事業單位檔案管理的現狀及對策研究

文/白山市電視轉播臺 黃艷春

事業單位檔案管理的現狀及對策研究

文/白山市電視轉播臺 黃艷春

事業單位是以服務人民群眾為根本目標的，承擔著社會公共職能，所以事業單位的檔案對于社會發展有著重要的價值，鑒于此，研究事業單位的檔案管理存在著一定的必要性，本文就事業單位的檔案管理現狀及對策作出研究。

事業單位；檔案管理；現狀及對策研究

隨著對事業單位檔案管理工作規范化要求的提高，更加完整真實地收集和規整各類檔案成了一項重要的工作，事業單位的檔案不僅涵蓋著單位內部人員的人事相關情況，還包括社會活動經驗和重大歷史事件的記錄，有著一定的參考意義，檔案中的信息量可以作為支持社會進步的寶貴財富。盡管事業單位的檔案管理工作取得了一定的進展，可是在一些方面仍然存在著不足和需要提高的地方，應該引起我們的充分重視。

一、檔案管理的概念和對象

檔案管理就是檔案室對檔案實體和數字信息進行管理和服務的過程，它包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用等八項工作。

檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案使用者。檔案管理需要處理的事情就是把紛繁復雜的信息歸類整理，編號入位，化零為整，構成系統的歸類信息；檔案管理要向具有檔案查詢和使用資質的社會團體或個人提供檔案服務，以便他們從中獲取相關信息。

二、事業單位檔案管理的現狀

（一）檔案管理未能引起重視，工作方式陳舊。比起事業單位的其他工作崗位，檔案管理工作被認為是“閑職”，是最輕松的“可有可無”的工作崗位，這種錯誤的理念直接影響到檔案管理人員的工作積極性，在他們看來，既然來自于社會和單位內部都認為該項工作可有可無，自己就沒有必要斤斤計較，只要能把混亂的檔案擺放整齊，確保不丟失就行。這種簡單的工作模式只能讓檔案工作變得更加簡單，讓檔案查詢的過程變得更加復雜，提高了檔案查詢的成本。正是由于檔案管理人員不注意檔案歸類、科學排列，讓不同的檔案合并在一起，當檔案使用者需要使用檔案時無法快速地找到檔案，增加了時間成本，降低了工作效率。

（二）檔案管理人員的專業素質普遍不高。在一些事業單位中，檔案管理人員時常是其他工作人員的兼職工作，他們并沒有受過專門的檔案管理教育，時常會出現檔案擺放位置不正確等問題，檔案專業水平不高。由于不懂圖書館的排列方法，事業單位的檔案大多是按照個人的思想隨意地放在檔案室，當有人需要查閱檔案時，他們會要求查詢者自己進入檔案室查詢資料，忽略了檔案的保密性原則。

（三）檔案管理人員年齡普遍較高，缺乏對新技術的掌握。盡管互聯網技術已廣泛地應用于各行各業，但是在事業單位檔案管理工作中卻沒有能發揮有效的作用，其原因是事業單位對檔案管理工作的重視程度不夠，大多數檔案管理員年齡偏大，對掌握互聯網技術存在困難，從而沒有有效地建立用于查閱和管理的檔案管理互聯網工作平臺，日常的檔案管理方式依然停留在傳統的紙本登記方式。

（四）檔案管理基礎設施不足。常言道：“工欲善其事必先利其器?！睓n案管理工作也應當引入先進的科學技術，配備高效率的互聯網工作平臺，但實際情況是，很多事業單位缺乏對檔案管理工作的認識，并沒有投入資金和技術完善檔案管理工作所需的各類基礎設施，從而使得檔案管理工作條件滯后。

三、事業單位檔案管理的對策研究

（一）提高對事業單位檔案管理工作的重視。事業單位應當加強對檔案管理工作的領導，完善檔案管理機制，邀請專家制定科學、規范的檔案管理辦法，加大培訓力度，每個季度定期開展檔案管理工作人員的教育培訓活動，提高工作人員的業務素質。

（二）實現檔案管理信息化，提高檔案管理技術水平。為了提高檔案管理工作的效率和服務水平，應當引進先進的科學技術和互聯網技術建立電子檔案，使檔案的查閱、查找更加便利，檔案的分類更加科學，管理更加規范，例如當組織提拔某位黨員時，通常都會仔細翻閱人事檔案，確保被提拔者不存在政治問題、重要錯誤等，當提拔者以交流的形式調到其他單位時，就需要實現檔案的轉移。如果擁有電子檔案，兩個單位的人事部門都可以通過線上的傳輸來完成人事資料的發送和接收。

（三）對檔案管理人員結構進行調整。針對事業單位檔案管理人員年齡偏大、不夠專業、綜合素養普遍不高的問題，事業單位應該適當調整管理人員的年齡結構，選擇電腦技術水平高、有責任、有擔當的年輕干部擔任檔案管理工作，并組織各類專業培訓，不斷提高管理人員的能力和水平。具體來說，提高檔案管理人員的綜合素養有三個部分組成：其一，遵守法律法規，構建保密意識。其二，開展檔案管理專業技術培訓，提高檔案管理專業水平。其三，加強網絡技術教育培訓，讓檔案管理員及時更新舊的理念，創建與時俱進的思想。同時，要加強檔案管理工作的監督機制，及時發現問題并進行督導和整改，不斷規范和推進事業單位檔案管理工作。

三、總結

在科技高速發展的今天，事業單位傳統的檔案管理方法已經不能適應時代發展的需要，因此就要創新檔案管理工作機制，引進科學技術手段和互聯網技術，加強檔案管理中的監督工作，要在檔案管理中及時發現存在的問題，堅持問題導向工作法，針對問題作出科學的調整，只有主動研究檔案管理的先進方法，主動學習先進的經驗，才能提高事業單位檔案人員的檔案管理水平，才能真正實現檔案管理工作的科學化、規范化，從而提高檔案管理工作的服務水平。

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