試論企業檔案管理的信息化建設

文/湖南有色金屬研究院 向嵐

試論企業檔案管理的信息化建設

文/湖南有色金屬研究院 向嵐

在企業的不斷發展中，企業檔案工作也需要給予提高，良好的檔案管理工作能夠顯著提升企業的工作效率，有利于企業的長遠發展。透過對一個企業檔案內的數據進行分析可以發現，諸多企業的信息可以透過信息而規劃企業的發展方向，否則，雜亂無章的檔案管理工作則會減少企業的運轉效率，對企業的長遠發展十分不利。在信息化與網絡化的環境中，傳統檔案建設與檔案管理工作也需要給予創新。

企業；檔案管理；信息化；建設

對所有企業或單位來講，做好檔案工作極其關鍵，通過個人視角而言，個人檔案包含了諸多私人信息，這些私人信息均為個人隱私，應當獲得保密性保護，假如企業的檔案管理工作無法執行到位，則易使員工的個人隱私被泄露，在這些私人信息被不法分子所利用時，則會對員工的生活乃至工作帶來較大的煩擾。對于企業而言，檔案管理工作不到位，則會令員工的檔案信息暴露在外，從而顯著影響到員工對企業的信任與好感，減少企業的團結力與競爭力，并且，還令商業競爭對手得到機會，從而影響到企業的運轉。在傳統檔案建設與檔案管理工作中，因為檔案管理工作涵蓋的信息較為繁瑣，所以諸多企業的檔案建設工作并未獲得良好的成效，如何使企業的檔案信息管理工作得到良好執行，則成為企業領導人應當考量的一個方面。

一、企業檔案管理信息化建設的問題

（一）企業基礎設施薄弱，總體結構不科學。首先，企業檔案管理信息化建設應當引進計算機設備，應當運用并發展互聯網技術，這些均應當具備較多的資金與技術。當前諸多企業特別是中小型企業技術水平較差，設備與資金不充分，以此妨礙了企業檔案管理信息化的建設。其次，被資源影響。大部分規模小、效益差的中小型企業較難在檔案管理中融入信息化，企業檔案管理信息化建設更加無法涉及。而規模大、效益佳的大型企業能夠完成檔案管理的信息化建設，在有效運用資源的條件下能夠不斷擴充規模，提升效益。這一結構的不正確性妨礙了企業的進步。

（二）技術能力欠缺，專業人才不足。首先，企業檔案管理信息化建設中應當持續運用并發展計算機的互聯網技術，而當前并未運用良好方式完成檔案資料的共享，由此產生電子檔案反復建設以及資源浪費的狀況，令企業電子檔案不能展現最大的效用，令共享性以及服務性不佳。并且，因為系統建設不夠良好，互聯網的安全問題令檔案資料較易被侵害，安全技術也需要提升。其次，在企業檔案管理崗位中，較為欠缺高素質以及高技能的人才，令企業檔案管理信息化建設中的創新不足，研發能力缺乏。

（三）欠缺統籌規劃，盲從性較強。企業檔案管理涵蓋企業研發、生產經營、項目管理以及人事管理等諸多方面，過程極為繁瑣，信息化的引進需企業把控正確方法。當前，企業的管理信息化建設意識不足，系統性不足，從而令信息化建設在企業檔案管理內的效果大打折扣。

二、企業檔案管理信息化建設的策略

（一）創新檔案管理信息化理念。檔案管理信息化建設應當加快相應理念的創新，通過創新理念而加快實踐的發展。建立大局理念，把以人為本、服務為首當成檔案工作的主要目標。加快理念的創新，在全新的發展狀態中，創新檔案管理信息化建設的內容，令其真正實現與時俱進。具體而言，企業應當透過組建培訓方法強化員工對檔案管理工作的注重程度，提高工作人員的專業能力及素養。

（二）創新檔案管理信息化技術。建立交互性、開放式的檔案服務平臺，實現計算機信息技術如實為檔案管理進行服務，加快檔案管理網絡的建設發展，并且以此為條件加快電子檔案管理系統的完善，提升相應檔案數據信息的輸出量及運用效率，令檔案管理能夠有效為企業及社會的發展作出貢獻。加快電子檔案管理制度的科學及完善，技術作為檔案信息化建設的主要動能，企業在執行相應檔案管理信息化建設時，需要通過現代信息技術進行支持，將紙質檔案作為根本，創建相關的電子檔案信息管理制度，完成電子檔案信息技術的有效運用，將管理行為進行規范，以此加快信息資源的良好發展與運用。

（三）創新檔案管理信息化制度。在當前市場經濟環境中，企業檔案管理制度應當在形勢的發展中給予變化。所以，為了顯著順應企業的發展所需，企業應當創建崗位責任制度與良好的獎懲制度。加快企業中崗位責任制的創建，依照檔案管理工作的要求與規律，把具體責任落實到所有部門與員工方面，進一步明確權責。并且，通過良好的獎懲制度締造企業內部良好的工作氛圍，依照具體崗位責任，融合企業的發展實際，通過正確的獎懲方式與實際的考核制度規范人員的行為，以此將工作人員的使命感與責任感調動出來，加強計算機網絡軟件與硬件的管理，規避信息泄露的風險。

（四）創新檔案管理信息化服務。本著實現檔案信息化服務的持續更新，令其符合時代的發展所需，顯著運用網絡實現資源共享，提升資源的利用率。并且，企業還應當建立相應的電子文檔信息中心，所有用戶不但能夠自主上傳電子文檔，還應當在此平臺執行相應的電子文檔下載工作。本著持續更新檔案信息化的服務，從而符合所有信息用戶的所需，令檔案管理工作能夠有效符合經濟發展所需。強化檔案信息管理工作的社會化服務，打造全新的服務主體，完成聯機與檔案館相互間的互補檢索，透過網絡遠程檢索進行服務，完成服務主體的多元化。

三、結束語

綜上所述，企業執行檔案管理信息化建設成為時代發展的所需，國有企業檔案管理部門應當牢牢抓住機會，解決困難，積極工作，創建企業檔案管理信息化，為數字檔案建設做好鋪墊。

[1]王淑芬.關于企業檔案管理信息化建設的思考[J].蘭臺世界,2013(22):134-136.

[2]李雪.新形勢下加強電力企業檔案現代化管理的思考[J].江西電力職業技術學院學報,2013(3):189-193.