該結合自身需求，適當引進專業性檔案信息化管理人才。專業人才匱乏是目前制約醫院檔案信息化管理的一大因素。醫院可引進部分醫學、信息相關的專業性人才，對當前檔案人才隊伍進行補充，以提升檔案人才隊伍整體業務水平。另一方面，醫院要重視相關人才培養。醫院可外聘專家對檔案管理人員進行系統化的理論知識、業務知識培訓，并定期開展專題講座，不斷強化其專業技能，提升其崗位勝任力，促使檔案信息化管理各項工作落實到位。除此之外，還要加強檔案人員政治素質、職業道德培養，激發其對檔案事業的熱愛，充分調動其工作積極性與主觀能動性。信息化背景下，醫院檔案工作人員除了要具備良好的業務能力外，也要不斷強化自身服務意識。從本質上來看，實現檔案信息化管理的本質目的在于更好地服務于患者。電子檔案并不只是將紙質化檔案進行單純性數字化處理，而是要借助數字化優勢，讓臨床醫療服務開展過程中能夠快速獲得患者信息資料，進一步提升醫療服務效率及質量。通過患者信息共享，在院內及醫療機構之間構建信息共享平臺。增強服務意識意味著需要對檔案信息化建設過程中存在的問題不斷改進、優化，從而為電子檔案調閱者提供更為快速、全面的檢索途徑及服務。與此同時，醫院內部還需要對電子檔案管理流程進行優化，在檔案信息采集、傳輸及應用過程中均提供信息資源共享途徑，進一步提升檔案利用率。

（三）完善軟、硬件環境建設。一方面，醫院要及時更新軟、硬件設施，為檔案信息化管理奠定設備基礎，創造一個良好的軟、硬件環境。另一方面，要打開各部分信息數據端口，將檔案信息管理平臺與院內OA辦公系統串聯起來，避免信息孤島，讓各部門能夠隨時調用所需要的檔案信息，進一步提升檔案利用率及工作效率。在電子檔案文件存儲過程中，要統一軟、硬件數據接口，確保電子檔案的文件的兼容性。歸檔時，先進行邏輯歸檔，再將信息文件的管理權限由信息產生部門轉移到院內檔案部門，再經過后續處理，最終將電子文件歸檔轉變成物理歸檔。

（四）加強信息安全建設。信息安全建設是醫院檔案信息化建設過程中的關鍵環節之一。首先，要結合醫院實際情況，構建有效的信息安全保障體系。檔案信息管理程序可聘請第三方專業機構進行編制，確保程序的有效性及安全。為保證操作系統及運行環境的安全，由專人對防火墻、殺毒軟件情況等進行定期檢查，及時更新病毒庫，確保整個系統處于安全環境下工作。在防火墻、殺毒軟件篩選過程中，要求其具備便捷的權限劃分功能，對本地管理和遠程操控均能夠有效支持，可實時警報，具備大數量的連接數的功能，可以對用戶進行分組管理，并具備獨立的硬件設備及程序軟體。除了在內網與外網之間設置防火墻外，內網當中不同安全級別的子系統也需要設置防火墻作為安全屏障。同時，要建立完善的責任管理制度，將責任落實到具體崗位，做到“誰出錯，誰負責”。其次，要做好相應的數據備份工作。對電子檔案信息數據采取雙機熱備份，并實行三級備份制度，即本地備份、異地備份以及服務器備份。另外，要建立分權限管理模式及電子身份認證制度。通過分類分權限設置，讓不同層次人員在適宜的范圍內進行的電子檔案信息數據查詢、調用等。

四、結語

信息化背景下，醫院實施檔案信息化管理勢在必行。在檔案信息化建設過程中，應該更新理念，通過加強相關人才隊伍建設，完善軟、硬件環境建設等，將傳統紙質化檔案管理模式逐漸轉變為電子化檔案管理模式，進一步提升檔案管理質量及效率。

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