論行政公文的語言特色

史春穎

論行政公文的語言特色

史春穎

認(rèn)真把握公文的寫作特色是行政從業(yè)人員應(yīng)具備的基本素養(yǎng)，當(dāng)今社會對公文寫作的要求越來越高，掌握公文的語言特色是創(chuàng)作出精彩公文的關(guān)鍵。本文又分大部分組成，筆者首先從行政公文的總體特點(diǎn)入手，概述行政公文的四大特色；第二部分介紹行政公文的語言使用層面的特點(diǎn)；第三部分概述行政公文結(jié)構(gòu)的特色。從理論的論述到市里的列舉，希望能夠讓行政從業(yè)者們提升寫作能力，加強(qiáng)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的工作效率。

行政公文 語言特色 公文結(jié)構(gòu)

行政文件是行政程序中由行政機(jī)關(guān)形成的法律效力和標(biāo)準(zhǔn)形式的正式文件。 它不僅用于傳達(dá)原則和政策，發(fā)布律例、法規(guī)或行政措施，提出問題，還可通知情況或交換信息，它是國家科學(xué)管理，企業(yè)有效運(yùn)作，機(jī)構(gòu)、政府管理及重要的社會事業(yè)和學(xué)術(shù)事業(yè)[1]。 正是因?yàn)樾姓氖谴頇C(jī)關(guān)、企業(yè)和公共組織進(jìn)行發(fā)言的一種形式，所以在語言應(yīng)用方面和其他文體的寫作風(fēng)格不同。

一、行政公文的特點(diǎn)

行政公文是伴隨著公文活動的產(chǎn)生而出現(xiàn)的，機(jī)關(guān)單位或社會團(tuán)體發(fā)布規(guī)章制度、傳達(dá)上級指示、布置工作任務(wù)、告知有關(guān)事項(xiàng)時常發(fā)知照性下行文，達(dá)到廣而告之的目的。具有公務(wù)性、法定性、時限性和規(guī)定性的特點(diǎn)。就以上四種總特色為首要準(zhǔn)則展開寫作，才能把握行政公文的精髓，保證行文的質(zhì)量，確保其執(zhí)行力。

二、行政公文的語言特色

（一）語言風(fēng)格

1、公文用詞要準(zhǔn)確。作為公文，制發(fā)在執(zhí)行和法律上都具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性，所以，要特別強(qiáng)調(diào)語言的準(zhǔn)確性，聽過這樣一句話“一字入公文，九牛拔不出”[1]，這話就在提醒著我們，必須要重視語言的準(zhǔn)確性。要做到意盡言止，寫作時不能像散文、詩歌那樣使用一些含蓄的手法要避免語義的歧義現(xiàn)象出現(xiàn)。而且行政公文的13個小類別中多為知照性的下行文，通常是寫給廣大群眾的，是要對大眾說話，要時刻謹(jǐn)記“筆下有人”才好，這樣更能做到有的放矢。

2、公文選詞要莊重。莊重意味著語言的選用必須合乎語法規(guī)范而且還是書面語。不同于雜文，亦莊亦諧可以使文章更加通俗易懂、耐人尋味，公文的語言不能有詼諧的成分，而且像口語中我們經(jīng)常都愛使用兒化，在行政公文中是絕不允許的，因?yàn)檫@與莊重的特點(diǎn)是不相容的。

3、公文表達(dá)要嚴(yán)謹(jǐn)。這里強(qiáng)調(diào)的是說明事理一定要合乎邏輯，嚴(yán)謹(jǐn)行文，沒有粗疏錯漏，更不能前后矛盾。用語不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)象比較常見。

4、公文語句要簡練。語言要干凈利落，用最少的文字，表達(dá)最豐富的內(nèi)容，“文約而事豐”，達(dá)到“辭達(dá)而理舉”的效果。其次，要開門見山，避免說一些無關(guān)緊要的話，不需要無謂的渲染與烘托，不同于文學(xué)作品，往往開頭都是營造一種怎樣的意境，烘托一下氛圍，文章才能引人入勝。最后，通知中語言的選用通常是字字珠璣的，都是很有生命力的詞語，這樣的詞語運(yùn)用不僅可使行文簡練，還能現(xiàn)出公文的莊重、典雅的風(fēng)格[2]。

