加強電子檔案管理 確保檔案的安全利用

文/河北省任丘市華北油田公司數據中心（檔案中心） 王洪蕊

加強電子檔案管理 確保檔案的安全利用

文/河北省任丘市華北油田公司數據中心（檔案中心） 王洪蕊

伴隨著我國社會經濟的不斷發展，我國的科學技術水平得到了進一步的提升，我們已經進入到了電子信息時代。由于電子網絡技術在各個行業中不斷融入，企業或者單位中的各種文件檔案存儲方式逐漸由傳統的紙質形式轉變為電子檔案形式。本論文通過對電子檔案的優勢以及不足進行論述，列舉了加強電子檔案管理，確保檔案安全利用的相關措施，以供廣大研究人員參考。

安全利用；優勢；不足

一、電子檔案的優勢

（一）易于內容保管。與傳統的紙質文檔資料相比較，電子檔案解決了紙質檔案在存儲階段中容易遇到的各種問題。例如，紙質檔案非常容易受到外部環境的影響，溫度過高或者濕度過大都會對紙質資料造成一定的損害。而隨著計算機技術的不斷發展，企業以及單位在存儲文檔階段，逐漸舍棄了紙質的資料存儲方式，而采用電子文檔的方式存儲各種資料。通過將電子檔案放置到互聯網中，更加容易地實現了對資料內容的保存，當然也不會因為存儲時間過長而導致出現內容缺失的現象。

（二）易于傳送查閱。因為電子網絡技術具備互聯的特征，這就意味著電子檔案在保存到電子網絡之后，企業或者單位的各個部門都能夠通過訪問互聯網實現對該檔案的使用，較大程度地解決了檔案在傳輸過程中受到各個部門之間空間環境的影響，而造成傳輸速率低下的問題。不同部門在使用檔案時，可以直接在網上下載打印，提高了部門員工的工作效率。

（三）保證傳輸安全。對于傳統的紙質資料來說，其在各個部門之間的傳送過程中，需要各個部門員工手動借閱，然后到打印室打印之后再到相關部門蓋章，整個過程較為麻煩，不利于提高員工的工作效率。而通過電子檔案的形式進行資料的傳輸查閱，則只需要兩臺電腦進行信息文檔的傳輸，而后在自身的部門中完成打印蓋章，不會造成檔案資料在傳輸階段出現丟失或者延誤的情況。

二、電子檔案的不足

（一）缺乏真實性。由于電子檔案在上傳至互聯網的過程中，并不帶有電子公章。當需要上傳的文件是掃描文件時，因為掃描文件需要占據的空間比較大，并且在掃描的過程中會受到外部環境的影響而造成內容出現缺失或者多次掃描的情況。電子文檔在傳輸的過程中，也會受到不同工作人員根據自身需要而進行修改，因此不能保證上傳的電子文檔內容的真實有效。

（二）缺乏安全性。近年來，科技的高速發展以及互聯網技術的不斷普及，為電腦黑客提供了更加便利的環境。黑客通過傳輸病毒等手段，能夠通過互聯網竊取企業或者單位中的各種電子檔案信息，同時將這些信息作為商品公然在網絡上叫賣，對于電子檔案的安全性造成了嚴重的威脅。

（三）要求專業性。當今時代，電子檔案的興起對檔案管理人員提出了更高的要求，需要其不僅要掌握傳統紙質資料文檔的分類、錄入等操作，也需要具備相關的計算機軟件處理能力。為適應時代的發展，需要檔案管理人員不斷學習新的知識，提高自身的專業素質，進而提高其工作效率。

三、加強電子檔案管理，確保檔案的安全利用

（一）制定電子檔案使用制度。企業或者單位為保證內部電子檔案在使用過程中的安全性，規范企業員工對于電子檔案的使用行為，需要制定科學、合理的電子檔案審批制度。即企業員工因工作任務的內容需要查閱或者利用相關電子檔案的時候，需要向檔案管理人員進行報備，并且在獲得上級領導審批的情況下，才能完成該電子檔案的獲取。另外，需要結合企業自身的特點，建立電子檔案的管理制度，加強對企業員工檔案使用階段的管理，保證檔案內容的保密性以及安全性。通過檔案管理制度，將傳統紙質檔案與電子檔案的管理內容相結合，提高企業或者單位的檔案管理效率。

（二）規范電子檔案保存原則。企業或者單位針對一些非常重要的檔案文件進行保存時，為了避免檔案在保存過程中出現丟失或者內容缺少的情況，可采用電子檔案與紙質檔案共同保存的方式進行檔案的提交管理。伴隨著科學技術水平的不斷提高，電子檔案為企業存儲資料信息系帶來便利的同時，也存在一些網絡方面的安全問題。因此，為最大限度地降低電子檔案在網絡中的安全風險，可采用紙質記錄的方式對相關資料進行二次存儲。通過將電子檔案以及紙質檔案共同存儲的方式，確保檔案保存的資料更加安全、有效。

（三）提高管理人員專業素質。隨著企業或者單位對于資料的利用方式逐漸復雜化，為保證企業的檔案管理人員能夠正常地管理企業或者單位的電子檔案以及紙質檔案，需要及時提高企業檔案管理人員的專業素質。一方面，需要檔案管理人員樹立正確的人生價值觀，認識到檔案管理工作對于企業發展的重要性。另一方面，需要檔案管理人員學習相關計算機技術，從而滿足日常電子檔案的相關處理工作。對于一些專業素質較高的人員，企業可以培養其相關的網絡安全知識，從而保證電子檔案在存儲階段的安全性。

四、結束語

綜上所述，隨著科技的不斷進步，電子檔案的出現以及使用順應了時代發展的潮流。相比較傳統的紙質資料檔案來說，電子檔案有使用方便、易于傳輸、易于保存的優點，當然也存在網絡安全風險等不足之處。企業或單位為保證電子檔案的高效管理以及安全使用，需要制定電子檔案管理制度以及電子檔案使用制度，規范企業員工電子檔案的使用行為，保證電子檔案的真實性。另外，加強檔案管理人員的專業素質，不斷學習新的計算機技術，從而滿足企業或者單位日常工作的需要。

[1]于建光.淺議電子檔案的安全管理與利用[J/OL].企業改革與管理,2016(08):48.