新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理工作常見問題及應(yīng)對措施分析

文/江蘇省宜興市教育局 夏楊

新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理工作常見問題及應(yīng)對措施分析

文/江蘇省宜興市教育局 夏楊

在當(dāng)前的檔案管理工作中，檔案的管理和應(yīng)用服務(wù)與檔案管理的目標(biāo)之間還存在較大的差距。對此，筆者結(jié)合自身檔案管理工作的從業(yè)經(jīng)歷，從檔案管理常見的問題入手進(jìn)行分析，提出了與其相對的幾點(diǎn)改進(jìn)和創(chuàng)新措施。希望能通過這些建議與措施，為當(dāng)前的檔案管理工作帶來新的啟示。

檔案管理；問題；應(yīng)對措施；信息化

檔案管理在新時(shí)期機(jī)關(guān)的眾多管理內(nèi)容中并不起眼，但是它起到的作用卻至關(guān)重要。檔案管理不僅需要兢兢業(yè)業(yè)、勤勤懇懇的職業(yè)態(tài)度，還需要求真務(wù)實(shí)、與時(shí)俱進(jìn)的工作精神。在當(dāng)前機(jī)關(guān)的檔案管理中，僅僅依靠傳統(tǒng)的檔案管理方法是難以應(yīng)對未來日益增長的檔案信息需求和服務(wù)功能需求。對此，作為新時(shí)期的檔案管理工作者，我們必須直面檔案管理中常見的問題，認(rèn)真分析其存在原因并尋找改進(jìn)措施，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、精細(xì)化和信息化的長遠(yuǎn)改革發(fā)展目標(biāo)。

一、現(xiàn)階段檔案管理存在的問題

雖然目前機(jī)關(guān)對于檔案管理工作十分重視，但是從檔案管理的工作效率來看，檔案管理工作中還是存在一定的問題，需要進(jìn)一步改進(jìn)與提升。

（一）對檔案管理重視程度不夠。雖然目前機(jī)關(guān)對檔案管理的功能和作用有著明確的要求，但是在日常工作中，對檔案管理工作的重視程度還有明顯的不足。首先表現(xiàn)在檔案管理工作的地位上，當(dāng)前一般的檔案管理并不是一個(gè)獨(dú)立的工作職能部門。這種管理方式雖然降低了管理的成本，但是也在一定程度上提升了檔案管理的工作質(zhì)量檢查的難度。第二，重視程度不夠還體現(xiàn)在對檔案管理未來作用的認(rèn)識程度不夠。檔案管理不僅是保存和記錄過往記錄，更重要的可以結(jié)合信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)來分析機(jī)關(guān)過往的發(fā)展數(shù)據(jù)情況，為未來的發(fā)展方向制定方案。同時(shí)還可以為在職、退休人員提供電子化的檔案信息服務(wù)，確保在職和退休人員沒有檔案方面的后顧之憂。但是當(dāng)前對于檔案工作的認(rèn)識還是僅僅局限在檔案的記錄留存功能，對數(shù)據(jù)分析功能開發(fā)程度并未深入和完善。

（二）檔案管理人專項(xiàng)人才儲備不夠。對于檔案管理的專項(xiàng)人才儲備不夠是檔案管理工作遇到技術(shù)性瓶頸的主要原因。檔案管理有一套嚴(yán)格的存檔、保管、檢索的技術(shù)流程。對檔案的信息有著嚴(yán)格的要求。因此必須具備完整的檔案管理技術(shù)的專業(yè)人才才能在復(fù)雜的檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)工作效率和質(zhì)量的突破。當(dāng)前檔案管理工作的專業(yè)人才儲備明顯不夠，現(xiàn)有的管理人員數(shù)量往往較少，工作量較大，有的甚至是兼職管理，每天在完成自己本職工作后才能顧及到檔案資料的留存與管理。這種情況對于檔案的長期保留有著一定的負(fù)面作用，不利于檔案資料留存的長期性和延續(xù)性，并且難以劃分具體的檔案管理崗位責(zé)任，繼任者對于檔案資料的掌握程度有偏失，導(dǎo)致檔案資料難以發(fā)揮其真正作用。

（三）檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展速度較慢。檔案管理信息化是大數(shù)據(jù)技術(shù)下，提高檔案資料綜合利用程度的重要基礎(chǔ)，它需要一定的技術(shù)設(shè)備進(jìn)行支撐。當(dāng)前對檔案管理設(shè)備的投入不夠，信息化技術(shù)設(shè)備更新較慢。不僅沒有必備的自動(dòng)掃描轉(zhuǎn)換設(shè)備，同時(shí)對于檔案資料網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)也存在滯后問題。檔案信息的收集整理速度慢，不利于檔案的長期留存保管和查詢使用。尤其是在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換進(jìn)度上，由于工作量大、工作人手不足和專業(yè)技術(shù)限制，在轉(zhuǎn)換速度、轉(zhuǎn)換質(zhì)量、讀取效果上等評價(jià)指標(biāo)上都難以實(shí)現(xiàn)預(yù)定的進(jìn)度計(jì)劃目標(biāo)。在機(jī)關(guān)工作高效、快速發(fā)展的當(dāng)前，檔案管理信息化建設(shè)的滯后給整體工作帶來了一定的負(fù)面作用。

