基于檔案記憶觀的企業檔案管理探究

文/國網江西省電力公司經濟技術研究院 杜琴

基于檔案記憶觀的企業檔案管理探究

文/國網江西省電力公司經濟技術研究院 杜琴

本文闡述了企業檔案是企業組織記憶的載體，從構建企業記憶的視角分析了企業檔案工作的意義，提出了通過提高檔案意識、加強檔案收集工作、深化檔案利用工作等途徑來構建、挖掘企業記憶。

檔案工作；企業記憶；構建

隨著社會記憶理論的發展，檔案記憶觀逐步興起。從檔案記憶觀的視角來看，檔案是真實的原始記錄，同時也是社會記憶的載體，記憶屬性是檔案與生俱來的天然屬性，從甲骨金石、簡牘縑帛、鐵卷金冊、紙墨文書到當今的聲像檔案、電子檔案，雖載體形式各異，但它承載社會記憶的功能屬性始終沒有改變。因此，檔案的記憶屬性和信息屬性、知識屬性一樣，是檔案的一般屬性?；诖?，本文試從檔案記憶觀出發，從如何構建、發掘企業記憶對企業檔案管理進行探討，以期促進企業檔案管理工作，提升企業檔案工作價值。

一、企業檔案是企業組織記憶的載體

每個社會組織在產生發展過程中都會形成其特定的組織記憶，企業也不例外。具有利用價值的企業組織記憶經收集并系統整理通過一定載體保存下來，就是企業檔案，從這個意義上說，企業檔案是企業組織記憶的固化和主要載體。它反映了企業工作的概貌，記錄著企業的發展歷程，體現了企業的功能定位、宗旨目標、發展戰略、經營理念和價值觀，折射出企業特有的精神和文化氛圍。

企業檔案工作對企業記憶構建具有重要意義。一方面企業檔案直接記錄企業歷史，啟示企業未來。“沒有企業的歷史無法描述來路，更無法傳遞關于未來的信息”，一位民營企業家的這句話很好地詮釋了企業檔案工作對企業記憶建構的意義。另一方面，通過促進推動其他業務工作來間接影響企業記憶的構建。實際上，企業檔案工作不僅能為企業各項工作服務，同時對企業各項工作具有推動作用。例如，歸檔范圍中企業及內部職能部門的年度總結或專項工作總結的收集，無疑能推動企業對其年度各項工作或專項工作進行反思，通過反思可促進企業各崗位理清工作思路，總結經驗教訓；工作計劃的收集也能推動企業及其職能部門深入思考，理清工作思路和目標，從而更好地開展各項工作。因此，企業檔案工作通過在無形中服務并促進企業其他各項工作的方式參與了企業記憶的構建。對于企業組織記憶的構建，企業檔案有其基礎性作用。

二、重視加強檔案收集，構建完整的企業組織記憶

企業檔案是企業組織記憶的固化和主要載體，企業檔案的完整程度決定了企業記憶的完整性，企業應立足構建完整的企業記憶來開展檔案收集工作。在實際工作中，一定程度上存在因缺乏檔案意識和相關知識導致應歸檔材料收集不全、質量不高的問題，這將直接導致企業記憶的遺失。影響企業記憶的完整構建。企業應著力解決企業檔案實際收集工作中存在的問題，一是通過廣泛的宣傳活動提高企業各級人員檔案意識，使每一個管理者和企業員工認識到檔案對維護企業記憶的作用和功能以及對企業發展的意義，從而自覺履行歸檔職責，做好本崗位歸檔材料的積累和收集，自覺參與企業組織記憶的構建。二是構建貫通各層級、覆蓋各專業的責任網絡與管控網絡，健全完善管控機制，將歸檔制度落到實處，提高收集工作成效。全方位、多維度開展檔案收集工作，構建完整的企業記憶。企業記憶的完整性要求企業全方位、多維度地構建其組織記憶。企業記憶應充分體現以人為本，準確記錄資產關系、全面保存權益證據，展示企業文化建設、履行社會責任的成果和工作面貌，因此，企業檔案對工作應緊緊圍繞上述方面展開。另外，要重視收集不同載體形式材料的收集，特別是聲像檔案的形成和收集工作。隨著科學技術的發展，檔案的記憶功能日益強化，聲像檔案承載的記憶能夠突破時空的限制，彌補傳統紙質檔案因文字水平欠佳導致的信息衰減或失真，真實地呈現歷史原貌，因此，收集保存好企業形成的各項聲像檔案，才能完整留存企業記憶。

三、深化利用工作，挖掘、激活企業記憶

利用檔案存儲的企業記憶為企業各項工作服務是企業檔案工作的根本目的。企業檔案部門應不斷拓展豐富檔案利用服務，挖掘企業記憶，發揮其在激活與傳承企業記憶中的作用。最大限度發揮檔案價值，在發揮工具性價值的同時，還應大力開展深化利用，開發檔案信息資源，從不同視角和切入點來對檔案信息進行二次加工，形成深層次編研成果并提供利用，發揮其參考咨詢作用，實現檔案的情報價值。在編研過程中，還需注重發掘企業檔案的文化價值，為企業的可持續發展提供知識信息保障，推動企業的長遠發展。

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