鐵路企業檔案管理工作的問題及對策分析

文/南昌鐵路局 王居華

鐵路企業檔案管理工作的問題及對策分析

文/南昌鐵路局 王居華

檔案管理是將企業生產及經營活動中所形成的各種文字、聲像及圖片等資源進行整理和保存。對于鐵路企業而言，檔案管理同樣具有重要價值，尤其是當前鐵路企業快速發展的情況下，檔案管理工作顯得更為重要。本文主要探討鐵路企業如何做好檔案管理工作，進而可以更好地幫助鐵路企業獲得良好的發展。

鐵路企業；檔案管理；工作；分析

隨著鐵路建設的快速發展，鐵路企業檔案管理工作涌現出許多新問題，這給鐵路企業的經營及決策帶來一定的影響。本文主要闡述鐵路企業在檔案管理方面所出現的問題，然后提出具體的解決對策，進而給鐵路企業發展提供幫助。

一、鐵路企業檔案管理方面的問題分析

（一）檔案工作管理制度有待進一步規范。從鐵路企業現有的檔案機構設置情況可知，檔案室屬于相對獨立的部門。檔案工作與文書、工程工作實行分塊管理的制度，在這種制度管理下，就使得檔案管理工作拉大了與文書、工程部門之間的距離，進而導致檔案工作人員獲取資源有一定難度，甚至有的不接觸文件資料的形成過程，而單純考慮文件資料實施歸檔。除此之外，文書、工程部門人員對檔案相關認識不足，他們在工作中單純考慮文件資料的形成，從而忽視對文件資料實施歸檔的工作。這些問題導致鐵路企業文件資料在歸檔以及銜接等方面出現許多不規范的情況，從而影響了檔案資料信息的不完整，導致文件資料丟失的情況發生。

（二）檔案管理人員專業素質有待提升。在鐵路企業從事檔案管理的工作人員大多非檔案專業人才，多數檔案員是從兼職檔案工作開始，在從事檔案工作過程中學習并積累了一些檔案管理工作知識。隨著鐵路建設的快速發展，形成的檔案資料越來越多，檔案管理的工作量逐漸增加，對檔案專業技能的要求也在不斷更新，檔案專業知識的不足，導致檔案員的檔案專業素質較低，趕不上檔案工作的新要求。因此，在檔案管理的工作中出現工作效率低的情況，進而制約了檔案管理質量。

（三）檔案管理的硬件設施有待完善。從客觀角度分析，當前的鐵路企業正在大力新建許多項目，其中會出現許多檔案資源，但是由于企業之前沒有高度重視檔案工作，進而導致檔案存儲空間出現不足。傳統檔案管理工作中所使用的庫房也難以適應檔案信息化資源要求，例如有的檔案是視頻或者是聲音形式，此時就需要采用電子化的方式進行管理，因此，在檔案管理方面就需要鐵路企業能夠提供良好的電子設備。此外，再從主觀角度分析，鐵路企業的領導層對檔案管理工作不夠重視，在這方面所投入的經費十分有限，導致檔案硬件設施更新緩慢，進而嚴重地影響了檔案管理效率。

二、鐵路企業加強檔案管理工作的對策

（一）建立良好的管理制度。首先，鐵路企業對檔案管理工作，需要確立一套良好的制度，從而便于管理人員能夠在實際執行管理工作中有相關依據可以參考，其中，鐵路企業對檔案管理進行統一管理，并通過部門立卷、歸口負責、定期移交以及綜合利用模式而不斷完善檔案管理的制度，進而可以有效改善鐵路企業在檔案管理方面出現文件資料丟失的情況，充分保障檔案資料信息完整性。其次，建立檔案管理的綜合辦公室，通過加強對現有管理人員及相關的文書、工程工作人員的檔案知識的教育和培訓，使得他們可以高效完成對應的檔案管理工作。

（二）提升檔案管理人員的整體業務素質。鐵路企業需要積極招聘檔案專業人才，從而可以將檔案管理方面的專業技能帶入企業中，幫助鐵路企業更好地提升檔案管理工作水平。由于檔案工作所涉及的信息多而繁雜，因此，這就要求工作人員能夠采用檔案專業技術不斷提升其規范化。例如在工作中需要嚴格地執行鐵路部門對檔案信息的要求，同時在檔案整理過程中還需要嚴格審核以及把關，并且安排技術人員加強指導，從而使得檔案整理可以較好地在規范化方式中完成工作。這是提升檔案管理規范化的有效方式。除此之外，檔案管理人員還需要加強學習，掌握當前檔案業務發展的情況，提升自身的檔案業務素質，進而能夠結合鐵路企業的實際情況而制定出科學的檔案管理模式，從而提升檔案管理人員的工作效率。

（三）加強對檔案管理資金的投入，完善硬件設施建設。

鐵路企業中的檔案機構主要是充分保存鐵路發展中所形成的、有保存價值資料的歷史記錄，它們屬于鐵路企業中不可再生的資源，因此，檔案資料十分重要，對鐵路企業發展而言具有至關重要的作用，鐵路企業需要重視檔案管理工作，同時在實際工作中可以增加資金投入。第一，鐵路企業需要增加檔案用品、用具的資金投入，這便于檔案管理人員購買檔案管理所需要的先進設備，進而充分保障檔案資料可以得到良好的保護。第二，加強檔案管理的基礎設施建設投入，由于檔案所需要的專用庫房以及存放檔案箱柜，隨著鐵路建設項目的增多，之前的存放空間已經無法滿足實際需求，所以需要通過增加資金投入的方式為檔案管理提供便利。

三、結語

鐵路企業檔案管理的工作屬于其中較為系統性的工作，通過加強檔案管理的方式，可以充分開發出許多有價值的信息，同時對鐵路企業的發展帶來良好的指導，尤其是鐵路發展過程中，檔案可以提供良好的信息支持。因此，鐵路企業要根據自身發展的情況不斷加強以及完善檔案管理工作，從而促進鐵路企業在新形勢下穩步發展。

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