檔案管理工作問題分析

文/云南森林自然中心 李曉婷

檔案管理工作問題分析

文/云南森林自然中心 李曉婷

從當前檔案管理狀況來看，各個行業(yè)及組織機構的管理較為混亂，還存在很多問題需要完善，還需要加強對檔案管理形勢的認識，意識問題所在并明確其原因，根據(jù)各自的實際情況進行必要的措施補償，找到適合本單位發(fā)展的檔案管理辦法。

檔案管理；問題；對策

隨著我國經(jīng)濟的深入發(fā)展，檔案在各項管理中的作用逐漸顯現(xiàn)，但從當前發(fā)展形勢來看，檔案管理水平還不是很高，存在管理混亂和信息查詢困難等問題，和目前高速發(fā)展的經(jīng)濟需求不相適應。檔案是組織、機構或企事業(yè)單位發(fā)展歷史重要的信息載體，對于協(xié)調和促進單位的有序和良性發(fā)展有著非常重要的保障作用。在新的歷史時期，推動我國檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展是當前時代發(fā)展的迫切需要，對檔案實施現(xiàn)代化創(chuàng)新改革已經(jīng)成為歷史發(fā)展的必然要求。要不斷引入先進的信息科技技術，以及科學的管理手段，推動檔案管理工作的信息化水平。當然這是一項需要大力經(jīng)費的復雜工程，并需要擁有較高素質的管理人員隊伍，而且需要保障檔案資源具有良好的安全性能，確保檔案資源實現(xiàn)安全和良好的保密功能。所以在目前我國檔案管理中還需要解決很多問題。

一、當前檔案管理工作存在的主要問題

（一）檔案管理制度的缺陷。當前檔案管理中普遍存在各種不規(guī)范問題，一是表現(xiàn)為檔號的不規(guī)范問題，二是案卷標題的不規(guī)范問題，再次是檔案卷內目錄缺少的問題，另外還有案卷在組合時隨意組合。在檔案資源的收集和保管、保護方面存在一定的漏洞，在檔案資源的借閱和保密等方面還需要不斷完善和提高，相關的管理制度還需要進一步完善和落實，提高規(guī)章制度的執(zhí)行力，使得檔案資源具備應有的真實性及相應的使用價值。

當前檔案管理中偏重了文書檔案管理，而忽視了電子、音像等這類現(xiàn)代化音響制品的收集和整理，使得一些重大活動、重點工程、重點科技和設備的更新改造項目缺乏相應的檔案記錄，部分檔案資料和圖紙無法得到及時有效的回收和管理，造成大量珍貴資源的丟失。而對已經(jīng)收集的文書檔案，也沒有安全相應的管理規(guī)定進行分類管理，使得拒標和內容出現(xiàn)嚴重的不符，文件缺乏目錄，沒有加蓋歸檔章等。

（二）檔案管理人員的專業(yè)水平較低。因為我國檔案管理工作發(fā)展的時間還不是很長，工作人員隊伍內部的文化程度和專業(yè)素養(yǎng)存在較大的差異，而且不能及時有效地適應當前檔案管理工作發(fā)展的需求。在當前社會信息化已經(jīng)成為時代發(fā)展的主旋律，因此對檔案管理工作人員的文化水平和專業(yè)素質有了更高的要求，需要這些人員具備相應的檔案信息深層開挖和研究技能，但是實際上這方面的人才較為缺乏。從目前來看，當前的人才隊伍素質和理論水平等都無法適應信息化發(fā)展的需求，人員隊伍素質和時代發(fā)展有著很大的差距。檔案管理工作是一項復雜的系統(tǒng)工作，所起到的作用非常重要，對于一個單位來說，是否能夠有效利用檔案信息資源對于自身發(fā)展有著非常重要的影響，對于單位經(jīng)濟和社會效益有著巨大影響，很多機構或單位在檔案管理方面基本是一“藏”了事，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，對檔案管理的價值認識不足，檔案利用效益低，在檔案信息資源的開發(fā)和利用方面還需要進一步完善。

