針對“互聯網+檔案”理論與實踐的三點思考

文/青島大學附屬醫院 唐春蕾

針對“互聯網+檔案”理論與實踐的三點思考

文/青島大學附屬醫院 唐春蕾

互聯網技術的發展帶來了檔案信息存儲、查詢的便利。企業利用互聯網技術創建“互聯網+檔案”的管理體制，大大促進了檔案的管理。本文從互聯網與檔案管理的聯系出發，闡述目前“互聯網+檔案”存在的部分問題，探索解決的實踐策略，希望對部分企業有參考意義。

互聯網+檔案；檔案管理；信息互聯網

企業檔案作為企業重要的文化建設資料，在企業文化建設過程中發揮著重要的作用，它是在企業各項活動中形成并保存備查的各種文獻載體，是企業寶貴的不可再生性資源。“互聯網+檔案”將檔案的信息電子化，易存儲，檢索方便，大大簡化了人工管理紙質檔案的繁瑣流程。“互聯網+檔案”的應用推廣，有助于企業解放勞動力，有助于建設和完善企業檔案管理系統，有助于企業快速查找檔案信息，快速了解企業內部信息。

一、“互聯網+檔案”的理論基礎和管理模式

“互聯網+檔案”的管理方式是計算機技術應用在企業管理中的體現，該模式以互聯網硬件、軟件的發展為基礎，建立包括企業員工、企業發展歷程、企業大事件等方面的檔案記載和存儲，通過電子信息化的方式，將音響、文檔、圖片、錄音等形式的檔案內容存儲于網絡中。方便企業后期進行的檔案模式、檔案工作、檔案管理、檔案宣傳、檔案館、圖書與檔案融合等環節的管理。

2001年，國務院辦公廳制訂了全國政府系統政務信息化建設的五年計劃，檔案界開始了電子文件管理的熱潮，并在10年間逐步影響了企業的檔案管理。2015年李克強總理提出的“互聯網+”戰略計劃，成為引領我國傳統行業改革的重要戰略。我國學者張照余的著作《檔案信息網絡建設研究》及傅容校的著作《檔案管理現代化》逐漸從重視檔案的數字化到技術應用轉變，對企業的檔案管理系統構建的引導也是革命性的。

二、企業“互聯網+檔案”實踐中存在的問題

企業“互聯網+檔案”管理實踐是一個逐漸完善、積累的長期過程，檔案的信息隨著企業的發展逐漸變得豐富化，形成企業的發展史。在檔案管理中，企業常見的問題存在于對檔案變更的信息不能及時更新、補充，造成檔案有錯誤的地方，忽視了定期核查，長期缺乏核查導致檔案的失真。“互聯網+檔案”借助互聯網技術，存儲逐漸積累成企業的寶貴財富，但是缺乏傳輸的自動化和整合，各部門都有不同的檔案，但是無法匯總和正確歸類，導致檔案的提取和檢索費時費力，企業管理者不能獲得檔案的準確資料。企業檔案的應用管理上缺乏內部的文化傳承，過多關注檔案的信息堆積和分類管理，忽視檔案的延續性。

三、完善企業“互聯網+檔案”應用的有效策略

（一）及時更正、替換信息，補全檔案數據庫。企業檔案管理工作是對企業形成的各個門類、各種載體的檔案進行綜合管理，即收集、整理、保管和開發利用。企業在生產、科研、經營等各項活動中形成和積累的全部檔案的總和，是企業發展全過程的真實的原始記錄，是企業文化的積淀。“互聯網+檔案”管理實踐中，需要盡可能地實現檔案資料的電子化，每周核實一次檔案信息，將近期補充的檔案歸類，對更正的部門進行改正并告知其他部門。為了健全檔案數據庫，企業的“互聯網+檔案”管理中應當注重《員工暖心事集冊》檔案的編寫，將普通員工的一些小事載入企業檔案冊，注重員工對企業作出的貢獻。在后勤部門默默付出的各崗位員工，將該部分員工教導新人、學習新技術、兢兢業業的一面記錄在企業的檔案中，形成企業不斷創新、不斷開拓、不斷進取的文化理念，由建設到逐漸完善。

（二）完善檔案管理信息化和自動化。企業檔案管理隨著計算機的普及要求信息化和自動化，數字化的檔案管理能加強企業檔案信息管理模型的建設，方便檔案管理從多個角度檢索檔案，達到檔案檢索全自動化，實現檔案接收、存儲與提供利用信息一體化服務。對部分發展時間較長的企業，編寫紙質企業、員工檔案，規整檔案照片，同樣是檔案工作部門健全企業文化的流程。完善檔案管理信息化和自動化在人工必須的檔案工作環節上主要表現為提高檔案工作操作人員的素質及操作水平。企業可以定期舉行員工培訓，講解檔案管理工作的管理方法，如在檔案的組卷、裝訂上仔細核對，將各崗位的檔案按照時間順序排列規整，不影響日后的調檔利用，盡可能縮減歸檔程序。

（三）重視電子檔案企業文化的內部傳承。“互聯網+檔案”管理將企業檔案作為一種精神文化，需要獲得內部的傳承。企業內一代代員工的優良傳統和品格在新員工身上發揚光大，推動企業文化這棵大樹枝繁葉茂、碩果累累。企業系統注重老員工的“傳幫帶”作用和新員工培訓。在很多企業中，“師帶徒”、黨員結對子幫扶等已成為一種常態，通過老員工的傳幫帶，將先進的技藝和服務舉措發揚傳承下去。每年，新員工都要接受入職培訓，了解企業發展概況、企業文化、電力工業基礎知識、員工職業素養等。檔案管理是企業文化、企業精神、企業形象的體現，檔案工作是個長期、細致而且具有延續性和連貫性的工作，不能因為企業內部系統程序繁瑣而忽視。例如企業內部設立精神層面的榮譽獎勵，檔案工作過程中組織學習企業發展史，感受企業發展過程中的經驗積累和傳承氛圍，重視文化的種子在企業生根發芽，企業的文化在企業內部所有員工中得到傳承。

四、總結

“互聯網+檔案”在企業內的應用實踐，要求企業逐步完善檔案的管理系統，多個部門溝通協調積極補全檔案信息，定期維護。“互聯網+檔案”與紙質檔案手冊結合，形成企業的重要發展文化，加強檔案信息的安全建設和維護，保障企業的檔案在互聯網信息技術下，成為企業領導者正確決策的良好基礎。

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