如何加強高校檔案管理人員的業務培訓工作

文/黑龍江工程學院 左麗娜

如何加強高校檔案管理人員的業務培訓工作

文/黑龍江工程學院 左麗娜

高?？蓮臋n案管理的記載中尋找出教育中存在的不足，并針對這一問題及時改進，使檔案管理工作更加規范化、標準化、制度化，是現今高校對檔案管理工作人員的要求。本文圍繞如何加強高校檔案管理人員的業務培訓工作這一話題進行探討。

檔案管理；業務培訓；檔案信息化

學校檔案是檔案工作人員經過認真篩選、分析歸納、分類編目、認真整理所形成的，其中包含的內容對學校的管理來說是至關重要的。在當今這個飛速發展的時代，計算機技術日益成熟，我們進入了一個講究效率的社會，以往的人工管理檔案模式已不再適用。人工管理檔案相較于計算機管理檔案就顯得效率低、保密性差，而且檔案的內容龐大，再使用人工管理檔案的方式那么在查找、更新和維護的過程中將給學校帶來一定的麻煩。運用計算機對學校檔案進行管理，將給學校帶來許多的便利之處，也省去了為管理檔案而消耗的人力。

一、學校檔案管理工作的重要作用

學校檔案是學校的歷史載體，其中包括文書檔案、財會檔案、人事檔案、學生檔案、聲像檔案、基建檔案、教職員個人業績檔案等幾大門類。學校檔案既記載了學校的發展歷程，同時也記載了教職工的相關資料和學生在學校的學習狀況以及個人資料，這里面的內容是學校評價各教師教學結果的一個重要標準。學校檔案是多項數據的綜合，關系著各教職工和學生的前途，并且，其中的資料可以鑒定這個學校的教育狀況，看出此學校的教育水平。

二、檔案管理的現狀與不足

檔案管理受到的重視不足。檔案在學校的管理上具有重大意義，可是它并沒有得到相應的重視，所以在很多時候，檔案管理工作經常被忽視。檔案管理人員存在著一種只要簡單將檔案保管好，能夠應對時常的檢查和查閱便足夠了，導致檔案管理人員逐漸放松檔案管理的工作，使檔案管理缺少科學的規劃。

有的學校對檔案管理的投入力度不足。檔案得不到重視，而且設備匱乏，現有設備老化，檔案管理部門很難引進先進的設備、更換設備，致使檔案庫房的設備老化、工作陳腐。

管理人員業務能力較差。學校的檔案管理人員雖然由專門的人來負責管理檔案，但是對于檔案管理知識的深入學習還不夠，有些專業不對口的相關人員甚至未參加過相應的培訓考核便被安排上崗，這使得檔案材料收集、整理和歸檔等業務的操作不規范，使檔案管理的整體水平下降。

檔案管理制度不夠完善，是眾多高校都存在的情況，檔案管理制度完善，才能真正地反映教職工的教學水平和學校整體的教育狀況。檔案需要規范管理，才能夠使檔案中的內容更加有條理、更加清晰、更加完整和更方便查閱。在以往的檔案管理過程中，由于缺乏完善的管理制度，導致管理人員對檔案管理工作不重視，對檔案材料收集不完整。在收集入檔的過程中，對資料整理的態度散漫，不能夠全面地概括，且會出現內容重復的現象，不能及時有效地反映教職工和學校歷史的真實信息和情況。

三、加強高校檔案管理人員業務培訓的方法

（一）注重檔案收集，加強管理。完善檔案的前提是收集文件資料，歸檔之前，對所掌握的資料進行細化分析，保證檔案的質量。在此要求下，檔案管理人員需要進行資料分析、分類、整理的過程，而為了避免部分檔案管理人員對處理資料方面存在不懂之處，學校應該開展檔案收集培訓，增強管理人員的資料分析和整理能力，提高學校檔案的質量。

（二）更新觀念，將檔案信息化。檔案信息化是不斷采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用現代化的水平。舊時代的檔案管理工序復雜，以手工操作為主，很容易造成檔案材料填寫格式不規范，內容不完整等失誤，給學校帶來不便之處。傳統的手工檔案管理在資料查找和資料整理這一過程中比較麻煩，需要花費大量的時間完成。而計算機時代則克服了這些問題，利用網絡的便利之處，將檔案信息化。計算機記載檔案不僅能夠高效地處理檔案資料的收集、整理，對檔案資料的保密程度也高出了許多，運用網絡將檔案進行分類管理，成為當下高校管理檔案方式的主流。

檔案信息化要求檔案管理人員具備一定的計算機知識，能夠流暢操作，將計算機時代的優點發揮到最大，體現檔案信息化的好處。學校檔案館應該展開檔案管理人員檔案信息化培訓的課程，加強檔案管理人員對檔案信息化操作的流程，使檔案的管理工作更加科學、規范。

（三）建立科學的檔案管理制度。沒有完善的檔案管理制度，檔案管理的工作就很難真正地做好，健全檔案管理模式，使其規范化、科學化、現代化，確保檔案管理工作的順利進行。學校借鑒其它高校的檔案管理模式，再根據自身學校的實際情況制定一套適用的檔案管理方法。

四、總結

檔案管理工作的意義重大，各高校應該構建健全的檔案管理系統，加強檔案管理的科學性。不斷吸取先進的檔案管理理論和技術，將其運用到學校的檔案管理當中，完善數字化檔案、完善檔案管理制度，能為學校的發展起到促進作用。檔案管理工作，是當今各高校所應重視的問題。

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