大數據時代高校學生檔案管理的挑戰與對策探討

文/南京工業大學 張繼紅

大數據時代高校學生檔案管理的挑戰與對策探討

文/南京工業大學 張繼紅

計算機與網絡的逐漸普及讓信息化成為當今時代的特征，各類數據信息逐漸演變為重要的信息資源，開始在各個領域的生產、工作中發揮重要作用，大數據時代已然來臨。檔案資源是重要的信息資源，關于學生的檔案管理工作也一直是高校的重點工作，但是信息化技術的逐漸普及與大數據時代的來臨讓高校學生檔案管理工作面臨著諸多挑戰。面對著全新的工作形勢與外部環境，高校學生檔案管理者需要積極面對挑戰，并且就工作問題制定相關對策，保證大數據時代高校學生檔案管理工作的正常進行，使高校學生檔案管理工作發揮出應有的效果。

大數據時代；高校學生檔案管理；挑戰；對策

一、大數據時代高校學生檔案管理面對的挑戰

（一）檔案信息預測前瞻方面。在以往高校的學生檔案管理工作中，工作內容較少，僅為對檔案資料的存放與歸檔，難以為高校對學生的管理工作提供決策依據，導致檔案信息無法發揮實際作用。但是隨著大數據時代的來臨，與檔案資源相關的計算技術、儲存技術全部出現較大的變化，這將極大地提升高校學生檔案的實用性，而且為高校對學生思想行為變化的判斷、決策提供了依據，這為高校學生工作的全面性與合理性奠定了基礎。大數據時代賦予了高校學生檔案管理工作更多的意義，由于大數據時代的特性，高校學生檔案的功能逐漸豐富，高校學生檔案管理工作的重要性也逐漸凸顯。但是很多高校沒有對這一點保持清醒的認識，不注重對學生信息的收集以及檔案的管理，導致自身工作存在一定偏差。

（二）檔案儲存方面。在以往的高校學生檔案管理工作中，紙質檔案是最為普遍的檔案儲存方式，但是隨著大數據時代的來臨，這一傳統的檔案儲存方法面臨著挑戰。高校學生檔案包含以下幾個方面內容：首先，學生基本信息，這些信息指學生姓名、性別、籍貫等，隨學生入學轉入高校。其次，學生獎懲情況，這些信息指高校學生在校學習期間所受獎懲。再次，學生信用檔案，這部分內容是素質教育提出以來新設內容，用來記錄學生信用情況與誠信情況。最后，學生心理情況以及自身個性，這些信息由開學后多次測試而得出。檔案的每一部分內容都與學生有著十分密切的聯系，但是隨著檔案內容的增多，紙質化檔案的儲存開始面臨較多問題，例如檔案儲存、檔案搜索等，這導致高校的檔案儲存方式難以適應大數據時代對高校學生檔案管理的要求。

（三）檔案管理技術方面。隨著大數據時代的來臨，導致當前的檔案管理工作面臨著諸多變化。首先，一切包含數據信息的內容都可以被稱之為檔案，這些數據信息在錄入計算機后將以電子檔案的形式而存在。其次，檔案服務工作呈現出多樣化趨勢。這一方面的工作將以用戶的實際需求作為依據，為用戶提供先進、多樣的檔案服務。這樣的檔案管理工作對于高校學生檔案管理而言無疑是一個沖擊，很多高校仍舊堅持紙質化檔案管理，沒有使用計算機與網絡。部分高校開始使用計算機與網絡對學生檔案進行管理，但是所具有的功能仍舊是將學生檔案電子化，同時為使用者提供查詢服務。這樣的檔案管理無疑與大數據時代的要求、服務功能有著較多的出入，直接影響了高校學生檔案管理工作的效果。

二、大數據時代高校學生檔案管理應對挑戰的策略

（一）完善自身檔案管理工作。各個高校在進行學生檔案管理工作時，需要具備大數據意識，以此為基礎，對自身檔案管理工作進行完善。當前，我國各個高校的學生檔案管理方式屬于分散化管理，即不同的管理部門分別對與自身職能相對應的檔案進行管理。這樣的管理過于碎片化，無法滿足大數據時代對高校學生檔案管理工作的要求。因此，高校需要對各個部分的檔案進行整合，使其成為一個整體，以此作為完善自身檔案管理工作的基礎。高校需要構建學生檔案庫，將學生個人信息、獎懲記錄、心理狀態、自身個性以及誠信記錄等列入學生檔案庫之中，并且對學生各個時期的信息進行收錄，保證信息的實時更新，使檔案具有真實性。同時，檔案管理部門需要與高校教師、高校寢室工作人員以及高校教務處保持聯系，方便自身對各類信息的收集，使檔案管理工作得到完善。

（二）開發相關分析工具。大數據時代要求高校對學生檔案進行信息挖掘，保證高校學生檔案管理工作更加適應時代。這對各個高校的學生檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理人員需要對相關分析工具進行開發。信息化管理系統可以被認為是分析工作的一種，而且這一工具已經在眾多管理工作中得到應用。因此，檔案管理人員可以信息化管理系統為依據，對其他類型的分析工具進行研究與開發，讓高校學生檔案能夠體現出更多的信息，為高校學生檔案管理工作人員提供便利，提升高校學生檔案管理工作的實際效果。

（三）樹立檔案管理目標。大數據時代的高校學生檔案管理工作，需要檔案管理部門樹立明確的管理目標，讓存在于高校學生檔案管理工作中的問題逐漸改善，使高校學生檔案管理工作適應大數據時代的要求，發揮出更為重要的作用。就目前的學生檔案管理工作而言，仍舊存在一定缺陷，例如心理健康檔案。很多高校在記錄此類檔案時缺乏較為統一的標準，導致學生的心理狀態被不同的標準進行衡量，而這一方面工作的健全與完善是高校學生檔案管理的目標。目標的樹立是為了實現，大數據時代給高校學生管理工作帶來了諸多變化，為了適應這些變化，高校學生檔案管理工作自身需要進行調整與改變，相關工作人員可以此為依據，樹立管理目標，逐步完成實現，在這一過程中，自身工作也能夠得到完善。

[1]張冉妮,楊松平.大數據時代高校學生檔案管理的挑戰與對策研究[J].蘭臺世界,2015(02):21-22.

[2]徐琨.大數據時代高校學生檔案管理:機遇、挑戰與應對[J].蘭臺世界,2017(15):51-53.