論工程設計企業檔案的信息化建設

文/泰山燃氣集團有限公司 黃兆梅

論工程設計企業檔案的信息化建設

文/泰山燃氣集團有限公司 黃兆梅

本文闡述了工程設計企業技術檔案的信息化建設，分析了目前工程設計檔案信息化建設中存在的問題，并且針對問題提出了相對應的提升工程設計企業檔案信息管建設的對策與方針。

工程設計；企業檔案；信息化；建設

工程設計企業檔案的信息化建設，是指企業按照國家法律法規的要求，根據市場需求，通過多媒體實現對企業工程設計檔案進行信息的獲取、管理和運用模式的建立。工程設計企業檔案的目的是提高設計檔案的信息化管理，提高電子檔案的利用效率，從根本上提高各個部門工作的效率，為工程設計企業提供更有成效的設計檔案技術保障。

一、檔案信息化建設是社會發展的必然趨勢

（一）滿足工程設計企業檔案管理建設發展大背景的需求。2000年，《全國檔案事業發展“十五”計劃》文件中就明確指出：“加快現有檔案的數字化進程”和“加快檔案信息化建設”。隨著大數據時代的到來，信息化技術快速普及，國家也加大了針對檔案信息化建設的研究和實施力度。對于我國工程設計企業的現狀而言，檔案信息建設項目涉及眾多的單位與部門，涉及的設計檔案種類、內容復雜而多樣，導致檔案建設的系統性、完整性和一致性難以保證，而傳統的紙質設計檔案的保管工作變得繁瑣而復雜，已經無法適應工程設計企業信息化快速發展的要求。通過檔案信息化建設簡化工作任務、提高辦公效率、適應時代發展的需求，已經成為工程設計企業面臨的重大問題。

（二）滿足工程設計企業的檔案保護、降低成本、環保的需求。傳統紙質設計檔案依賴于人工整理、搜尋和搬運原始的設計檔案，檔案的歸檔、管理以及利用效率低，效率低下，成本較高。計算機技術的快速發展，實現了將紙質版的設計檔案通過圖紙掃描、OCR文字識別、文件轉換、數據庫儲存等技術轉化成電子檔案。通過軟件實現遠程瀏覽和資源共享，提高工作效率的同時，降低成本，從根本上保證設計檔案的安全，符合綠色低碳和節能環保的要求。

二、企業檔案信息化建設中存在的問題

（一）工程設計企業檔案信息化建設發展的不均衡性。隨著大數據時代的到來，我國很多工程設計企業緊跟時代發展的步伐，成立相關部門，負責建立設計檔案的信息化建設，但由于企業發展情況不同，導致建設進展的不均衡性。資金雄厚的企業由于種種優勢，檔案信息化建設發展速度快。而對于中小型企業而言，需要吸取國內外先進工程設計企業檔案信息化建設的成功經驗，做足功夫，以適應激烈的市場競爭。

（二）工程設計企業檔案信息化建設過程的復雜性。雖然我國很多企業已經開展了設計檔案的信息化建設工作，但受檔案建設技術不規范、技術不成熟等因素，導致設計檔案信息化進程發展緩慢。紙質版檔案由于比較符合人們日常使用習慣，導致員工在借閱設計檔案時，需要向工作人員求助，再經過填表格，經領導批準簽字才能借閱使用，致使工程設計企業檔案信息化建設過程的復雜性。

（三）工程設計企業檔案信息化建設過程中生成的不規范性。由于設計人員提交的原始檔案文件格式都為Word、Excel、CAD等，容易實現復制、刪減等操作，只能作為備份文件保存。由于設備水平的局限，設計檔案的可靠性性、直觀性和安全性不如原始的紙質檔案可靠。另外，一些工程設計企業的電子檔案采用粘貼的方式，無法保證電子檔案的合法性和有效性。這就要求工程設計企業必須制定有效的管理措施，確保電子技術檔案符合規范要求。

三、提升設計檔案信息化建設水平的措施

（一）依法律法規要求生成規范的電子設計檔案。根據《中華人民共和國電子簽名法(修正版)》的要求，使用加密軟件確保電子檔案電子簽名的唯一有效性，確保其法律效力，切實維護工程設計企業的合法權益。各企業必須嚴格依據國家的法律法規來規范電子簽名的要求。

（二）完善工程設計企業的電子設計檔案建設管理流程。

首先，由設計人員將設計圖整合后轉化為帶簽名的PDF電子文件，進行歸檔驗收和發圖，解決針對設計圖紙繁多、打印簽名不方便等問題進行針對性突破。在出圖環節，設計圖部分可以用歸檔的電子檔案文件印發設計圖。可以避免使用大量圖紙，節省成本和員工工作時間。其次，根據《項目電子技術檔案歸檔與發圖信息化管理流程(試行)》文件精神，針對不同設計項目采用不同專業級試點，然后，針對其中具體的項目裝置進行全專業的項目級試點。通過試點應用，不斷修改和完善檔案設計流程。加強員工的培訓力度，使設計人員能夠準確理解和掌握電子技術檔案歸檔工作的流程和要點，提高了項目工作效率。

（三）加強檔案信息化管理人才隊伍建設。企業可以采用外部招聘、內部競聘、返聘專家等方式引進人才，滿足企業針對檔案信息化管理對人才的需求，除此之外，組織員工培訓有關電子檔案電子化建設的能力與知識、提高薪酬福利等措施，留住和培養檔案信息化建設和管理人才。

四、小結與展望

工程設計檔案電子化建設是企業規范化成長、大數據時代發展的必然選擇。因此，這就要求工程設計企業必須投入專職管理人員全程參與電子檔案的建設，建立電子檔案建立的規章制度，完善設計檔案信息化檔案建設的規范流程，嚴格要求員工依章行事，提高員工的綜合素質能力和管理能力，提升工程設計企業的核心競爭力，保證能在激烈的市場競爭中脫穎而出。

[1]陳雁南.勘察設計企業檔案信息化建設研究[D].云南大學,2013.

[2]朱麗梅.檔案信息化建設的績效評價研究[D].華南理工大學,2014.