立足檔案收集做好事業單位干部人事檔案的管理工作

文/新華報業傳媒集團人力資源部 賀武征

立足檔案收集做好事業單位干部人事檔案的管理工作

文/新華報業傳媒集團人力資源部 賀武征

新形勢下事業單位各項改革措施的深度推進對干部人事檔案管理工作提出了更高的要求。雖然檔案管理工作涉及收集、審核、整理、保管、轉遞、統計、利用等多個環節。但檔案收集環節無疑是整個檔案管理工作的起點、重點和難點，也是干部人事檔案能否有效服務于事業單位改革的關鍵。本文以國家印發的相關法規為依據，針對檔案收集實際工作中存在的難題，探討嚴把檔案收集關口、夯實基礎數據的重要性，從而切實推動檔案管理工作的發展。

干部人事檔案；檔案收集歸檔；開發；利用

一、事業單位干部人事檔案管理和收集工作的相關規定

根據新形勢、新任務的需要，為繼續充實、完善干部人事檔案內容，中組部于2009年7月再次印發了《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發〔2009〕12號，以下簡稱《新規定》）。《新規定》共分五章四十二條，提出干部人事檔案的歸檔工作應遵循真實、全面、及時、規范的原則，明確本法規的適用范圍，國有企業和事業單位的干部人事檔案材料歸檔工作需參照執行。《新規定》進一步明確了對各種材料進行歸類、鑒別、審核的程序，為確保公道正派地選人用人提供全面真實可靠的檔案信息，為維護干部合法權益提供了可靠依據。

二、事業單位規范開展檔案材料收集工作的困境

（一）干部人事檔案材料收集不完整，真實性和完整性不強。外部社會環境的劇烈變化和各種改革制度的試行，以及工作人員流動加大給檔案收集工作帶來了很多難題，很容易導致收集不全。就事業單位內部而言，和國家規定接軌的相關人事檔案收集歸檔制度顯然有些滯后，難以按照《新規定》的要求實施。在現存的干部人事檔案材料中，反映個人初始學歷、工資變動、職稱評聘、黨團組織等材料比較齊全，而反映個人培訓經歷、工作能力、技術專長、健康狀況等方面的材料較少，評價材料形式雷同、套話空話較多，滿足不了選拔使用人才的實際要求。

（二）干部人事檔案材料收集時效弱，現實性和動態性難以維護。要維護干部人事檔案的現實性，就要求盡可能全面地收集多方面的人事檔案材料，使得檔案能夠綜合反映干部的各方面情況。事實上，每份干部人事檔案是始終處于運動變化狀態的，即使已經建立了干部人事檔案，但這并不代表收集整理歸檔工作的結束。

（三）工作人員專業性不強、檔案收集工作缺乏延續性。由于干部人事檔案工作的基礎性和瑣碎性，使得工作人員往往努力很長時間卻看不見工作成果，再加上事業單位對人事檔案管理的重要性缺乏足夠的重視，造成檔案工作職責不明確、推諉扯皮現象明顯。現實中，檔案工作人員的變動也比較大，大部分工作人員屬于兼職，檔案工作被當作副業，面對繁瑣而時效性強的檔案收集相關具體催收工作，常常難以應付，有的只好敷衍了事。

三、加強事業單位干部人事檔案收集工作的幾點思考

從以上具體規定和實踐困境來看，干部人事檔案的建立是一個循序漸進的過程，非常瑣碎。如果在實際工作中，不能按照《新規定》中界定的檔案材料歸檔范圍和要求來完整地收集文件資料，就不能形成完整、科學、系統的干部人事檔案。

（一）健全收集制度、加強收集意識、建立收集網絡。根據《新規定》的要求，單位必須根據自身機構和工作特點，健全干部人事檔案材料收集歸檔制度。干部人事檔案的管理部門應健全各類材料的移交和轉遞制度，根據工作經驗制定出具歸檔時間要求和所履行手續，并通知相關材料生成單位嚴格執行，任何組織與個人不得以任何理由積壓、滯留應歸檔材料。各級分管領導必須對檔案收集工作的高難度予以重視，加強指導和督促。

（二）重視檔案的利用反饋信息，持續循環改進收集方式。干部人事檔案的價值要在利用中才能體現，也是檔案管理中最富有活力的環節，但是，過分強調檔案的利用而忽視基礎，又會使檔案管理工作沒有后勁。其實，兩者是相輔相成的關系，檔案的收集作為基礎工作可在利用過程中得以不斷發展完善。人事檔案的管理部門可以面對外部受眾開放檔案的利用，為他們提供積極互動、熱情互助的查閱服務。

（三）加強檔案人才隊伍的穩定與培養。檔案工作人員是檔案管理和服務工作的主體，所有檔案收集和管理工作都要靠檔案管理人員來完成，這是一項專業技能很強的工作，需要穩定的專業人才來支撐。檔案材料的收集歸檔工作就是基礎起點和技術難點、重點所在。因此，只有堅持立足檔案收集，打好基礎、練好內功，才能富有成效地做好干部人事檔案的管理工作，從而為單位各項事業發展提供積極準確的信息服務，推動各項改革的順利實施。

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