（二）專用詞語的使用

行政公文在長期的使用過程中形成了一些自身專用詞語，這些專用語，常使一則通知收到簡練明確、合乎規(guī)范的效果。專用詞語的使用主要有如下幾個方面：首先是開端用語，“根據(jù)、為了（為）、由于、因?yàn)椤㈥P(guān)于、按照（依照、遵照）、奉、茲（茲因、茲息）”

等，這些詞語主要用于表達(dá)目的，范圍或時間。其次是祈請用語，“希（務(wù)希）、請、擬”等，這類用語在通知中一般是為表達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的期望、請求的，多用于平行機(jī)關(guān)，請對方注意文件的內(nèi)容，或者是存查、辦理的意思。在公文中經(jīng)常把較長的固定詞組，或是連稱的名詞簡縮，像 “共青團(tuán)”、“八榮八恥”都是將一個比較冗長的詞組采用簡稱的方式表達(dá)，看起來也更精簡，也方便閱讀。

（三）正確把握語言的“精確”和“模糊”

公文語言應(yīng)用必須提到的一對概念 ，“精確”和“模糊”，二者似乎是相反的，但事實(shí)上，是辯證統(tǒng)一的關(guān)系。準(zhǔn)確的表達(dá)和模糊泛化是表達(dá)內(nèi)容的必要手段。兩者的有機(jī)結(jié)合是文檔語言的準(zhǔn)確性的重要標(biāo)志。 要正確理解二者之間的關(guān)系，從語言學(xué)的角度來準(zhǔn)確把握語言的本質(zhì)是關(guān)鍵。模糊語言不等于語言模糊。模糊語言是一個語言的概念，指在內(nèi)涵和外延上具有不確定性的語言，從而達(dá)到準(zhǔn)確表達(dá)這一目的。例如：“在今后相當(dāng)長的歷史時期，解決城鄉(xiāng)差距問題，仍是我們建設(shè)發(fā)展的重要任務(wù)之一”。這段公文中運(yùn)用“今后相當(dāng)長的歷史時期”這一模糊語表述就很有分寸感。

行政公文有一定的傳播范圍，各地區(qū)、各部門的實(shí)際情況會有差別，所以在公文在表達(dá)方面，要保有彈性，留出適當(dāng)余地。要從語言表達(dá)的內(nèi)涵和外延把握模糊語言的主要矛盾，注意措辭，靈活恰當(dāng)?shù)剡x用模糊語言，從而提高表述的準(zhǔn)確度。

三、行政公文的結(jié)構(gòu)特色

行政公文為了保證其合法性、完整性和準(zhǔn)確性，并節(jié)省起草和傳遞時間，一般按照國家規(guī)定格式撰寫，其結(jié)構(gòu)由眉首、主體、版記三部分組成。

（一）眉首部分

發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、文件機(jī)密等級和緩急程度等信息需要明確指出。如：《黑龍江省政府關(guān)于召開第20屆哈洽會的通知》發(fā)文機(jī)關(guān)：黑龍江省政府文件；黑政【2010】號；簽發(fā)人：李明。

（二）主體部分

主要包括六個方面內(nèi)容：標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款、公章和附注。正文作為主體，起著關(guān)鍵的作用。

1、標(biāo)題，寫法一般都分為兩種形式，一種是三要素，二是兩要素。三要素就是簡要的概括三個方面的內(nèi)容，即發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和最后的公文種類，組成了一個偏正結(jié)構(gòu)的詞組，如《哈爾濱師范大學(xué)關(guān)于做好新學(xué)期開學(xué)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的通知》；兩要素一般就是有事由和文種組成，如《關(guān)于嚴(yán)格執(zhí)行會議費(fèi)規(guī)定的通知》。許多標(biāo)題的擬定是的“發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”的使用也很有講究。“發(fā)”，有印發(fā)、頒發(fā)、發(fā)布三個不同的概念。事由一般為通知中心內(nèi)容的摘要，常用介詞“關(guān)于”和表達(dá)中心內(nèi)容的詞組構(gòu)成介詞結(jié)構(gòu)，作為公文種類的定語。“關(guān)于”這個介詞，主要表示事物涉及的范圍或包含的內(nèi)容，同時又具有了一定的提示作用，可以引起讀者的關(guān)注和重視。有了“關(guān)于”這個介詞，使事由表達(dá)的更明確、也更突出。

