檔案人員從“業務”到“專業”還有多遠

文/中國工程物理研究院流體物理研究所 張建銘

檔案人員從“業務”到“專業”還有多遠

文/中國工程物理研究院流體物理研究所 張建銘

本文參照國家《職業分類大典》，根據檔案人員從“業務”轉“專業”的需求，分析單位檔案專業技術人員評聘現狀及分流原因，提出穩定檔案專業人才隊伍的一些建議。

檔案專業；技術人才；隊伍

筆者從2011年9月調入檔案室，不經意間，從事檔案業務管理工作6年多了，從初識檔案到熟練承擔單位檔案管理工作，經歷了多個項目檔案驗收“考驗”，通過“副研究館員”資格評審，逐漸成為單位的“檔案專家”。很久以來，就想結合個人經驗寫一篇關于“檔案人員如何提升業務能力”的文章，也收集了好些資料，同院內各級檔案的同行們也進行過或深或淺的多次交流。但是每次面對項目檔案上存在的重復歸檔、復印件等系統性問題，面對規范化、質量、保密、安全等從收集、編研、借閱諸多環節的諸多要求，卻又常常覺得無從下筆，究竟如何改進才能盡快提升檔案人員的業務能力呢？

近期，閱讀中央辦公廳副主任陳世炬2016年12月26日在全國檔案局館長會議上的講話，在明確“檔案人才工作要有新進步”“檔案人才是國家人才隊伍不可或缺的組成部分”時提及國家最新頒布的《職業分類大典》首次將檔案“業務”人員更名為檔案“專業”人員，“這一新定位，體現了國家對檔案專業化的強調和考量”，要求各級檔案部門應加強檔案人才隊伍的建設。仔細體會，“業務”和“專業”一字之差，卻包含了極大的變化，就我院狀況，檔案人員從“業務”轉變到“專業”還有多遠？

一、檔案崗位類型及專業技術人員評聘現狀

檔案人員崗位類型主要有三種：檔案行政人員、檔案館人員、科研所及相關單位內部檔案室工作人員，根據情況走“公務員”和“檔案系列”技術人員兩種方式管理。“檔案系列”技術人員設有“研究館員”“副研究館員”“館員”“助理館員”“管理員”等任職條件，對專業知識、外語、計算機均有明確要求。檔案專業人員職務實行評審和聘用分離制度，評審工作由國家、省、院各級“職稱改革工作領導小組辦公室”組織進行，資格通過后，聘用由用人單位自行制定。

就我院具體情況而言，中級以下資格指標由用人單位確定，無指標限制，通過即可聘用，中級以上采用評聘分離制度。院只具備館員（中級）任職資格評審委員會，不具備成立高級資格評審委員會條件。檔案人員要參加高級資格（副高、正高）評審的，需各科研所檔案人員通過摸底量化分值、再由院組織初評，通過后委托四川省檔案局或國家檔案局評審。高級資格聘用時，指標由院人事教育處統一下達，各所組織同“研究”和“工程”系列專業人員共同競爭指標方式擇優聘用。在聘人員按年限進行晉級評審或同級量化認定，資格通過后，參加同級指標競聘上崗。

2009年實行檔案專業技術職稱改革以來，我院在聘在崗檔案高級職稱專業人員僅5~8人（一半以上在院），多個所就沒有在崗在聘的檔案高級職稱人員。根據以上流程，檔案專業資格評審材料一般在當年7至8月開始填報，第二年1至2月份下發評審意見。正常情況下，與院內“研究”和“工程”系列比較，有一年的延后期，加上申報過程中“婆婆”多，要求不同，往往延后的情況多有發生。院“研究”和“工程”專業資格評審在當年8至9月，結果評審會議現場即可認定，兩種方式的時間差也延長了檔案專業人員的成長周期。單位聘用通常在年底進行，檔案專業人員與“研究”和“工程”系列競爭指標，聘用率低。近年來，院檔案館、各所陸續引進十多各檔案專業（碩士、本科）人才，到2017年，還在檔案館（室）從事專業的不足一半，大部分分流到機關行政管理或者科研室從事文件收集等“業務”性管理工作。多年的結果顯示，檔案人員以“專業”方式與其他專業競爭指標，明顯處于劣勢，以至于好不容易評上的資格過期了可能也聘不上，或者聘用后4年晉升或者認定不通過降回下級資格，在工作中難以產生榮譽感和自豪感，在一定程度上，影響了檔案人員從“業務”轉“專業”的積極性。

二、專業結合實踐，引導年輕人才成長

與其他專業相比，高校畢業生主要是選擇政府機關黨委從事文秘和檔案行政，在職業策劃中就有行政和專業兩種分化。滿足我院入院條件的只有人民大學、四川大學、武漢大學、吉林大學等幾所高校。每年培養的檔案專業人員有限（200~300人），與院內主流專業工作有明顯區別，畢業生除去國家、省市黨政機關外，可供分配到科研院所的已經屈指可數了。個人認為，能夠選擇檔案這一職業的“科班”人員對工作本身是有基礎和熱情的，專業能夠結合實踐，將基層業務人員的培養成專業骨干，給予相應的職稱待遇，對于穩定檔案人才隊伍也有積極作用。

