論房地產檔案信息化建設工作

文/濱州市房地產管理局 張麗華

論房地產檔案信息化建設工作

文/濱州市房地產管理局 張麗華

隨著科學技術的不斷發展，現代信息技術正在逐步深入到房地產檔案管理中，房地產檔案管理正從傳統的手工管理向先進技術管理過渡。計算機技術促使房地產檔案管理模式有了質的提升，加快了房地產檔案收集及查詢利用現代化的進程，提高了房地產檔案的管理水平和利用質量，為房地產經濟發展提供了便利。

房地產檔案；信息化建設；改變模式

一、房地產檔案信息化建設的背景

房地產檔案是不斷建檔、不斷變更的過程，房地產會經歷買賣、繼承、拆遷、翻改、擴建等，期間權屬不斷變化，新材料不斷增加，只有保證所有應歸檔材料不遺漏，才能確保房地產檔案的真實性。隨著信息化的普及，房地產檔案數字化建設成為不二之選，數字化建設作業流程可分為如下步驟：建立檔案目錄、掃描、整理、檢查、卷宗歸庫等等。要利用計算機編制檢索工具，以形成計算機檢索與手工互補的檢索體系，為用戶提供便捷的查詢服務。計算機的應用既保護了檔案原件的安全，又滿足了用戶的需要。

二、如何做好房地產檔案的信息化建設

（一）認真做好提供查詢、復制和借閱等服務。在信息化的大背景下，房地產檔案開發的主要途徑是對房地產檔案進行編研，編研工作是對房地產檔案信息的提煉和整合過程，通過編研，能使房地產檔案濃縮為實用的房地產檔案信息產品。這個過程中，既可以編制檔案目錄、索引等，為用戶提供服務。也可以對房地產檔案中的信息內容進行研究，并形成數據，為用戶決策提供信息幫助。

（二）要加強房地產檔案信息化隊伍建設。房地產檔案信息化建設需要既懂得計算機實用技術又要精通房地產知識的隊伍，在目前形勢下，從軟件的選購以及研發，到實施、維護，都需要高技術人才。但目前的現狀是，房地產檔案信息化人才匱乏，導致房地產檔案部門難以真正開展檔案信息化建設。鑒于以上情況，房地產檔案管理部門應該把培養復合型檔案管理人才作為重中之重的工作。另外，房地產檔案管理部門要想方設法創造有利條件，吸引專業人才加入。同時，因為信息化建設工作量大，必須要集中時間段進行專項建設。房地產檔案管理人員應在保證現有收集渠道的同時，以經常性收集與集中性收集相結合。還要充分利用現代的科學技術收集相關檔案，提高服務功能，方便檔案利用者。

（三）要增加房地產檔案建設資金的投入。眾所周知，檔案信息化建設投資巨大，房地產檔案信息化建設也不例外。資金的籌措要多措并舉：一是爭取地方政府的撥款，二是單位自行籌集，三是吸引外援。資金使用時必須進行項目論證并且要全程跟蹤考核。目前檔案信息化建設工作千頭萬緒，需要理順關系，然后按目標開展工作。針對資金管理不科學、分散以及浪費等現象，要制定嚴格的制度。

（四）要建立房地產檔案建設激勵機制。要想使房地產檔案信息化建設順利實施，必須要制定操作性強的激勵機制。獎優罰劣的績效考核是其中重要的部分，在實施績效考核的過程中，考核者要充分發揮指導和引領作用，讓被考核者在考核過程中積極自覺地落實制度。房地產檔案績效管理能夠最大限度挖掘員工的潛力，提高工作效率。在管理工作中，還需要不斷研究增強員工活力的途徑。

（五）要規范房地產檔案電子建檔的標準。近年來，隨著計算機和網絡的普及應用，房地產建設單位在日常事務中產生了大量電子文件，各單位應加強電子文件的歸檔與管理工作，對于房地產業務辦理過程中產生的所有電子文件，都應及時登記、整理、編目、歸檔，要建立電子文件接收、保管和利用措施，確保房地產電子檔案能夠順利移交、保管和有效利用。

（六）要對房地產檔案進行風險評估和管理。房地產檔案管理部門在技術引進和應用方面都存在一定風險：一是沒法保證引進的技術都對房地產檔案管理產生積極效果。二是因為信息技術的復雜性，導致檔案管理人員在應用過程中會產生一定的風險，直接影響了房地產檔案的安全性。另外，由于網絡信息方面的法制不健全，也使得房地產檔案數字信息在發揮其憑證作用和參考作用的過程中出現風險。房地產檔案信息化建設應該在相關的法律法規指導下進行風險評估和風險管理，要達到這一要求，必須要建立健全檔案法制化體系。要加強房地產檔案信息安全保障方面的技術研發水平，提高自主創新能力，努力做到揚長避短。

三、結語

綜上所述，房地產檔案信息化建設是新的歷史條件下的必須趨勢，而保障體系建設安全則是檔案信息化建設過程中出現的一個棘手的問題，這個問題涉及檔案信息化建設過程中的所有環節，可以說，是一個相對復雜的系統安全工程。檔案信息安全問題不僅是技術層面的問題，更多的是管理層面的問題，需要層層重視，才能全方位地應對以上所說的各種風險。同時，房地產檔案信息化建設需要不斷增加資金的投入，并抽調專門的技術人員進行專業的建設；要以可行的激勵機制對檔案管理人員進行定期培訓，以此來穩定房地產檔案管理隊伍，切實規范房地產檔案信息化建設的全過程，并提高房地產檔案信息化的抗風險能力。房地產檔案的信息化建設必須要有創新的思維，要不斷分析信息化建設中存在的問題，制定出解決這些問題的對策，以充分發揮房地產檔案服務社會、服務大眾的功能。

[1]錢玲玲,何曉敏.房地產檔案信息化管理初探.上海檔案,2011(10):25-26.

[2]高雅杰.房地產檔案信息化的應用價值.城建檔案,2010(06):45-46.