淺談高校教務檔案管理常見問題與對策

陳小華

淺談高校教務檔案管理常見問題與對策

陳小華

檔案是對個人或組織過往的社會活動、經歷等的完整、清晰、真實的記錄信息，高校教務檔案指的是高職院校教務處針對學校過往的教學活動、組織經歷等形成的各項、各類教務材料。高校教務檔案管理是高校教務處工作的重點任務，是教務處完成工作任務、滿足高校教學管理要求等的重要手段。本文在分析高校教務檔案管理工作常見問題的基礎上，探討解決措施和對策。

高校 教務檔案管理 常見問題 對策

一、高校教務檔案管理基本概念和管理范疇

檔案是對個人或組織過往的社會活動、經歷等的完整、清晰、真實的記錄信息，高校教務檔案是檔案的一種，具體是指高職院校教務處在對學校過往的教學活動、組織經歷等形成的各項、各類教務材料。具體包括下述范疇：

教務部門建設與職能檔案。主要包括的是國家頒布的與高職學校教學活動相關的法律法規、規章制度、辦法和實施細則等，本校與教學管理活動相關的規章制度，教務處部門建設規劃、實施方案和細則，以及教務處的具體管理職能等；

教務部門工作人員人事檔案。主要包括的是教務部門工作人員的基本人事材料，包括學歷學位證明，培訓經歷和進修經歷證明材料、績效考核結果、獎懲記錄等；

日常教學管理檔案。主要包括高職學校日常的教學工作計劃、時間進度安排表、校歷、期中及期末考試安排表、國家各類統一資格考試時間安排表、實習計劃表、教師教學質量反饋表等；

學籍檔案。主要包括高職學校學生的注冊登記表、成績表、獎懲情況表、選課記錄表、學生證書學歷證書及補辦記錄表等；

教材管理檔案。主要包括學校教材的訂購計劃和方案、教材采購統計表、教材預定登記表、教材發放和領用情況記錄表等；

教學設備管理檔案。主要包括教學設備采購記錄表、教學設備領用登記表、教學設備使用情況記錄表、教學設備維修記錄表、教學設備管理方案等。

二、高校教務檔案管理的常見問題

（一）檔案管理人員意識不強

目前我國大多數高校都建立了專門的檔案管并配備專門的檔案管理人員，但很少對教務檔案設立專門的檔案管理人員，一般都由教務處的工作人員兼任。兼職的教務檔案管理人員沒有接受專門的檔案管理知識學習和系統的培訓，管理意識不強、管理能力有限。

（二）教務檔案材料不齊全

由上文對教務檔案材料范疇的分析可知，教務檔案管理的來源一是教務處本身產生或制定的，另一部分則是由日常教學活動產生的、由學校其他部門上交的。一方面其他部門的上交未必及時和全面，另一方面教務檔案管理人員責任心不夠或不愿催促其他部門上交，造成了大量檔案材料不能及時歸檔，或歸檔的方式不夠科學、規范，從而造成高校教務檔案的不完整。

（三）教務檔案利用率較低

目前，很多高校逐步重視教務檔案，開發了專門的軟件進行教務檔案的日常收集和整理，具備了先進的檔案立卷、查詢以及統計等工作。但教務檔案的利用率仍然較差，對軟件的利用水平較低，查詢和檢索的效率較差。收集和整理教務檔案的目的是有效利用，只有提高教務檔案利用率，才能真正發揮教務檔案的作用，為各類教務活動提供參考。

三、高校教務檔案管理的對策

（一）提高教務檔案管理人員綜合素質

高校教務處要選擇有責任心、認真負責的人來從事教務檔案管理工作，要加強對管理人員的檔案知識培訓，提高檔案管理人員的管理意識和管理水平，檔案管理人員水平的提高，是科學、有序、高效進行教務檔案管理的前提。

（二）完善教務檔案管理制度

工作的順利開展需要制度先行。要針對教務檔案管理建立科學、完善的管理制度，建立健全教務檔案的日常監督檢查、抽查和考核制度，強化檔案管理人員的責任意識，提高其工作的積極性、主動性，必要時可采用激勵機制，例如對成績突出的個人給予獎勵或職務晉升等。

（三）發揮教務檔案作用，提高教學管理水平

要加大對教務檔案的宣傳力度，使教師和學生認識到教務檔案的重要性，主動完整保留并提交教學過程中的各類檔案資料。利用現代化的信息技術手段，建立高效的教務檔案數字化管理，實現教務檔案的共享能夠不斷提升教學管理水平和科研水平。

（四）推進教務檔案管理的現代化

隨著計算機信息技術和網絡技術的不斷發展，傳統的以紙質為主的檔案管理模式已不再適用，只有提高教務檔案管理的現代化水平，才能滿足教師和學生對于教務檔案快速、準確、便捷的查詢需求。利用網絡技術建立教務檔案的數據庫，實現教務信息共享，方便師生的日常使用。

四、結語

總之，高校教務檔案管理是高校教務處的重點任務，是教務處完成工作任務、滿足高校教學管理要求等的重要手段，也是不斷提升教學質量和科研質量的重要基礎。本文在分析高校教務檔案管理工作常見問題的基礎上，從提高人員綜合素質、完善管理制度、充分發揮作用，以及提高現代化水平幾個方面探討解決措施和對策，目的是給高校教務檔案管理工作提供參考，不斷提升高職院校教務處的教務檔案管理水平。

[1]王雅靜.高校教務檔案管理問題與對策研究[J].湖南城市學院學報(自然科學版),2016(06):127~128.

[2]張志強.高校檔案管理中常見問題及對策[J].管理觀察,2015(12):115~116.

（作者單位：濰坊護理職業學院）