電子檔案管理與保護探究

文/甘肅省隴西縣檔案局（館）電子檔案數(shù)據(jù)中心 王平

電子檔案管理與保護探究

文/甘肅省隴西縣檔案局（館）電子檔案數(shù)據(jù)中心 王平

信息時代的革命浪潮席卷世界的每個角落，檔案管理自然避不開這樣的環(huán)境。促使其由傳統(tǒng)紙質化檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉變，能夠有效地改善之前檔案管理中存在的種種局限和不足，有利于促進檔案管理效率的提升。然而剛剛起步的電子檔案在管理和保護方面尚未健全制度，存在著很多問題，本文將對電子檔案的管理和保護所面臨的問題和解決途徑進行探究。

電子檔案；管理與保護；現(xiàn)狀問題

一、檔案及電子檔案管理的簡述

電子檔案是指各級各類單位對本單位在辦公過程中由各種電子設備生成的有保存和利用價值的聲音、圖像等歸檔的電子文件。電子檔案能夠及時歸檔，接受方便；能夠較為齊全地進行歸檔，但是所利用的存儲空間卻比普通檔案小的多，方便管理；由于電子檔案通過電子軟件進行管理存儲，方便共享；利用網絡信息技術能夠釋放檔案工作人員的雙手，釋放壓力，提高效率。

二、電子檔案建設的現(xiàn)狀

（一）單位重視程度得不到提高。據(jù)統(tǒng)計表明，至今仍有些單位沒有設置專門的電子檔案管理場所。單位領導對此雖然開始重視，但是由于資金支持投入不夠，難以滿足信息時代改進電子檔案管理軟件的需要。在日常工作中，員工只能采用通用的檔案管理軟件。這不僅影響了檔案管理工作的工作進度和成效，更使得工作人員對檔案管理工作的熱情下降。由于缺乏一套完善的檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中缺乏規(guī)范化的借鑒，沒有一個準確的指導，只能憑借一腔孤勇向前摸索。

（二）電子檔案管理隊伍質量需隨時代要求提高。目前，雖然大多數(shù)檔案管理工作人員是科班出身，工作與所學專業(yè)實現(xiàn)了專業(yè)對口，保證了檔案管理工作能夠有序進行，但是隨著電子檔案的建立，部分工作人員對電子檔案的管理和保護不太熟悉，容易造成檔案管理工作的安全隱患，進而導致電子檔案管理工作的效率和成果落后。

（三）新媒體技術應用人才過少。雖然現(xiàn)如今很多單位已經實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，建立了電子檔案。利用電子檔案進行歸類管理和儲存，改善了之前檔案管理中存在的種種局限和不足。但是對電子檔案管理的安全這方面，仍然沒有一套有效的管理方法。安全保密軟件仍然不夠完善，加之工作人員對軟件應用的熟悉度不高，對計算機殺毒知識了解較少，一旦計算機硬軟件出現(xiàn)無法預測的問題，就會造成電子文書檔案的丟失。這對單位管理建設來說，是一個極大的隱患。

三、電子檔案管理的新對策

（一）不斷更新自我觀念，加深對電子檔案的重視。電子檔案管理是新時期新形勢下信息技術在檔案管理系統(tǒng)中的重要應用，推動了檔案管理實際工作效率的提升。單位領導對電子檔案的重視與認識，是檔案管理質量提升的前提。各級各類單位對檔案管理的重要地位有了初步認識，但是畢竟檔案管理隨著檔案數(shù)據(jù)的龐大而變得復雜。作為電子檔案管理人員，應該充分發(fā)揮其管理職能，有必要向領導宣傳檔案對于單位健康發(fā)展的重要性，從而引起單位領導的高度關注。同時，加強對電子檔案功能的宣傳，讓大家共同參與、高度重視電子檔案管理與保護工作，讓檔案管理工作向著規(guī)范化發(fā)展，讓電子檔案管理工作得到長期健康的發(fā)展，不斷為單位事業(yè)發(fā)揮其應有的作用。

（二）協(xié)調好電子檔案與紙質檔案的保存雙套制。目前紙質檔案數(shù)字化工作快速發(fā)展，國家層面上也進一步出臺了有關檔案管理和保護的相關政策。不難發(fā)現(xiàn)，檔案的紙質保存與數(shù)字化保存都是必須存在的。實際上紙質檔案可以長久的保存，科學維護下保存幾百年也不成問題，并且現(xiàn)在國家政府各個部門并沒有統(tǒng)一實行無紙化辦公，這些直接產生的紙質記錄必須要保存的。而電子檔案的建立，則是為了安全備份，便于查詢和未來的開發(fā)利用。在單位的檔案建設與管理過程中應該協(xié)調好兩者的關系，共同促進檔案管理質量的提高。

（三）完善歸檔制度，規(guī)范化收集檔案。每個單位的檔案人員都應當掌握電子檔案的管理和保護工作，強化檔案管理與保護意識，學習了解關于檔案管理與保護的法律法規(guī)，結合本單位的具體實際情況，對檔案工作的管理與保護做到具體問題具體分析，建立完善的歸檔制度，從源頭上做好檔案的收集工作。對各部門應歸檔的檔案材料要按照相關規(guī)定保證能按時、按量、按質歸檔，從而確保專職人員對檔案管理工作的順利進行。檔案室也應負起責任，認真保存、接收檔案，確保檔案的完整性。要對檔案資料做到具體問題具體分析。

（四）加強檔案管理隊伍建設，培養(yǎng)復合型人才。如今各單位最缺少的就是復合型的電子檔案管理人才，因此，雙管齊下培養(yǎng)電子檔案管理人員的專業(yè)素質和業(yè)務能力，為電子檔案管理部門擁有高精尖的電子檔案管理人員而努力，是相關領導與部門應該高度重視的。不僅如此，由于電子檔案工作的特殊性，要求電子檔案管理人員必須擁有高度的責任心和使命感，以及相當高的耐心。因此在培訓過程中，應該注意陶冶電子檔案管理人員的情操，培養(yǎng)他們的思想道德素質，打造一支德才兼?zhèn)涞母咚刭|管理隊伍。

四、總結

新的社會與科技發(fā)展環(huán)境下，電子檔案的管理與建設進步已經成為一種不可逆轉的趨勢，也是時代發(fā)展的必然要求。電子檔案管理就是推進檔案信息化建設，它不僅能夠進一步為單位發(fā)展作出貢獻,更是滿足人們日益增長的需求的必要途徑。

【參考資料】

[1]宮斌,李冬梅.電子檔案與數(shù)字檔案管理探究[J].黑龍江科技信息,2017(02):164.

[2]黃雅君,張建修.淺議高校檔案館的電子檔案管理與保護[J].辦公自動化,2006(13):49-50+48.