作為基層檔案室工作人員，專業要求明顯區別于檔案行政人員和檔案館人員。檔案業務工作主要是面向單位管理人員貫徹科研檔案收集歸檔要求，保障通過項目檔案單項驗收；面向科研人員提供現行、半現行、永久保管檔案的查閱利用服務，為審計、項目驗收、維修維護等提供檔案支撐；面向檔案管理部門（檔案館），對檔案室接收的檔案進行編目、統計等專業基礎管理上報工作。工作內容既有專業要求，又有行政管理性質。大數據時代之下，檔案載體發生了變化，電子文件的產生模糊了文件和檔案的界限，傳統管理模式逐步發生著變化，檔案行政管理工作也需要計算機、信息技術等專業技術人員的加盟。

對于檔案專業人員而言，具備檔案專業知識能夠勝任歸檔文件的整理、編目錄入，能使用檢索工具快速查找檔案，對利用者提供熱情周到的服務，只能是具備了“管理員”和“助理館員”初級要求。要管好檔案，還需要系統策劃、組織制定單位檔案分類管理方案、文件材料歸檔范圍及保管期限，編研庫存檔案專題目錄，建立檢索工具和數據庫等等。需要根據不同來源，不同門類資料，制定歸檔制度，明確歸檔范圍及整理要求，將具有歸檔價值的文件完整歸檔，系統管理。要做好這些工作，還需要了解行業動態，熟悉單位的工作流程，制度不完善或指導不到位，就會影響科研檔案整理的系統性、規范性和完整性，給檔案規范化管理、檢索利用、統計上報等帶來諸多的問題。實際問題的解決需要知識的經驗積累，需要“專業”梯度隊伍進行分級指導工作，以老帶新，促進年輕的“科班人員”的成長。

三、完善評聘制度，優化結構，提升綜合管理水平

對照《職業分類大典》2015年版，檔案在第二大類專業技術人員中單列一小類，定義為：“從事檔案接收、征集、整理、編目、鑒定、保管、保護、利用、編研的專業人員，主要任務是接收或征集檔案資料；進行檔案登記造冊、價值鑒定、確定保管期限；進行檔案資料的分類編號和組卷；進行檔案資料排架、入庫及其登記、統計、清點、核對檔案資料；進行檔案庫房日常管理和檔案資料的安全監護，保護修復檔案；編制檢索工具，建立數據庫；提供檔案資料借閱和咨詢服務；進行檔案資料考證、研究和編纂。”從這些概括性的語句中不難看出，檔案人員專業工作可以從征集、登記、核對到價值鑒定、研究和編纂，工作內容和跨度較大。多年的實際工作中顯示，基層檔案室工作人員，長期處于繁忙的基礎性業務工作中。一人多崗，各種工作同步進行，邊收集邊鑒定，邊整理邊著錄，邊驗收邊編研。在單位管理工作中無發言權，同行間的交流和培訓的機會少，某種程度上是將“專業”做成了“業務”。

參加了多次檔案管理業務培訓，明顯感知，航天、兵器系統檔案專業人員都有相當水平，在軍工行業具有較高的“威信”和“發言權”。從和同行們交流結果分析，影響我院檔案人員分流的原因與職業前景發展有密切關系，根據現在的專業人員評聘制度，在機關從事“業務”性管理工作，只要保障年度考核合格，就可以按年度晉級，盡管緩慢，但省去了資格評審、認定等繁瑣手續，也避免了“評而不聘”或者認定后打回“中級”資格的尷尬。現有制度對國家各級檔案館和檔案行政管理人員有促進作用，在我院體制下，明顯影響了檔案專業化進程，一個單位“專業”崗位長期空缺，勢必影響單位檔案綜合管理水平。

單位應進一步完善檔案專業的聘用制度，讓檔案專業人員重拾自豪感。在資格評審和聘用人員時，院應參照其他專業比例制定“檔案專業指標”聘用計劃，指標可由院掌控，在各所調劑使用，避免與其他專業“當年指標”混用。檔案專業人員能夠按照單位的培訓計劃要求，達到勝任專業的能力，具備相應的工作業績，通過資格評審，就可以按培養計劃進行在崗聘用。對于分流人員和其他專業人員，應按新崗位的專業或技能要求聘用，不能占用在崗人員的“專業指標”。專業人員按計劃發展，達到同等人員評審資格后按“專業指標”進行聘用。這種做法一方面可以穩定現有隊伍，另一方面可以促進年輕的“科班人員”的成長，消化吸收部分相近專業的人才加盟，優化我院檔案人才隊伍結構，提升單位檔案的綜合管理能力。