標(biāo)題的擬制，首要確切、簡潔和醒目。確切講究恰如其分的概括全文的主要內(nèi)容，能起到畫龍點(diǎn)睛的作用；簡潔，就是標(biāo)題的文字運(yùn)用都一定干凈利落、不拖泥帶水；而醒目，是清清楚楚、一目了然。

2、主送單位，行政公文的主送單位就是公文的主要受理單位，上行文中一般只寫一個主送單位，但下行文可同時有兩個以上的主送機(jī)關(guān)。通常要求標(biāo)明機(jī)關(guān)的全稱。

3、正文，正文部分是主體，主要是由緣由、事項(xiàng)、執(zhí)行要求或結(jié)束語依序組成。

（1）緣由部分

制發(fā)的通知要有理有據(jù)，所據(jù)的是文件精神或是上級指示精神，一般用“根據(jù)”開頭，這種開頭的明顯標(biāo)志是以“根據(jù)”、“遵照”、“按照”等詞組成的介詞結(jié)構(gòu)。開宗明義，首先表明行文目的，它的特點(diǎn)是開頭用“為了”、“為”組成介詞結(jié)構(gòu)；或是以“由于”、“因?yàn)椤遍_頭表明制發(fā)的原因，用議論、敘述、夾敘夾議的表達(dá)方式表達(dá)清楚。

（2）通知事項(xiàng)

要求在說明事項(xiàng)前常有 “現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”、“現(xiàn)做如下規(guī)定”的語句作為過渡語。事項(xiàng)、要求就是通知的具體內(nèi)容，各類通知內(nèi)容的寫作都必須要直接闡述理由、明確提出事項(xiàng)，或是點(diǎn)名需要采取的措施、具體的實(shí)行辦法，這部分必須要切實(shí)可行、便于下級機(jī)關(guān)的執(zhí)行才好。而且結(jié)構(gòu)上多采取的是并列式，分條列項(xiàng)的標(biāo)出主要內(nèi)容。具體的內(nèi)容闡述明晰后一般使用“特此通知”的字眼作為結(jié)語。

（3）結(jié)語

一般采用“特此通知”的字眼，也可根據(jù)具體情況使用不同結(jié)語，一些不是很正式通知中將結(jié)語部分做省略處理。通知的落款安排在一則通知的右下方，由發(fā)文機(jī)關(guān)（全稱）、時間（年月日寫全且用大寫形式）。

（三）版記部分

該部分內(nèi)容主要由主題詞和抄報(bào)組成。主題詞的標(biāo)識順序一般為：類別此、類屬詞、文種。“抄報(bào)”一般是寫給上級機(jī)關(guān)事使用；下級機(jī)關(guān)多寫為“抄送”。

準(zhǔn)確而熟練地掌握語言的特點(diǎn)和使用規(guī)律，明確行政公文的結(jié)構(gòu)布局，是每一個從事公文寫作的人提高公文寫作水平首要突破的關(guān)口。葉圣陶先生曾說：公文不一定是好的文章，但必須寫得清楚明白，取詞恰當(dāng)、句子通暢，讓大家看得一清二楚。只有正確運(yùn)用公文語言的特點(diǎn)，在選詞造句上狠下功夫，才能在行政公文寫作中真正做到得心應(yīng)手。

[1]劉建強(qiáng),朱琳．新編大學(xué)應(yīng)用寫作教程[M]．北京：首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社，2008(3)．

[2]何明．寫作語言學(xué)[M]．長春：東北師范大學(xué)出版社,1998：56～57．

（作者單位：廣西大學(xué)）

史春穎（1991-），女，黑龍江雙鴨山人，碩士研究生，研究方向：語言學(xué)、對外漢語教學(xué)。