（三）檔案檢索效率較低。在檔案檢索方面一般存在手工檢索和計算機檢索兩種方法，從當前狀況來看，還是以手工檢索為主，檔案部門把很大的工作精力用在了手工檢索方面，研究出了各種不同的檢索工具和方法。在制作檢索工具過程中不是追求數(shù)量就是忽視質量，很多單位錯誤地認為檔案檢索工具種類越多則服務質量越高。另外在檔案管理方面缺乏相應的硬件設施，設備陳舊落后，盡管目前各行各業(yè)信息技術獲得巨大發(fā)展，相應的計算機及互聯(lián)網(wǎng)技術應用較為普遍，但從目前檔案管理狀況來看，這方面的應用還不多，手工收集和檢索較為普遍，所收集到的信息量較小，不利于檔案管理工作的快速發(fā)展，檔案資源很難得到更大范圍內的開發(fā)和利用。

（四）信息開發(fā)和編制上存在問題。在檔案信息的開發(fā)和編制方面，很多檔案部門都是為了應付檢查，隨意選擇幾個主題進行低層次的開發(fā)和編研，所研制出的產(chǎn)品缺乏實用性，使用價值不高，盡管有些主題和時代發(fā)展有著很強的關系，但是因為所需的時間較長而缺乏實效性。

二、完善檔案管理工作的對策

（一）提高檔案管理人員的素質。檔案工作隊伍在建設方面，需要選擇有著較高政治素質的、作風正派的、有著很強責任心的黨員干部，開展相應的教育和培養(yǎng)工作，采取多種措施充分發(fā)揮其積極性和主動性。檔案工作人員的素質高低決定著檔案管理工作水平的高低，所以檔案管理工作人員需要重視自身專業(yè)知識水平的提高，要積極參加各種培訓和學習活動，積極實踐，熟悉檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，通過合理的工作方式不斷提高工作效率和效益，要積極探索和應用新的管理模式，不斷提高檔案管理工作的實用性能，為社會提供更加豐富多彩的實用信息資源。

（二）健全檔案管理制度。在制定檔案管理制度時需要堅持以下幾個要求：一是要堅持合理性和科學性，所制定的規(guī)章制度需要和不同單位的實際狀況相適應，建立靈活的檔案管理機制。需要注意檔案管理制度的具體可操作性，使得這些規(guī)章和制度在實際執(zhí)行中可以得到有效貫徹和落實，更好地發(fā)揮應有的指導和規(guī)范作用。二是要具備雙向性，制度是一種約束力，對于約束對象和執(zhí)行者之間要建立起有效的交流溝通機制，從而確保檔案管理工作能夠得到有效開展。

（三）改善檔案功能。檔案管理還需要注意全面性、客觀性及動態(tài)性，要充分重視檔案的功能，在保留原有重要功能的基礎上，要進一步豐富和擴大其內涵，為單位發(fā)展提供必要而豐富的信息需求及檔案內容，更好地為單位的發(fā)展提供必要的支持。

（四）利用信息化管理手段。當前社會發(fā)展的趨勢離不開信息化技術的支撐，在推動檔案管理工作發(fā)展時需要重視信息化技術的應用，積極引入當代最新的信息科技成果不斷促進檔案管理工作水平的提高。目前國外很多國家在檔案管理方面都積極采用計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)技術，我國檔案管理方面也需要積極引入計算機輔助技術，在人事檔案計算機輔助管理方面應用信息化技術已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢。如可以借助E X C E L表格來進行人事檔案數(shù)據(jù)庫的構建和管理等。

三、結語

對于國家、政府機構、企業(yè)、社會團體以及個人來說，檔案都是一種非常重要的信息記載原始憑證，由于其原始性和可追溯性從而成為各種組織機構生存與發(fā)展的必要資源。文章對于檔案管理中存在的若干問題進行分析，并且提出相應的完善措施，分別從檔案管理人員的素質提高、檔案管理制度的健全、檔案功能的改善以及信息化管理手段的普及等內容進行闡釋，希望對解決我國檔案管理工作中存在的問題有所幫助。

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