企業檔案管理對策研究

文/寶雞廣電網絡傳媒有限責任公司 薛娜

企業檔案管理對策研究

文/寶雞廣電網絡傳媒有限責任公司 薛娜

企業檔案管理對于企業的發展有著重要的意義，如何做到讓該工作在新形勢下對企業有著很好的幫助作用，更好地為企業的經濟發展作出一定的貢獻，是每個檔案工作者需要認真研究的問題。在對其進行研究的時候，既要與時俱進，又要更好地為企業的發展作出一定的貢獻。

存在問題；管理對策

現如今，我國在國際市場上占有著重要地位。為了使我國能夠在國際市場上更具有競爭力，與世界經濟區進行緊密的聯系。這就需要從企業內部去進行一定的發展和改變，特別是企業中的檔案管理方面的工作。它對于企業的發展主要有兩個重要的影響：第一個影響是由于它存在著一定的變數，而且內容十分龐雜，在現如今的社會中，檔案變得越來越重要。第二個作用，就是隨著現代信息技術的不斷發展。檔案資料方面的管理也面臨著一定的挑戰，如果與現代社會信息技術結合得好，將會為企業帶來巨大的效益。

一、現如今企業檔案管理方面存在的問題

檔案在企業內部有著重要的作用，它主要是連接過去與現在的一個媒介，也可以給未來企業發展中所面臨的一些問題提出借鑒意義。檔案可以使用圖書文字、各種報表等形式呈現出來。由于它的內容和所包含的方面是十分廣闊的，所以存在著一系列的問題，我們要積極去解決這些存在的問題，要從檔案的本身和員工方面入手。

（一）創新問題。檔案，如果結合了現如今信息時代的一些技術，可能會形成無紙化的狀態，這種狀態能夠滿足人們對于文字的一些追求。對于檔案的管理是在快速查詢上面有所作為，還是要把處理大量的冗雜資料作為重點，這兩個方面也存在一定的矛盾。傳統模式下對檔案管理和新形勢下的檔案管理之間也存在一定的問題。

（二）程序問題。檔案數據方面在標準化的問題上存在著以下幾點問題：檔案自身的一些復雜性。需要企業內部機構去形成一個統一的管理的方式，但是由于企業內部有很多的分支，所以對于檔案信息的管理沒有一個統一的制度，就造成了在實際的實踐過程中存在一系列的問題。在實際操作的一些細節方面，企業內部如果沒有一個能夠去協調細節的專門機構，就會使管理出現一些困難。現如今的企業檔案管理不斷地與信息技術相結合，不光存在著信息量大的問題，而且還存在著一定的風險。加大了對于企業內部檔案管理的難度。

（三）檔案處理的問題。檔案人員在處理企業內部檔案資料的過程中，面對如此內容廣泛的資料，有可能會產生懈怠的心理。處理方案如果態度消極，缺乏一定的責任感，就會造成檔案資料缺失、檔案分類不清晰等情況，這些都會使檔案在進行信息傳遞的過程中出現一系列的問題，不利于企業內部的發展，也不利于企業與過去的一些信息去進行對接。

二、針對問題的解決對策

（一）學習先進經驗。要努力學習國內外一些優秀企業的檔案管理方面的優秀經驗。并且針對企業內部的一些檔案資料，去進行動態的監測，進行一系列的分析。能夠發生問題的時候，及時地去解決。

（二）通過創新與改革來進一步提高檔案管理的質量和水平。檔案管理過程當中，檔案管理的質量和水平是實現其價值的關鍵所在。所以只有加強對檔案管理方面的創新，才能提高檔案管理的質量和水平。首先，要通過對檔案管理的加強來對其進行控制。通過對檔案的整理、分類、立卷等方面的準確管理，保證檔案資料的應用更加高效。第二，對于檔案的管理，要運用綜合性的方法來提高檔案管理的科學性。最后一定要對檔案管理的工作模式進行改革，采用更加先進的信息技術對檔案進行管理。在市場經濟條件作用之下，各種關于檔案管理的知識、信息等等也會相互滲透、相互作用，因此，檔案管理只有將工作的模式進行改進，采用更加科學先進的信息技術，同時建立企業內部分級管理的局域網絡，才能提高檔案資料傳遞速度和查閱的共享，從而提高檔案管理的質量和水平。

（三）遵循檔案管理標準與發展。在檔案管理系統建設過程當中，常常遇到管理方式不可更改的情況。這種管理方式實質上無視標準化，拒絕采用標準的做法。僅僅依靠經驗來對檔案進行管理，雖然也很有成效，但無法讓更多的人高效率地使用。因此，檔案管理和利用、檔案管理信息化和標準化是檔案管理健康發展的根本保證，只有加強對檔案管理標準化的控制，才能促進檔案管理的發展。

（四）加強檔案管理人才的培養與創新。檔案管理工作是知識密集的綜合性工作，這就要求工作人員必須具有很高的個人素質和工作水平。因此，企業要通過培訓使工作人員熟練地掌握和運用檔案管理技能和方法，提高自身素質和能力。目前在我國，大多企業檔案管理人員個人素質較低，因此企業只有加強對年輕人才的培養，才能為企業檔案管理的提高與發展帶來保障。企業一定要招聘個人能力與責任心突出的年輕科技人員，并對其進行業務培訓，讓他們不斷提高業務水平、積累經驗，以保證檔案管理的質量。

[1]項靜瑤.淺談事業單位檔案管理信息化建設[J].科技資訊,2013(30):214+216.

[2]陳濤.事業單位檔案管理信息化建設對策研究[J].赤子(上中旬),2015(07):144.