高校檔案收集工作的問題及對策研究

文/西安外事學院檔案館 董金玲

高校檔案收集工作的問題及對策研究

文/西安外事學院檔案館 董金玲

檔案收集是高校檔案管理工作的重要環節，只有提高檔案收集水平，才能夠對各類信息進行有效的甄選，保障高校檔案質量，進而促進高校的健康發展。本文簡單分析了高校檔案收集存在的問題，并探討了相關對策，以供參考。

高校；檔案；收集；問題；對策

高校檔案是學校管理工作的重要內容，記錄著與學生、教職工和學校發展息息相關的各類材料，所有的檔案資料都需要通過全面收集、集中管理、歸檔等工作環節，確保檔案的真實性、安全性，從而更好地服務于高校的各項工作。檔案收集是高校檔案管理工作的基本環節，主要是對各種零散的文件、資料等進行接收和集中處理。高校檔案具有范圍廣、數量大、種類多、專業性強特點，給高校檔案收集工作增加了難度，造成各種問題，例如檔案意識薄弱、收集制度不完善、管理水平低等，這就需要高校有關部門和領導提高重視程度，積極采取有效措施，提高檔案收集工作效率，為檔案的有效管理和利用奠定基礎。

一、高校檔案收集工作存在的問題

（一）檔案意識淡薄。高校檔案收集工作需要各相關部門和人員的積極配合，才能夠保障檔案收集的完整性和時效性，但是，在實際的工作中，很多人員的檔案意識薄弱，降低了檔案收集效率和質量。一些兼職檔案員不能夠嚴格按照有關規定及時向檔案館提交檔案資料，例如沒有在規定期限內完成檔案資料的移交，就會影響檔案館的存儲和編目工作的順利進行。同時，一些檔案資料存在信息不全的問題，例如有些歸檔資料提交的是復印件，但是沒有加蓋相關印章，導致這些資料的保存價值降低。

（二）檔案收集制度不夠完善。檔案收集制度不夠完善是制約高校檔案收集工作質量的一個重要因素。雖然我國的檔案法律、法規規定了文書材料的歸檔要求，但是在具體的實踐和執行過程中，高校并沒有結合自身的檔案收集情況制定具體的實施細節，導致檔案收集工作缺乏有效的規章制度，難以對檔案員的收集工作進行有效的指導，從而出現了工作消極怠慢、操作不夠規范等問題。此外，由于缺少獎懲機制，一些部門并沒有嚴格落實檔案收集工作中應盡的職責，資料收集的完整性和歸檔及時性得不到保障。

（三）檔案收集人員素質偏低。很多高校的檔案收集工作除了專職管理員，還有很多兼職管理員，這就導致了檔案工作人員的隊伍不穩定，尤其是兼職檔案員頻繁更換，導致很多在職的人員并不熟悉檔案收集的相關業務規定和工作內容，影響檔案收集工作的質量和效率。此外，由于學校對檔案館的重視程度不足，一些檔案員墨守成規，缺乏創新思維，不能對各個科室的檔案收集工作進行更加全面的指導，制約了檔案收集工作水平的提升。

二、高校檔案收集工作的有效對策

（一）增強檔案意識。高校檔案收集工作的開展關鍵在于增強相關部門和主體的檔案意識，讓他們認識到檔案收集工作的重要性。學校的領導要提高對檔案收集工作的重視程度，將檔案收集工作列入學校工作的議事日程中，并在各個學院和部門安排專人負責檔案收集的監督工作。此外，學校要通過多種途徑，加強檔案收集工作的宣傳和教育，一方面，學校可以定期開展專兼職檔案員培訓活動，整理《檔案法》的相關理論知識和法律規定，并聘請專業人員進行詳細的講解和分析，提高專職和兼職檔案員的檔案意識；另一方面，學校可以利用校園網絡、校園廣播、校報、校園宣傳欄等多種載體，加強檔案相關知識的宣傳，使得全校師生能夠了解和認識檔案收集工作的重要性，并給予積極配合。

（二）完善檔案收集制度。高校完善檔案收集制度需要從以下幾個方面入手：第一，完善檔案收集的規范制度，為檔案員收集工作提供全面的指導，例如，對歸檔范圍、歸檔程序、檔案資料的質量標準、檔案保管時間進行細致化的規定，同時明確各個部門在檔案收集工作中的職能，形成高效的檔案收集工作機制，確保各項工作責任的落實。第二，制定相應的獎懲機制，根據《檔案法》的相關規定和學校檔案收集的具體情況，對檔案員的工作進行全面的分析和評價，對于工作態度消極、操作不規范的檔案員視情節輕重進行批評教育或其他懲罰，而對于檔案收集質量較高的檔案員進行適當的獎勵，例如發放獎金等，進而提高檔案員的工作積極性。

（三）提高檔案員的工作素質。檔案收集工作的專業性較強，對檔案員的素質要求也較高。針對檔案員變動頻繁、業務生疏、新手增加的情況，高校要定期開展工作培訓活動，對文件材料的形成、積累、收集和立卷等進行全面的指導，提升他們的檔案收集工作理論水平和實際操作技能，讓他們認識到自身的工作職能，從而對檔案材料的收集和整理工作高質量、高標準地進行。此外，對于專職檔案員還要在創新思維方面進行提升，完善檔案信息管理系統，使其能夠與學校的教學、科研等其他相關信息系統進行有效銜接，將分散于不同數據庫、不同系統平臺的文件集合生成完整的電子檔案資源，從而提高檔案管理效率。

三、結束語

總而言之，檔案收集是高校檔案管理工作的重點，高校要認識到檔案收集工作的重要性，提高檔案員的工作素質，全面提升檔案管理水平，為高校的改革和發展提供可靠參考。

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