二、檔案管理工作的改進(jìn)與創(chuàng)新思路

（一）轉(zhuǎn)變思想，提升對檔案管理的重視程度。在管理上，通過報(bào)告和提交建議規(guī)劃可行性報(bào)告等形式，提高檔案管理的改革方向以及綜合服務(wù)使用范圍，扭轉(zhuǎn)管理層的思想提高其重視程度。重新定性信息化檔案管理，實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有信息化改革的對接。同時(shí)制定嚴(yán)密的組織服務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)體系。將根據(jù)實(shí)際條件分配檔案管理部門的工作職能和責(zé)任，完善部門的規(guī)章制度以及獎(jiǎng)懲機(jī)制。在服務(wù)上，轉(zhuǎn)變以往被動(dòng)服務(wù)的工作狀態(tài)，提高服務(wù)意識，配合中心工作，提供各種輔助性數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策，為廣大教師提供服務(wù)。通過踏實(shí)的工作，提升檔案管理在機(jī)關(guān)工作中的實(shí)際地位，提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度。

（二）提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平。當(dāng)前檔案管理工作質(zhì)量水平參差不齊，拋開硬件設(shè)備因素，最主要的在于檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不夠，規(guī)范化管理程度較低。比如在檔案資料的編整階段，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案資料不全就上盒、上架的情況。對此，應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。在業(yè)務(wù)上做到歸檔及時(shí)、材料齊全、完整、規(guī)范，提高歸檔率、完整率。在學(xué)習(xí)上做到與專業(yè)檔案管理知識相對接，提高理論水平。舉辦工作討論會，針對工作中遇到的實(shí)際問題進(jìn)行總結(jié)分析，尋找解決措施；針對工作完成情況，調(diào)整工作節(jié)奏和工作進(jìn)度。提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平。

（三）加大硬件投入，建設(shè)現(xiàn)代化檔案室。對于當(dāng)前的檔案管理，要從檔案資料的信息化入手，建立現(xiàn)代化的檔案室，實(shí)行檔案庫房一體化智能管理。

一方面，現(xiàn)代化檔案室要具備檔案管理的功能集合與提升，實(shí)現(xiàn)對檔案庫房安全管理、檔案存放環(huán)境、檔案存儲設(shè)備、實(shí)體檔案、庫房導(dǎo)引等系統(tǒng)的有效整合。現(xiàn)代化的檔案管理要滿足庫房環(huán)境數(shù)據(jù)采集服務(wù)，庫房設(shè)備聯(lián)動(dòng)服務(wù)，檔案、文件存儲服務(wù)，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等功能，滿足檔案資料信息化所需要的功能準(zhǔn)備，滿足基本使用功能。另一方面，現(xiàn)代化檔案館要具有完善的管理功能分區(qū)。教育局的檔案管理主要包括人事檔案管理和文書檔案管理，因此檔案室要根據(jù)不同資料的保密程度、保存年限和調(diào)閱權(quán)限進(jìn)行管理分區(qū)，按照分散控制、集中管理的理念完成歸檔。編制各門類檔案管理檢索工具，建立專門的數(shù)據(jù)庫。

（四）提高檔案管理的數(shù)據(jù)提供服務(wù)能力。檔案管理的最大的價(jià)值體現(xiàn)就是檔案開發(fā)利用，如果僅是為了做檔案而做檔案，就失去了檔案工作的意義。在現(xiàn)實(shí)的檔案管理工作中，還有許多可開發(fā)的檔案服務(wù)內(nèi)容。當(dāng)前機(jī)關(guān)管理的日常工作中，經(jīng)常會遇到許多突發(fā)問題，需要檔案資料提供原始數(shù)據(jù)。例如退休多年的教師辦理社保手續(xù)，如果其遺失了社保卡，就需要借助檔案管理部門調(diào)出其原始資料進(jìn)行核對。這種情況如果是異地辦理，會需要經(jīng)過多道程序的審批，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案管理信息化聯(lián)網(wǎng)后，僅憑借注冊信息，即可在檔案管理網(wǎng)站上自行查閱相關(guān)信息的數(shù)據(jù)，下載其掃描件，減輕檔案管理工作量，加快服務(wù)效率，提升服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有檔案資料的最大化利用。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)最重要的還是要提升與大數(shù)據(jù)技術(shù)的具體應(yīng)用結(jié)合。大數(shù)據(jù)技術(shù)是一種可以借助云計(jì)算功能來實(shí)現(xiàn)既定分析的科學(xué)技術(shù)，而檔案管理可以為大數(shù)據(jù)分析提供基本的數(shù)據(jù)庫，在機(jī)關(guān)未來管理中，可以就發(fā)展方向進(jìn)行模擬，對學(xué)術(shù)研究進(jìn)行成本的可行性分析，對人員成本和其他管理提供分析，完善檔案資料數(shù)據(jù)的綜合利用。

三、結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作在信息化飛速發(fā)展的今天有著不同的意義。檔案管理有著嚴(yán)格的操作規(guī)范和流程。但是由于工作量大、信息內(nèi)容多、管理期限長等原因，檔案管理在實(shí)際工作中難免出現(xiàn)各種問題。對此，必須從源頭上加強(qiáng)對工作的要求，完善組織管理機(jī)制，規(guī)范檔案操作流程，提升信息化建設(shè)速度，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的進(jìn)一步飛躍。

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